Werkprocessen optimaliseren = werk minimaliseren

Als bedrijf is het essentieel om voortdurend te vernieuwen om geen waardevolle kansen te missen. Dit geldt zeker voor administratie- en accountantskantoren. Vernieuwen doe je om je werkwijze regelmatig te evalueren.

• Zijn al je processen nog efficiënt?
• Doe je geen dubbel werk?
• Kun je repetitieve taken automatiseren?

Thom van Velsen, Exact-expert op het gebied van accountancy software, benadrukt: “Zorg ervoor dat je regelmatig je eigen processen onder de loep neemt om ruimte te vinden om die processen en werkwijze toekomstbestendig in te richten.”

Inspelen op recente ontwikkelingen

De accountancysector staat onder druk. Klanten willen meer dan alleen cijfers; ze zoeken een adviseur die proactief meedenkt. Daarnaast wordt de wet- en regelgeving ook steeds complexer. Er komen meer regels bij, waardoor de druk op kantoren toeneemt. Tegelijkertijd is de arbeidsmarkt krap en ontwikkelen technologieën zich razendsnel. AI speelt daarin een steeds grotere rol. Veel kantoren experimenteren al met tools als ChatGPT of N8N, maar structurele toepassing blijft vaak uit. Zonde, want juist die technologie kan helpen om werkdruk te verlichten en repetitieve taken uit handen te nemen.

Medewerkers willen bovendien meer autonomie en zinvol werk. Door slimme software in te zetten, geef je hen die ruimte. En klanten profiteren mee: zij krijgen een adviseur die tijd heeft voor persoonlijk contact en strategisch advies. “Innovatie zit niet alleen in software, maar ook in dienstverlening en procesverbeteringen,” benadrukt Thom. Door beiden te omarmen, versterk je je kantoor van binnenuit.

Efficiëntere processen en betere klantervaring

Efficiëntie betekent in de accountancy meer dan tijdwinst. Het zorgt ook voor een betere klantervaring. Uit de MKB Barometer blijkt dat 47% van de kantoren betere integratie van softwarepakketten als belangrijkste factor voor efficiëntie ziet. Ook centraal dossierbeheer, bijvoorbeeld via SharePoint-integratie, draagt bij aan gestroomlijnde samenwerking. Documenten zijn sneller vindbaar, altijd up-to-date en veilig gedeeld. En gebruiksvriendelijke software maakt het werk toegankelijker voor medewerkers met uiteenlopende digitale vaardigheden. Zo wordt technologie een brug naar betere samenwerking én betere service.

Een beetje aanpassen, veel gestroomlijnder werken

Met slimme kantoorbeheersoftware kun je je werkprocessen op een gestructureerde en efficiënte manier organiseren. Dit is een cruciale stap in het moderniseren van je kantoor. We kennen allemaal die collega die al 20 jaar trouw een Excel-sheet bijhoudt. Hoewel dat bewonderenswaardig is, biedt slimme kantoorsoftware veel meer mogelijkheden. Denk aan software die automatisch aangeeft, wanneer een taak is voltooid. Of de mogelijkheid om naadloos samen te werken met je collega's. Waarbij iedereen in Exact Online dezelfde actuele planning ziet, in plaats van verschillende versies van een sheet. Zo weet je altijd precies wat de stand van zaken is en kun je met vertrouwen vooruit.

Thom: "De kracht van een volledig geïntegreerde suite ligt in de consistentie en schaalbaarheid van processen – van boekhouding tot jaarrekening. Dat vraagt soms om het herzien van bestaande werkwijzen en het maken van keuzes. Bijvoorbeeld als een klant niet mee wil in de digitale stroom. Dat hoort bij het bouwen aan een toekomstbestendige organisatie."

Optimaliseer je werkdag met kantoorbeheersoftware

Als accountant wil jij je dag starten met werkzaamheden die de meeste urgentie hebben. Met de slimme software van Exact Online Kantoorbeheer heb je direct inzicht in lopende projecten. Ook je tijdsbesteding en je marges zijn in één oogopslag zichtbaar.

Goed klantonderzoek is essentieel, zeker bij nieuwe relaties. Een aankomende nieuwe functionaliteit binnen Exact Online Kantoorbeheer is de cliëntacceptatie. Dit maakt het naleven van de Wwft-regelgeving een stuk eenvoudiger.  Nadat iemand klant is geworden, gebruik je  de ingebouwde vragenlijstenen verzamel je snel en gestructureerd de benodigde informatie. Deel ze digitaal met klanten, beoordeel de antwoorden direct en houd grip op het proces. Extra tools, handmatig overtikken of papierwerk zijn verleden tijd. Zo werk je efficiënter en compliant vanuit de gehele suite én houd je meer tijd over voor wat echt telt: waardevol klantadvies.

Procesoptimalisatie geeft ruimte voor meer klantcontact

Als het aan Thom ligt, is het simpel: “Wie zijn kantoorprocessen slim inricht, wint tijd zonder in te leveren op kwaliteit. Mijn tip? Luister naar je medewerkers en observeer wat er op de werkvloer gebeurt. Zo ontdek je waar processen slimmer, sneller of eenvoudiger kunnen.”

Voor veel accountantskantoren is dat geen overbodige luxe. Door het aanhoudende personeelstekort staat de druk op teams hoog. Juist dan is het belangrijk om kritisch te kijken naar hoe het werk is georganiseerd. Want als je routinematig werk kunt minimaliseren, houd je tijd over voor wat echt telt: persoonlijk klantcontact en proactief advies.

Procesoptimalisatie is dus geen doel op zich, maar een manier om met minder mensen toch meer waarde te leveren.

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.