Wat zijn KPI’s of Key Performance Indicators en hoe gebruik je ze? (+ voorbeelden)

Hoe weet je met zekerheid dat jouw bedrijf goed op weg is om de vooropgestelde bedrijfsdoelen te behalen? Misschien vertrouw je op jouw fingerspitzengefühl of doe je hier en daar aan nattevingerwerk. Dan is het tijd om een manier te vinden waarmee je de toekomst van jouw onderneming in handen neemt. Om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf klaar is voor de toekomst, heb je nauwkeurig inzicht in je prestaties en cijfers nodig. KPI’s of Key Performance Indicators zijn daarvoor een handig hulpmiddel. Maar wat zijn ze precies en vooral, welke voordelen leveren die KPI’s jouw bedrijf op? Exact legt je het belang van slim gekozen Key Performance Indicators haarfijn uit.

De afkorting KPI staat voor ‘Key Performance Indicator’ en wordt in het Nederlands ook een 'belangrijke of kritieke prestatie-indicator’ genoemd. KPI’s meten de prestaties van een bedrijf. Ze geven je met andere woorden zakelijk inzicht in hoe goed (of slecht) jouw onderneming op weg is om de bedrijfsdoelen te bereiken. Dankzij specifieke KPI’s kan je de oorzaak van mogelijke bottlenecks in een bepaald proces achterhalen. Zijn de prestaties redelijk goed? Ook dan wil je precies weten wat er aan de grondslag van die positieve resultaten ligt. Door tot de kern van elk proces door te dringen, verval je niet in ad-hocoplossingen bij moeilijkheden of pogingen om succes te herhalen, maar krijg je een duidelijk beeld van de kritieke factoren die een reële impact hebben.

Elk bedrijf is anders en heeft unieke bedrijfsprocessen, doelen en uitdagingen. Dat weet jij als geen ander. Net om die reden kies je op maat van jouw onderneming Key Performance Indicators die de juiste inzichten opleveren. Bij het opstellen van KPI's moet je met de volgende vijf dingen rekening houden.

1. Productietype
   Het soort producten dat jouw bedrijf maakt, bepaalt welke KPI’s het meest relevant zijn. In een productiebedrijf vraagt massaproductie vaak om inzicht in snelheid en volume. Werk je in de bouw? Dan is het belangrijk dat projecten op tijd, binnen budget en met de gewenste kwaliteit worden opgeleverd.
   
   
2. Sector
   Ook de sector speelt een rol, maar één ding is voor alle sectoren van cruciaal belang: KPI’s die de geleverde kwaliteit bewaken, zijn onmisbaar voor het voortbestaan van bedrijven, of je nu actief bent in de productie-, retail-, dienstverlenings- of een andere sector.
   
   
3. Bedrijfsdoelen
   Voordat je jouw KPI’s bepaalt, heb je eerst duidelijk vastgelegde bedrijfsdoelen nodig. Wat wil jouw onderneming in een specifieke periode bereiken? Kies vervolgens Key Performance Indicators die die doelen ondersteunen zodat je er stap voor stap naartoe kan werken.
   
   
4. Bedrijfsniveaus
   Ook is het belangrijk om de doelen op te splitsen in kleinere, haalbare tussendoelen per niveau of afdeling. Bepaal per niveau of afdeling enkele KPI’s die daarbij aansluiten en je helpen het overzicht over jouw bedrijfsstrategie te bewaren. Een paar onderbouwde KPI’s zijn daarbij waardevoller dan een heel pakket KPI’s die in de praktijk moeilijk op te volgen zijn. Houd het geheel beheersbaar met maximaal vijf tot zes indicatoren per niveau of afdeling. Uiteraard geldt wel: als je onderneming groeit, neemt ook het aantal KPI’s toe.
   
   
5. Meetbare en tijdige gegevens
   Voor een correcte meting zijn Key Performance Indicators afhankelijk van correcte gegevens. Zijn bepaalde gegevens niet beschikbaar of kan je ze niet verzamelen, dan heeft een KPI weinig nut. Bovendien moeten gegevens vrijwel onmiddellijk beschikbaar zijn om de resultaten van je KPI’s in realtime te meten. Zo kan je snel inspelen op veranderingen. En dat is onmogelijk als je belangrijke gegevens pas vele maanden later ontvangt.

Het ultieme doel van Key Performance Indicators? Jouw bedrijf helpen groeien. Beschouw ze als een gps die jou – stap voor stap – op weg helpt om jouw bedrijfsdoelen op een zo efficiënt mogelijke manier te realiseren. Dankzij de juiste KPI’s kan jouw onderneming waar nodig haar productie optimaliseren, maar ook kansen in kaart brengen en haar voorsprong op de markt vergroten. Alleen zo slaag je erin om concurrentieel te blijven in een snel veranderende sector.

KPI’s kan je manueel verwerken en monitoren met programma’s zoals Excel. Je moet echter al een ervaren Excel-expert zijn om ingewikkelde formules uit te voeren en allerlei gegevensbronnen zoals Power BI te koppelen. Vroeg of laat loop je als productiebedrijf tegen uitdagingen aan. Manuele KPI's brengen op korte of langer termijn de volgende risico’s met zich mee:

• Foutgevoeligheid: vergissen is menselijk. En al zeker bij manuele invoer van een grote hoeveelheid gegevens. De kleinste fout in jouw gegevens kan leiden tot verkeerde conclusies of erger, verkeerde beslissingen.
  
  
• Vertraagde zichtbaarheid: als jouw bedrijf afhankelijk is van manuele gegevensinvoer, kan je niet op elk moment de actuele stand van zaken raadplegen. De invoer is tijdrovend en daardoor heb je geen realtime inzicht in de voortgang van jouw KPI’s. Daardoor wordt het moeilijk om beslissingen te nemen en snel te schakelen.
  
  
• Moeilijk opschalen: is jouw bedrijf volop aan het groeien? Dan wordt het steeds lastiger om manueel resultaten bij te houden en het overzicht over alle KPI’s te bewaren. De kans op vergissingen en inefficiëntie neemt toe.