Blijf concurrentie de baas: laat standaardisatie in je voordeel werken

De concurrentiestrijd tussen accountants- en administratiekantoren is voelbaar. Hoe blijf je als kantoor relevant in een dynamische markt als deze? Volgens Wilco Kraaij, verantwoordelijk voor onze accountancy software, zit het onderscheidend vermogen niet in harder werken, maar juist op het gebied van samenwerken met je klanten: “Ondernemers zoeken een betrokken partner. Maar waardevolle samenwerkingen ontstaan niet vanzelf, ze vragen om structuur. Alleen wanneer basisprocessen zijn gestandaardiseerd, ontstaat er ruimte voor proactief strategisch advies". In dit blog geeft Wilco je tips hoe je standaardisatie in je voordeel laat werken en zo concurrentie de baas blijft.

Proactief strategisch advies dé sleutel tegen concurrentie

“Uit het MKB Barometeronderzoek blijkt dat het bieden van meerwaarde voor klanten door middel van het geven van proactief strategisch advies voor meer dan de helft van de kantoren dé sleutel is om zich te onderscheiden van concurrenten.” Tegelijkertijd zien we dat piekdrukte bij de helft van de kantoren nog steeds veroorzaakt wordt door:

• Te laat aangeleverde gegevens van klanten
• Het wachten op de opgevraagde ontbrekende informatie
• De aanlevering via verschillende kanalen.

“Hier valt nog een hoop winst te behalen. Standaardisatie van basisprocessen levert niet alleen consistentie, voorspelbaarheid en tijdswinst op. Het leidt, in tegenstelling tot wat men vaak denkt, juist tot beter en intensiever klantcontact.”

Drie processen, één platform

Wil je als kantoor dus écht het verschil maken voor je klanten en onderscheidend blijven in de markt? Ga dan samenwerken met je klanten via een digitaal samenwerkingsplatform: “Door de samenwerking via een digitaal samenwerkingsplatform te laten verlopen, komen aanlevering, communicatie en actueel inzicht samen op één plek.”

Aanlevering van documenten en gegevens in een fluitje van cent

Jouw klanten willen zich focussen op ondernemen en zo min mogelijk op hun administratie. Door de aanlevering van documenten en gegevens zo simpel mogelijk te maken, ervaren jullie beiden het gemak. “Via een digitale samenwerkingstool versturen klanten eenvoudig offertes, (e-)facturen en betalingsherinneringen. Deze facturen komen, samen met de inkoopfacturen, direct bij jou in de boekhouding terecht en worden automatisch verwerkt dankzij krachtige AI-agents. Daarnaast is er de mogelijkheid om een geïntegreerde betaallink toe te voegen aan (e-)facturen wat de betaaltermijn aanzienlijk verkort. Welke ondernemer wil dat nou niet?”

Soepele, gecentraliseerde communicatie

De ene keer een e-mail, de andere keer een WhatsApp-bericht; dit is voor jou ongetwijfeld herkenbaar. Communicatie met klanten verloopt vaak nog versnipperd via verschillende kanalen. “Met behulp van een digitaal platform centraliseer je eenvoudig alle communicatie met je klanten. Stel bijvoorbeeld direct vragen via de chatfunctie bij desbetreffende vraagposten waar je op dat moment aan werkt. Je klant krijgt een melding en ziet vervolgens precies het document waar de vraag over gaat. Daarbij wordt alle communicatie automatisch opgeslagen in het online klantdossier en staat alles dus op één centrale plek.” Verzorgt jouw kantoor ook de fiscale aangiftes of het opstellen van de jaarrekening? Ook dan biedt het digitale platform efficiëntie: “Klanten keuren aangiftes en jaarrekening met één klik op de knop goed. Op deze manier is het altijd duidelijk wie wat, wanneer heeft goedgekeurd en wordt ook hier alles direct in het juiste dossier verzameld.”

Toekomstgerichte beslissingen op basis van actuele data

Ondernemers maken beslissingen voor het behalen van bedrijfsdoelstellingen vaak op basis van actuele data (MKB Barometeronderzoek 2026). “Dankzij overzichtelijke adviesdashboards kijken jij en je klant altijd naar dezelfde relevante en actuele data. Je bepaalt samen welke kengetallen belangrijk zijn en creëert op basis van handige templates een adviesdashboard op maat. Naast dat je samen naar dezelfde cijfers kijkt, heeft je klant ook altijd en overal toegang tot zijn dossier en actueel inzicht in het resultaat van de onderneming en hoe het bedrijf er in het algemeen voor staat.”

Eén uniforme werkwijze voor meer relevantie

Hoe blijf je als kantoor concurrentie dus de baas? Door elke keer opnieuw het verschil te maken voor je klanten. “Door te werken met één digitaal samenwerkingsplatform bied je niet alleen gemak voor je klanten, maar creëer je ook een uniforme werkwijze binnen het kantoor waardoor alles efficiënt en volgens dezelfde standaarden verloopt. Op deze manier ontstaat er meer tijd voor het geven van proactief strategisch advies waar je klanten op kunnen bouwen.