Waarom is een goede urenregistratie zo belangrijk?

Zorgvuldige urenregistratie en facturatie vanuit één systeem

Urenregistratie voor dienstverleners

Dienstverleners, waarom laten jullie geld liggen?

Projectorganisaties profiteren volop van de aantrekkende economie. Toch zijn er nog zaken die beter kunnen. Maar liefst 5% van de omzet van advies- en consultancybureaus gaat verloren voordat die gerealiseerd is. Dat is onder meer het gevolg van fouten in facturen, niet-declarabele uren door uit de hand lopende projecten en fouten in de urenregistratie. Zo blijkt uit de KMO Barometer 2016 dat 26% van de zakelijke dienstverleners het een uitdaging vindt om facturen op tijd betaald te krijgen.

Niet alleen de afronding van het project maar ook een gebrekkige urenregistratie kan voor discussie zorgen, waardoor de betaling van de factuur op zich laat wachten. Dat is zonde, toch? Als projectorganisatie verkoop je een niet-tastbaar product. Je slaat het niet op in een magazijn, je showt het niet in een etalage en je verkoopt geen overtollige voorraad tijdens een uitverkoop. Je activiteiten worden gemeten in tijd. Daarom moet de urenregistratie goed verlopen. Het is de levensader van jouw bedrijf.

Hoe krijg je de urenregistratie op orde?

Taxichauffeurs weten precies wat een ritje hen oplevert dankzij de taximeter. Zonder deze registratie krijgen ze discussies met hun klant, want er is geen financiële onderbouwing van hun dienstverlening. Het is niet voor niets dat taxi’s over de hele wereld een meter hebben. Veel dienstverleners doen hun urenregistratie echter nog met de Franse slag. Ze registreren helemaal niets of registreren de uren in een spreadsheet die verloren geraakt tussen andere documenten. Dat is raar!

Exact MKB Barometer 2016

Uit de KMO Barometer 2016 van Exact blijkt dat gemiddeld 40% van de omzet van dienstverleners gebaseerd is op inkomsten uit uren. 36% komt uit een vaste prijs, 12% komt uit abonnementen en de rest van de omzet heeft een andere herkomst. Wat je inkomstenmodel ook is, je wilt een zo hoog mogelijke marge. Dat betekent dat een zorgvuldige tijdregistratie noodzakelijk is. Als je zeker bent van de verhouding tussen je declarabele en niet-declarabele medewerkers en je inzicht hebt in je bezettingsgraad, dan is de kans op succes groot. Winststijging ligt voor de hand. Je hoeft de inkomsten van declarabele medewerkers niet te gebruiken om de lonen te betalen van wie niks binnenbrengt.

Wil je jouw tijdregistratie verbeteren en zo de winstgevendheid van je projecten verhogen? Volg de drie eenvoudige stappen hieronder voor meer marge op je projecten.

In drie stappen meer grip op je urenregistratie

Stap 1: Werk structureren

Splits je project op in ‘deelprojecten’. Je vermeldt hoeveel tijd je per activiteit voorziet, hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan besteed hebt en alle andere factoren die van invloed kunnen zijn op je project. Je hebt inzicht in de voortgang, kosten en risico’s, waardoor je tussendoor kunt bijsturen.

Stap 2: Doe de urenregistratie dagelijks

Laat je medewerkers dagelijks hun uren invullen voor het juiste (deel)project. Hierdoor voorkom je dat ze werkzaamheden over het hoofd zien. Hoe langer je wacht, hoe meer ruimte er is voor speculatie in de tijdregistratie. Als je facturen dan toch nog op tijd worden betaald, dan heeft dat met puur geluk te maken.

Stap 3: Kies passende software

Het is verstandig om software te gebruiken voor de urenregistratie. Het is nog beter om je tijdregistratie te koppelen aan de financiële software waarmee je ook jouw facturen maakt. Gebruik een urenregistratie-app om direct mobiel of via tablet de gepresteerde uren vast te leggen. Na registratie van de uren wordt er automatisch een factuur aangemaakt die naar de opdrachtgever gaat.

Exact voor Uren en Facturen

34% van de zakelijke dienstverleners werkt inmiddels met een geïntegreerd systeem voor project management en financiële administratie. Het grootste voordeel is de eenmalige invoer van gegevens die meervoudig te gebruiken is. Registreer de gepresteerde uren via een app op je smartphone of tablet. Zo'n app is eenvoudig en heb je altijd bij de hand, waardoor je vermijdt dat er uren niet gefactureerd worden. De factuur wordt dankzij de integratie van de systemen automatisch aangemaakt. De factuur is dus correct, want ze is gebaseerd op de tijdregistratie. Werk je met een ander afrekenmodel? Ook dan krijg je een goed inzicht in alle aspecten van je projecten. Zo krijg je inzicht in de productiviteit per medewerker en neemt het aantal niet-declarabele werkzaamheden af. Eventueel kun je op basis van dat inzicht je tarieven aanpassen.

Wil je dat ook? Bekijk de verschillende mogelijkheden en probeer Exact voor Uren & Facturen uit.

Onze oplossing

Selecteer het juiste pakket voor jouw bedrijf of start de keuzehulp.

  • Exact Online Uren & facturen

    € 145 per maand*

    Voor dienstverleners die hun tijdregistratie en facturatie willen optimaliseren.

    • Inclusief 1 gebruiker i
    • Incl. 2 tijdschrijfgebruikers i
    • Inclusief 2 boekhoudingen i

    Kenmerken

    • Tijdregistratie via web en app
    • Facturatie
    • CRM
    • Boekhouding
    • Koppel uw favoriete apps

    Veilige en snelle cloudoplossing die meegroeit met uw bedrijf. Exact Online vormt de basis.

    Gratis op proefBestel direct
  • Exact Online Project Management

    € 265 per maand*

    Voor projectorganisaties met nood aan een strakkere projectbewaking, meer grip op projectkosten en meer inzicht in de capaciteitsbenutting.

    • Incl. 1 gebruiker i
    • Incl. 2 tijdschrijfgebruikers i
    • Incl. 2 boekhoudingen i

    Alle kenmerken van Uren & Facturen

    Veilige en snelle cloudoplossing die meegroeit met uw bedrijf. Exact Online vormt de basis.

    Gratis op proefBestel direct
  • Exact Synergy Project Management & Globe

    Prijs op aanvraag
    Voor meer multi-company projectorganisaties die beheersbaar willen groeien en minder tijd in tijdrovende afsluitcycli en consolidatieprocessen willen steken.

    Modulair uit te breiden met o.a.:

    • Volledige suite met multi-company boekhouding
    • Financiële consolidatie
    • Internationale lokalisaties
    • Procesbewaking met workflow management
    • Business analytics
    • Social collaboration.

    Schaalbare oplossing in de Exact Cloud, uw eigen cloud of on-premise. Exact Globe en Synergy vormen de basis.

    Download de brochurePrijs aanvragen

Alle prijzen zijn exclusief btw. Bekijk alle features

  • Gracious
  • MKB Servicedesk
  • BDM
  • MVSA Architects

KlantverhalenGracious

Het inzicht is sinds we met Exact werken sterk toegenomen en dat is zeer belangrijk om de volgende stap te zetten.

KlantverhalenMKB Servicedesk

De dashboards geven mij overzicht in bijvoorbeeld de bezettingsgraad van de verschillende afdelingen.

KlantverhalenBDM

Simple Simon in combinatie met Exact Uren & Facturen is ideaal. Buitendienstmedewerkers kunnen er heel gemakkelijk mee werken en alle medewerkers hebben inzicht in hun taken. Daardoor bespaar ik twee dagen per week aan het in orde zetten van de boekhouding.

KlantverhalenMVSA Architects

Vooral de Work Breakdown Structure (WBS) is fijn. Daarmee is het bijvoorbeeld makkelijk om na te gaan bij welke fase van een bepaald project je meer energie moet steken.

BE Select your country