Digitalisering is geen vervanging van mensen, maar juist een versterker

Hoe slaag jij erin om als accountant voor je klanten het verschil te blijven maken? En vooral, hoe houd je grip op je interne bedrijfsvoering? De accountancy sector is volop in beweging en dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Volgens Tom de Kleijn, verantwoordelijk voor onze accountancy software, is digitalisering het antwoord. In dit blog vertelt hij je meer over de voordelen en geeft hij tips hoe dit aan te vliegen binnen jouw kantoor.

Je kan er niet omheen: de sector is volop in beweging en de druk op accountants wordt steeds groter. Zo blijkt ook uit ons recente onafhankelijke Mkb Barometer onderzoek. De helft van de kantoren geeft aan dat het vinden van ervaren financiële medewerkers een grote uitdaging is én blijft. 4 op de 10 kantoren heeft daarbij moeite met het verminderen van handmatige administratieve handelingen en het blijven voldoen aan toenemende klantverwachtingen. “Intern samenwerken wordt belangrijker dan ooit doordat medewerkers meerdere petten op hebben. Digitalisering is dan ook geen vervanging van mensen, maar juist een versterker", zegt Tom. Naast digitalisering van processen leveren technologische ontwikkelingen, zoals AI, kantoren ook veel tijdwinst en efficiëntie op. “De huidige technologie zorgt ervoor dat teams eindelijk kunnen doen waar ze het beste in zijn, namelijk relatiebeheer en persoonlijke dienstverlening.”

Wil jij dit jaar meer grip op je werkzaamheden? Dan is het van belang dat je nu ingrijpt. “Maak van digitalisering je hoogste prioriteit. Het levert je namelijk vele voordelen op. Begin bijvoorbeeld met het digitaliseren van veelvoorkomende processen zoals de aanlevering van documenten, workflow management en klantcommunicatie. Hier valt vaak snel winst te behalen omdat het niet alleen zorgt voor meer efficiëntie en dus tijdsbesparing, maar ook voor een hogere kwaliteit van je dienstverlening én een hogere klanttevredenheid.”

Digitalisering van je processen zorgt voor meer grip en tijdsbesparing. “Door gebruik te maken van online boekhoudsoftware werk je eenvoudig (samen) vanuit één platform. Hierdoor heb je een betere toegang tot informatie, aangezien deze centraal is opgeslagen, en worden repetitieve taken tot een minimum beperkt. Op deze manier vind je informatie niet alleen sneller terug maar kan er ook gelijktijdig aan dossiers gewerkt worden. Bovendien zorgen automatische controles ervoor dat jij enkel de uitzonderingen hoeft af te handelen.”

Wil je maximale efficiëntie voor je kantoor? Combineer je boekhoudpakket dan met integreerbare softwaremodules om je werkprocessen nog verder te optimaliseren. “Denk bijvoorbeeld aan software die je ondersteunt bij tussentijdse rapportages, aangiftes of jaarrekeningen. Door deze processen met elkaar te integreren wordt het uiteindelijke resultaat nog krachtiger.”

Compliance is een belangrijke factor voor accountantskantoren, maar ook hier zien we een verschuiving plaatsvinden. “Het gaat allang niet meer alleen over het juist toepassen van regels, maar steeds meer over het aantoonbaar volgen van processen. Met slimme werkprogramma's en templates bouw je aan consistente kwaliteit. Zo zijn wijzigingen in documenten altijd zichtbaar en wordt data eenduidig en foutloos overgenomen. Hierdoor is de kans op fouten kleiner, is er een betere consistentie en heb je dus een betere controle en kwaliteitsbeoordeling", aldus Tom.

Maar niet alleen jij en je collega's profiteren van digitalisering, ook jouw klanten. Met slim ingerichte kantoorprocessen en de juiste digitale tools werk je namelijk efficiënter samen. Hoe gaat het kantoor nu bijvoorbeeld om met vragen van en aan klanten? “Via handige digitale samenwerkingstools stel je eenvoudig vragen in de context van documenten of boekingen aan je klanten, versturen ze gemakkelijk (e-)facturen welke direct bij jou in de boekhouding terecht komen en hebben ze altijd inzicht in de actuele stand van zaken.” Daarnaast zorgt de opgeleverde tijdsbesparing ervoor dat klanten kunnen rekenen op een accountant die niet alleen diepgaand inzicht heeft in cijfers, maar ook tijd vrij heeft om te sparren, om mee te denken en om proactief, vakkundig advies te geven. “En dat is precies wat klanten nodig hebben en verwachten om hun ambities te waar te kunnen maken en hun bedrijf succesvol te laten zijn.”

Kortom, als kantoor kan je niet meer om digitalisering heen. Zie het niet als een dreiging die mensen vervangt, maar juist als een hulpmiddel wat ervoor zorgt dat je grip houdt op je interne bedrijfsvoering en meer tijd kan besteden aan het adviseren en begeleiden van je klanten.