Hoe ‘No hands accounting’ uw boekhouding automatiseert

‘No hands accounting’ betekent dat uw boekhouding automatisch verloopt. Concreet houdt dat in dat zowel de financiële medewerker als de ondernemer en de accountant niets meer handmatig moeten invoeren voor een correcte administratie. Realistisch of het zoveelste buzzwoord? 

Hot topics

Thomas Deleval van Exact vraagt zich dagelijks af hoe technologie boekhouden gemakkelijker kan maken. Onderwerpen die hem op dit moment bezighouden zijn:

  • Realtime bankieren
  • Realtime factureren
  • Boekhouden verder automatiseren

Wat is realtime bankieren?

“Doet u uw boekhouding, dan moet u ook uw bankmutaties verwerken”, begint Thomas. “Dat kan via een automatische bankkoppeling, handmatige import of handmatige invoer in uw boekhoudsysteem. Met realtime banking kunt u veel sneller over uw gegevens beschikken.

Elke banktransactie staat direct in uw boekhouding. Hebt u elektronisch betaald, bijvoorbeeld in een winkel of restaurant, of hebt u contant geld afgehaald aan een geldautomaat, dan is die transactie direct boekhoudkundig verwerkt. Uw administratie is dus steeds up-to-date.”

Maar met realtime bankieren kan er straks nog meer, stelt Thomas. “In de nabije toekomst kunt u waarschijnlijk vanuit uw boekhoudpakket betalen. Dat scheelt tijd. Praktisch, toch?”

PSD2

Waarom kon realtime ophalen van gegevens en direct verrichten van geauthenticeerde betalingen vanuit een boekhoudpakket nog niet eerder?

Thomas: “Er was een Europese richtlijn voor nodig. Die heet PSD2, voluit Payment Services Directive 2, en verplicht banken om rekeninginformatie beschikbaar te stellen aan andere dienstverleners, zoals Exact. Uiteraard alleen met toestemming van de rekeninghouder.

De richtlijn stelt derde partijen ook in staat om betalingen te initiëren namens deze rekeninghouder. Bijvoorbeeld vanuit een boekhoudpakket. Er vindt nog veel overleg plaats tussen de Nationale Bank van België, banken en softwareleveranciers over de implementatie van PSD2. Ook Exact neemt actief deel aan dat overleg.”

Wat bedoelen jullie met realtime invoicing?

Thomas: “Wilt u weloverwogen beslissingen nemen over bijvoorbeeld investeringen, dan is inzicht in uw financiën noodzakelijk. Ook accountants hebben dit inzicht nodig om hun klanten goed te adviseren. De realiteit is echter dat de verwerking van facturen in de boekhouding vaak weken op zich laat wachten. Dat maakt beslissen of adviseren op basis van actuele cijfers onmogelijk. Door de factuurverwerking te automatiseren met scannen of elektronisch factureren, gebeurt de administratieve verwerking onmiddellijk.

Maar dat is toch niet nieuw?

Thomas: “Inderdaad, maar zelfs nu nog in 2018 wordt ruim 80% van de facturen handmatig ingevoerd in de financiële administratie. Dat vertraagt het verwerkingsproces. Scannen van facturen en elektronisch factureren nemen deze vertraging weg. Maar scannen van facturen kost geld.

Bovendien factureren voorlopig nog maar een beperkt aantal bedrijven elektronisch. De Europese Unie wil bedrijven motiveren om via elektronische weg facturen te sturen. Exact zal de komende tijd meerdere initiatieven nemen om ondernemingen te ondersteunen bij de realtime verwerking van hun facturen.”

Wat is de volgende stap?

“Denk aan intelligente software die bepaalde handmatige taken van het administratieproces van u overneemt”, zegt Thomas. “Nu is het bijvoorbeeld al mogelijk om binnenkomende factuurstromen en banktransacties automatisch te verwerken. Zo beschikt u direct over de laatste cijfers en inzichten van de ?nanciële administratie.

Robotic accounting gaat na hoe gelijkaardige transacties in het verleden zijn geboekt. Op basis van die patronen wordt de administratie voor u bijgewerkt en ziet u in een oogopslag wat uw financiële situatie is.”

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel