Van traditioneel naar modern kantoor in 1 jaar tijd

Naast zijn werk als accountmanager bij HH Finance heeft Marcel een eigen evenementenbureau. Toen dit door corona stil kwam te liggen, koos hij ervoor om fulltime voor HH Finance aan de slag te gaan. “Dat bood ruimte om met dit project te starten. Wat ons betreft is dat namelijk een must om een toekomstbestendig kantoor te worden. Ik heb mezelf een jaar gegeven voor dit project, met het idee dat de wereld zich dan hopelijk weer in rustiger vaarvater bevindt.”

Werkwijze onder de loep

“Mijn eerste stap in dit project was het onder de loep nemen van onze werkwijze. Hoe kunnen we sneller en efficiënter werken? Daarvoor heb ik contact opgenomen met onze accountmanager van Exact en haar de vraag gesteld: 'Wat is er nog meer mogelijk binnen ons pakket?'. Ook heb ik onze werkzaamheden op een rij gezet en in kaart gebracht met welke frequentie we bepaalde dingen doen. Zijn er taken die we regelmatig uitvoeren, maar die nog niet gestandaardiseerd zijn? Dan komen ze op de actielijst en ga ik op zoek naar een manier om ze wél te standaardiseren.”

Starten met het laaghangend fruit

“Al vrij snel had ik een flinke lijst met zo'n 25 actiepunten. Dan is natuurlijk de vraag: waar begin je? In eerste instantie heb ik me vooral gefocust op de kleine punten waarmee je veel efficiëntie kunt behalen; het laaghangend fruit. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van brieven aan de Belastingdienst. Dat doen we regelmatig, maar gebeurde tot voor kort nog met de hand. Inmiddels hebben we hier een template voor gebouwd, zodat je alleen een aantal gegevens hoeft in te vullen; daarna rolt de brief er automatisch uit. Zulke verbeterpunten voer je relatief makkelijk uit en leveren je direct tijd op.”

RGS: tijdrovend, maar snel terugverdiend

"Er zijn natuurlijk ook punten die meer tijd kosten. Het meest tijdrovende actiepunt van dit project is het uitrollen van RGS, het Referentie Grootboekschema. Aan het bedenken van de standaard waren we ongeveer een halve dag kwijt, maar de tijd gaat vooral zitten in het omnummeren en aanpassen van de instellingen. We verwachten dat dit zo'n 1 tot 1,5 uur per administratie kost. Met 120 cliënten kost dat dus al snel bijna 200 uur. Een flinke tijdsinvestering dus, maar omdat het ons veel handmatig werk scheelt, verwacht ik dat we dit al binnen één jaar hebben terugverdiend.”

Maandelijkse meeting

“Om mijn collega's goed aangehaakt te houden bij dit project, komen we maandelijks bij elkaar. In die meeting bespreken we wat er de afgelopen maand is gebeurd en wat de actiepunten voor de komende maand zijn. Daarbij laat ik vooral voorbeelden zien om de discussie op gang te brengen: zo werken we nu, maar is dat wel de meest efficiënte en handige werkwijze? Dat levert waardevolle input en nieuwe ideeën op.”

1-op-1 met klanten

“Uiteraard betrekken we ook onze klanten actief bij het project. Toen we eind vorig jaar overstapten naar de Mijn[Kantoor] app, hebben we elke klant uitgenodigd op kantoor. In die 1-op-1 gesprekken lieten we de voordelen zien en stelden we samen de app in. De reacties waren heel positief en in een maand tijd hebben we 90% van onze klanten kunnen overzetten. Een enorme klus, maar door de persoonlijke aanpak erg leuk om te doen.”

Minder last van pieken

“Ik denk dat het voor elk kantoor een goed én haalbaar idee is om in een jaar tijd deze omslag te maken. Mijn belangrijkste tip: begin met kleine stapjes en kijk waar je met een relatief kleine tijdsinvestering een efficiëntieslag kunt maken. In ons geval merkten wij al snel de voordelen. Zo hadden we in het vierde kwartaal van 2020 al minder last van pieken, omdat de administratie veel meer verspreid wordt aangeleverd. De tijd die we daardoor besparen, steken we in het nog verder digitaliseren van het kantoor. Mooie en belangrijke stappen richting een toekomstbestendig kantoor!”

Beluister ook de andere afleveringen

Wil je ook de andere afleveringen van de Exact Spod On accountancy podcast besluiteren? Abonneer je dan op de podcast via jouw favoriete podcastkanaal, of klik op onderstaande button.