Maak een koppeling met de boekhouding van je klant

Krijg jij bonnen en facturen van je klanten ook via allerlei kanalen binnen: papier, e-mail, WhatsApp, Messenger? Dan heb je je handen vol aan de verwerking. Zonde, want het is niet nodig als je jouw accountancy software koppelt met de boekhoudsoftware van je klant. Benieuwd hoe je dat doet? Dan is deze blog is voor jou.

3 manieren om klanten te koppelen

Belangrijk is dat al je klanten op een uniforme manier hun administratie aanleveren. Dat kan door je software te koppelen met die van je klanten. Je klant levert zijn bonnen en facturen dan makkelijk aan via Mijn[Kantoor], dat onderdeel is van de No hands klantadministratie. Ontbreekt er iets, bijvoorbeeld een pinbon, dan attendeer jij hem snel daarop via een berichtje. Doe dit direct, dan is de kans het grootst dat je klant nog weet waar de pinbon is gebleven. Het is heel vervelend als je tijdens de btw-aangifte nog achter ontbrekende documenten aan moet gaan. Voor jou, want het kost tijd, maar ook voor je klant, want die ervaart het als gezeur. Heb je veel zzp’ers onder je klanten? Zij leveren hun bonnen en facturen makkelijk aan via Exact Go. Werken je klanten al met Exact Online? Dan koppel je makkelijk met hun administratie. Verdeel vervolgens onderling de taken. Bijvoorbeeld, je klant boekt zelf en jij controleert.

Standaardiseer eerst

Voordat je aan het koppelen slaat, is het eerst zaak om stil te staan bij je verwerkingsprocessen. Die moeten zijn gestandaardiseerd. Alleen als iedereen binnen je kantoor op dezelfde manier werkt, heeft koppelen met je klanten echt nut. Mijn collega Dirk heeft een blog geschreven over aandachtspunten bij standaardisatie.

Koppelingsscenario’s

Zijn je processen gestandaardiseerd, dan kan je koppelen met je klanten. Hieronder de uitleg van de koppelingsscenario’s.

1. Je werkt met Samenwerken Uitgebreid klantadministratie
   Verstrek je klant een zgn. Mijn[Kantoor] omgeving en hij hij kan direct zijn bonnen en facturen uploaden. De boekhoudrobot verwerkt ze automatisch. In uitzonderingsgevallen krijg je een melding zodat je direct actie kunt ondernemen.
2. Je klant werkt met Exact Online:
   Werkt je klant met een eigen abonnement voor Exact Online? Dan legt hij zelf de koppeling met jou. Lees hier hoe.
3. Je klant werkt nog niet met Exact Online
   Nodig dan je klant uit voor een proefabonnement (of direct een betaald abonnement) vanuit jouw Exact Online Boekhouden abonnement. Check hier hoe. Accepteert je klant de uitnodiging, dan is hij direct gekoppeld met jouw administratie.
4. Je klant wil werken met Exact Go
   Volg hetzelfde proces als uit stap 2. Koppelen met Exact Go vereist een no hands klantadministratie voor de desbetreffende klant. Gebruikt je klant de gratis versie dan kan hij 10 facturen uploaden. Daarboven is een betaald abonnement van 9 euro vereist. Je klant kan zelf upgraden via Exact Go.

Verhoging klanttevredenheid

Ben je gekoppeld met je klanten, dan zul je zien dat de bonnen en facturen nagenoeg automatisch, compleet en tijdig binnengekomen. Jij hoeft nauwelijks meer als een politieagent achter ontbrekende bonnen en facturen aan. In plaats daarvan kan je klanten verder helpen met relevant advies. Daar worden je klanten blij van waardoor je klanttevredenheid stijgt, iets waar 53% van de accountants- en administratiekantoren dit jaar op zegt te focussen.