De 2 belangrijkste succesfactoren om digitaal te versnellen

Een groep voorlopers in accountancy kwam vorige week in Barcelona bijeen voor de internationale summit van Exact. De hamvraag; hoe kunnen we digitaal een versnelling hoger schakelen? Hoe voert u een digitale transformatie door als accountantskantoor met 22.000 klanten? En wat zijn de best practices van middelgrote of juist kleinere klantoren? Koen Figee, marketingspecialist accountancy bij Exact, deelt de belangrijkste conclusies in dit blog, dus lees snel verder.

Davy Haesen, Directeur ICT bij SBB – met 22.000 klanten het grootste accountantskantoor van België – focust op 4 domeinen in hun reis naar digitale transformatie. Stap 1? ‘Alles draait uiteindelijk om de klant’, dus start met de doelen van uw klant. Bied hen inzicht en verras hen door het beter/sneller/slimmer te doen dan wat ze normaal van u verwachten. ‘Wij hebben dit bij SBB ondergebracht in een Customer Delight Program’.

Medewerkersbetrokkenheid

Stap 2 is het bieden van de juiste tools: cloudoplossingen voor input, verwerking en output. Eenmaal die processen op orde staan, kunt u slimme dingen gaan doen - denk bijvoorbeeld aan artificiële intelligentie - zeker als u een groot klantenbestand heeft, zoals SBB.

‘Stap 3 is voor ons misschien wel de belangrijkste: medewerkersbetrokkenheid. We besteden heel veel aandacht om onze medewerkers te activeren. U kunt daar niet vroeg genoeg mee beginnen en het stopt vervolgens ook nooit meer. Investeer in brainstormsessies, regionale verantwoordelijkheden, training, het delen van succesverhalen en gebruik feedback om bij te sturen. Nog een tip: communicatie tijdens het hele proces is cruciaal!'

‘Op die manier transformeren wij de dienstverlening (stap 4) met gestandaardiseerde processen voor data-invoer zodat onze mensen als bedrijfsadviseur het verschil kunnen maken bij de klant’, aldus het grote kantoor uit België. Maar wat is de succesformule voor een kleiner kantoor? We maken de sprong naar SFAA uit hartje Amsterdam.

Happy Finance

Annelie Snijder van SFAA – winnaar van de Exact Cloud Award 2018 in Nederland – maakt haar klanten blij met Happy Finance. Het team van 10 FTE bij SFAA praat in dezelfde taal als hun doelgroep en definieert die als kleinere ondernemingen en scale-ups. ‘We gebruiken geen accountancy vakjargon maar spreken van ‘Jip en Janneke’ finance. We communiceren niet alleen op dezelfde golflengte maar zijn ook volledig op de hoogte van de trends in de markt van onze klanten. Onze mensen volgen die goed op en we delen intern iedere week ervaringen via ‘stand-up’ sessies.’

Realtime data

Over digitaal excelleren is Annelie duidelijk. ‘Wij willen echt mee in de kassa van de klant kijken. Want als we ervoor zorgen dat we realtime data tot onze beschikking hebben, kunnen we de klant echt helpen met de uitdagingen van ondernemen. Onze mensen testen continu nieuwe apps, koppelen systemen en als het moet passen ze zelfs het kassasysteem van de klant aan. We doen er echt alles voor om te zorgen dat we slim kunnen werken.’ Ook bij het scale-up kantoor SFAA is het van belang om helder te communiceren over doelstellingen. Een tip van Annelie: ‘Zorg voor een doel op de horizon maar maak dat vervolgens met uw team ook heel concreet in zaken die u per kwartaal, maand en zelfs per week gerealiseerd wilt hebben om het einddoel te bereiken.’ Naast de praktijkervaringen werd ook dieper ingegaan op de rol van Exact.

No hands accounting

De mogelijkheden om met Exact Online digitaal een versnelling hoger te schakelen, werden live gedemonstreerd aan de hand van Exact Online functies. Zo illustreerden Wiegert de Vos en Erik Ledeboer hoe de samenwerking tussen de accountant en klant via Mijn[Kantoor] kan worden gestroomlijnd. In combinatie met No hands accounting, waarbij boekingspatronen worden herkend en manuele handelingen worden geautomatiseerd, kunt u maar liefst 93% tijdwinst behalen bij de verwerking van een aankoopfactuur.

Conclusie

Na de best practices van SBB en SFAA werden aan de hand van het Accountancy Groeimodel ervaringen uitgewisseld door de aanwezige kantoren. Conclusie: standaardisering en verandermanagement zijn de twee belangrijkste succesfactoren om digitaal te versnellen.

Benieuwd waar u staat met digitalisering?

Bekijk het accountancygroeimodel van Exact

Ontdek het groeimodel