Accountancy

Efficiencyslagen in stroomversnelling dankzij No hands accounting

Steeds meer kantoren werken met No hands accounting met Exact Online. Maar hoeveel tijd besparen die nu eigenlijk? Bij kantoor De Administratie weten ze het precies. “De tijd die wij nodig hebben voor een gemiddelde administratie hebben wij terug weten te dringen van 2 uur naar 35 minuten.”

Eigenaar Raymond van Lier van De Administratie is stellig: “We hebben zoveel efficiencyslagen gemaakt sinds 2007, dat we per klant van 2 uur per maand naar 35 minuten per maand konden. De laatste slag daarbij was meteen de grootste, de invoering van No hands accounting in 2018.”

Extra efficiency

Al in 2007 deed De Administratie zijn eerste ervaringen op met digitalisering van de boekhouding door gebruik te gaan maken van scansoftware voor inkomende en uitgaande facturen. “Dat leverde meteen een verbetering op van 25 tot 30 procent vergeleken met handmatig in de boekhouding invoeren.” In 2015 volgde de geïntegreerde Exact Online scanoplossing die daar weer 35 procent van afhaalde. En dan in 2018 No hands accounting, wat zorgde voor een flinke 45 procent extra efficiency.

Indrukwekkende cijfers

De cijfers zijn dan ook indrukwekkend. De efficiencyverbetering van 45 procent is gemeten over het totale pakket aan handelingen, inclusief bank/memo en met gebruikmaking van ‘continuous monitoring’. Daarbij houdt de software in de gaten of alles juist verloopt: zijn de goede BTW-codes gebruikt, is in het juiste dagboek geboekt, zijn er bedragen van 450 euro of hoger, etc.

85% factuurherkenning 

Maar liefst 85 procent van de facturen wordt automatisch herkend en goed verwerkt. Vóór No hands accounting kostte elke boeking van een inkoop- of verkoopfactuur nog steeds 55 seconden. Mét No hands accounting kon De Administratie dat terugbrengen naar 30 seconden. Het boekhouden wordt steeds meer een controlerende functie, vertelt Van Lier. “We kijken nu eigenlijk alleen nog naar de uitzonderingen en de afwijkingen, en zien helemaal niet meer elke factuur.”

 

De tijd die wij nodig hebben voor een gemiddelde administratie hebben wij terug weten te dringen van 2 uur naar 35 minuten.
Raymond van Lier | Eigenaar | De Administratie

Meer tijd voor de klant

Wat doet het kantoor met al die vrijgekomen tijd? “Omdat klanten een vast bedrag per maand betalen, blijft er meer tijd over voor klantcontact”, zegt Van Lier. “Het contact met de klant gaat naar een ander niveau. We kunnen nu actuele cijfers presenteren, op week- of maandbasis. En we kunnen meer advies op maat leveren.” Ook aan de klantzijde ervaart De Administratie meer tevredenheid. “Het blijkt óók voor de klant een efficiencyverbetering om facturen digitaal aan te kunnen leveren. De keerzijde is dat klanten sneller verwend raken,” zegt Van Lier lachend. “Maar dat is goed, zo dwingen ze ons om steeds weer te innoveren.”

Verbeteringen

Er is ook nog genoeg te innoveren, constateert Van Lier. Het opvragen van ontbrekende stukken kost nu verreweg de meeste tijd. “Gelukkig zijn daarvoor de eerste stappen in de software gezet. Ik begrijp dat er een chatfunctie in het boekingsscherm gaat komen, zodat we directer kunnen communiceren, zonder de telefoon te hoeven pakken of een e-mail te tikken.” Ook ziet Van Lier graag mogelijkheden voor data-analyse over alle klanten heen, waardoor nog gerichter advies kan worden gegeven op basis van trends. “En cashflow-analyse zou prettig zijn, zodat er inzicht komt in het betalingsgedrag van debiteuren.”

Real-time

“Ik ben ervan overtuigd dat we gaan naar een ‘real-time’ scenario voor administraties,” voorspelt Raymond van Lier. “Het gevolg is dat wij als De Administratie steeds meer de rol van controller en CFO krijgen voor onze klanten. No hands accounting is daarbij een reuzesprong, nu de laatste stappen nog.”

Benieuwd naar hoeveel jij kunt besparen met No hands accounting? Met de ROI Calculator weet je het binnen 1 minuut.

NL Select your country