Exact live

RPA: wat kan ik daar eigenlijk mee?

RPA, ofwel Robotic Process Automation is een steeds meer besproken term. Maar wat houdt het nu eigenlijk écht in? Heeft uw organisatie er baat bij? Is ieder proces geschikt voor RPA? En worden mensen hierdoor écht overbodig, zoals wel eens gezegd wordt? Wij zetten alles over RPA voor u op een rijtje.

Wat is RPA?

De letterlijke vertaling van Robotic Process Automation is ‘’robotgestuurde procesautomatisering.’’ Het is niet vreemd als u hierbij aan fysieke robots denkt. Dit is echter niet de vorm van automatisering die met RPA bedoelt wordt. Maar welke vorm dan wel?

  • De R (Robotic) uit RPA staat voor ‘’niet meer door de mens.’’ We hebben het hier dus niet over fysieke robots, maar over softwarerobots die repeterende, handmatige werkzaamheden overnemen van mensen.
  • Bij de P (Process) moet u denken aan processen die bestaan uit repeterende, handmatige handelingen. Handelingen die niet per definitie leuk en uitdagend zijn, maar die wel, vaak dagelijks, moeten gebeuren. Daarbij zijn deze handmatige, repeterende handelingen ook nog eens foutgevoelig. Denk hierbij aan administratieve handelingen, zoals het aanmaken van klanten, het invoeren van orders en het boeken van aankoopfacturen. Het overtypen van deze gegevens lijkt eenvoudig, maar een typfoutje is snel gemaakt…
  • De A (Automation) uit RPA staat voor het automatiseren van processen, met behulp van een robot. Door software robots op de juiste manier te programmeren, maken ze op basis van vaste regels, ofwel een algoritme, vaste beslissingen per situatie. Op deze manier nemen ze bovengenoemde werkzaamheden uit handen van werknemers en voeren ze bijvoorbeeld data automatisch in op de juiste plek (order, factuur, etc.).
Blue10

Wat zijn de voordelen van RPA voor uw organisatie?

Nu u weet wat RPA écht inhoudt, heeft u wellicht al een idee wat de voordelen voor uw organisatie zouden zijn. Wellicht heeft u zelfs al één of meer processen op het oog om te gaan automatiseren. Om te beginnen hebben we de belangrijkste voordelen van RPA op een rijtje gezet:

  • RPA neemt handmatige, repeterende werkzaamheden uit handen van mensen, waardoor tijd vrijkomt voor werkzaamheden die écht waarde toevoegen voor het bedrijf, voor klanten én voor de mensen zelf. Doordat werkzaamheden geautomatiseerd worden, draagt RPA bij aan het verlagen van werkdruk en het verhogen van werkplezier. Het werk wordt immers uitdagender.
  • Continuïteit en kostenbesparing. Software robots worden niet ziek, hebben geen vakantie en werken in principe 24 uur per week, 7 dagen in de week. Dit zorgt ervoor dat gestandaardiseerde, administratieve processen altijd doorlopen. Hierdoor is bijvoorbeeld de administratie altijd actueel. Hier kan een organisatie op steunen en haar mensen kunnen met deze automatisch ingevoerde data aan de slag en hun meerwaarde voor de organisatie tonen.
  • RPA voorkomt (menselijke) fouten, zorgt voor kwalitatief betere data en zorgt voor een versnelling in de doorlooptijd van (administratieve) processen. Als verkoop gerelateerde processen volledig geautomatiseerd zijn, kan dit zelfs resulteren in een concurrentievoordeel.

Zijn alle processen geschikt voor Robotic Process Automation?

Nee, niet ieder proces is geschikt voor RPA. Er zijn een aantal voorwaarden waar een proces aan moet voldoen, voordat het geautomatiseerd kan worden. Over het algemeen heeft RPA het meeste effect op processen die bestaan uit repeterende, handmatige handelingen. Een goed voorbeeld zijn administratieve, repeterende processen, zoals het aanmaken van orders voor klanten, het boeken van aankoopfacturen en het koppelen van betalingen aan facturen. Processen die geschikt zijn voor RPA hebben het volgende gemeen. Ze zijn:

  1. Gestandaardiseerd: handelingen zijn standaard met weinig tot geen uitzonderingen.
  2. Digitaal en kennen gestructureerde data: Data wordt gestandaardiseerd en digitaal ingevoerd. Dan is het effect van een software robot ook het grootst.
  3. Rule-based: beslissingen, keuzes en werkwijzen liggen vast op basis van regels. Daar bovenop moeten uitkomsten van een proces voorspelbaar zijn.

Kortom, voorafgaand aan de implementatie van RPA zijn er twee basisstappen die processen idealiter doormaken om het ‘’de robot’’ zo makkelijk mogelijk te maken. De volgorde die altijd doorlopen moet worden, is: 1. Standaardiseren; 2. Digitaliseren en dán 3. Automatiseren. Zo haalt u het optimale resultaat uit de software robot.

Blue10’s visie op RPA

In onze ogen wordt RPA nog wel eens geromantiseerd. Alsof het alle ‘problemen’ van een organisatie oplost. Echter, ook voor RPA geldt: ‘’rubbish in, rubbish out.’’ Hoe geautomatiseerd het proces ook is, als er slechte data in gaat, dan komt het er ook ‘slecht’ uit. Anderzijds speelt RPA in steeds meer organisaties een rol van betekenis, waarbij het een ‘besparend’ effect heeft. Processen worden geautomatiseerd, waarbij software (de robot) alle, of in ieder geval zoveel mogelijk repeterende, gestandaardiseerde handelingen uit handen neemt van mensen.

Verder zien wij vaak dat RPA wat eenzijdig belicht wordt, met een sterke focus op automatiseren van repeterend, invoerend werk. Wij zien echter ook een andere manier waarop organisaties baat hebben bij Robotic Process Automation. RPA gaat namelijk niet alleen over automatische invoer van data, maar ook over automatische controle van ingevoerde data en het geven van context aan mensen op moment van menselijke inmenging in geautomatiseerde processen, bijvoorbeeld bij het controleren of goedkeuren van een factuur. Geautomatiseerde controles zijn bijvoorbeeld: Heeft de organisatie de maandelijkse (abonnements-)factuur al ontvangen en zo ja, is deze factuur correct? Is de factuur niet dubbel? Ligt het totaalbedrag van de factuur in lijn met eerder ontvangen aankoopfacturen? Allemaal controles die een software robot automatisch uit kan voeren en die mensen helpen bij hun werkzaamheden.

3 trends in RPA en aankoopfactuurverwerking

Met betrekking tot automatisering van aankoopfacturen zien wij drie belangrijke ontwikkelingen. Deze trends beantwoorden tevens de vraag: ‘’Wat kan RPA voor factuurverwerking betekenen?’’

  1. Automatische factuurherkenning. Wat ons betreft behoort het handmatig invoeren van aankoopfacturen al even tot het verleden. In eerste instantie was het OCR waarmee herkenning plaatsvond, maar inmiddels worden aankoopfacturen met behulp van machine learning steeds beter ‘gelezen’. De software robot ontdekt patronen in data en leert deze documentgegevens steeds beter te herkennen. De elektronische factuur doet langzaam maar zeker zijn intrede, maar ook daar zijn algoritmes benodigd om deze écht goed te lezen.
  2. Automatisch boeken van facturen. Naast dat software de relevante gegevens uit de factuurkop herkent, kunnen ook steeds meer facturen automatisch gecodeerd en dus geboekt worden in de financiële administratie. Dit kan enerzijds door boekingen uit het verleden te correleren aan de huidige aankoopfactuur. Anderzijds door een factuur op detailniveau per regel te lezen en, indien gewenst, per veld te koppelen aan het juiste grootboek, kostenplaats, kostendrager en/of project.
  3. Automatisch goedkeuren van facturen. In principe zou alleen een ‘’menselijk’’ paar ogen nodig moeten zijn als de software robot een afwijking constateert bij de automatische controle. Op basis van het ritme waarin een factuur binnenkomt, de koppeling van bestelling en factuur en/of door het goedkeurgedrag van een gebruiker in het verleden, kan een software robot steeds beter adviseren of een aankoopfactuur akkoord is of niet. En als we eenmaal gewend zijn aan dit advies, kan dit proces ook volledig geautomatiseerd worden.

Kortom; RPA gaat de verwerkingstijd van aankoopfacturen steeds verder verkorten en zorgt voor betere output naar een financiële administratie, waardoor financiële cijfers actueler én kwalitatief beter zijn. Hierbij gaat het niet alleen over het automatisch invoeren van data, maar ook zeker over de context die de mens krijgt bij geautomatiseerde (compleetheid)controles of advies bij het goedkeuren van een aankoopfactuur.

Wil je meer weten hoe we je via Blue10 kunnen helpen?

Kom naar onze virtuele stand en/of volg onze online sessie: "Blue10 automatiseert uw administratie".

BE Select your country