Zo verwerk je razendsnel bonnen en facturen

Factuurverwerking blijft vaak een moeizaam proces waarbij voor veel ondernemers en financieel professionals nog behoorlijk wat terrein te winnen valt. Het kost veel tijd, terwijl ook zoekgeraakte documenten of invoerfouten altijd op de loer liggen. Wie al gebruikmaakt van automatisering, weet bovendien dat veel zogenaamd ‘slimme’ factuuroplossingen toch veel manueel werk en correcties vereisen.

Dat kan beter. Met factuurverwerkingssoftware scan, boek én verwerk je met AI jouw aankoopdocumenten met minimale handmatige tussenkomst. Zo werk je tot wel zevenmaal sneller en houd je tijd over voor belangrijkere taken! Ontdek in deze blog hoe het werkt en wat het je oplevert.

Invoeren in een handomdraai

Aankoopdocumenten komen in vele vormen: van e-facturen en pdf’s per mail tot een verfrommeld bonnetje in je achterzak. Je verliest al snel het overzicht, en dan moet het invoerwerk nog beginnen. Bespaar jezelf de moeite en laat software deze documenten uitlezen.

• Bonnen en papieren facturen scan je in via je mobiele app of tablet. Open je scan-app en leg het document digitaal vast met je camera. Laat je betalingen vervolgens door de Bank Agent op basis van AI automatisch met 98% nauwkeurigheid koppelen aan de juiste grootboekrekening. Zo werk je eenvoudig je papieren administratie weg, waar je ook bent. Ook meteen na een tankbeurt of zakelijk diner.
• Digitale facturen zoals pdf's lever je aan via een e-mailadres (inbegrepen in je licentie) dat aan je boekhouding gekoppeld is. Leveranciers sturen hun facturen rechtstreeks naar dit adres, of je forwardt ze zelf. Ze worden automatisch opgehaald en gescand waardoor je niet meer handmatig door je inbox hoeft te spitten. Digitale factuurbestanden kun je ook zelf opladen
• E-facturen worden rechtstreeks aangeleverd via een beveiligde verbinding. Zonder te scannen, mailen of op te laden. De factuur staat meteen klaar in je administratie, inclusief een nauwkeurig ingevuld boekingsvoorstel. Heel efficiënt!

Van document tot boekingsvoorstel

Documenten worden automatisch uitgelezen en verwerkt. De software herkent en interpreteert de factuurinformatie en zet deze meteen om in een boekingsvoorstel. Hierbij worden OCR-technologie en AI ingezet.

• OCR (Optical Character Recognition) herkent tekst uit gescande documenten en zet deze om naar gestructureerde data. Vervolgens interpreteert de software deze gegevens en herkent ze relevante leveranciers-, factuur- en boekingsgegevens.
• E-facturen hoeven niet ‘herkend’ te worden omdat alle informatie in een vast formaat wordt aangeleverd. Voor e-facturen is het voor de Purchase Agent een kwestie van de informatie uit de elektronische factuur op de goede plek in de boeking zetten, met 100% nauwkeurigheid.
• De Purchase Agent verhoogt met behulp van AI de nauwkeurigheid van het boekingsvoorstel. Het leert van eerdere boekingen en herkent patronen per leverancier of type factuur. Ook als je aanpassingen maakt aan een factuur, worden deze onthouden. Daardoor worden boekingsvoorstellen in de loop van de tijd steeds completer.

Het resultaat? Een nauwkeurig voorstel dat je alleen nog hoeft te controleren, eventueel aan te vullen en goed te keuren. Manuele invoer van gegevens wordt daarmee tot een minimum beperkt of volledig overbodig, terwijl de kans op fouten aanzienlijk afneemt.

Tot slot controleer je het boekingsvoorstel, vul je dit eventueel aan waar nodig en keur je het goed. De software heeft het meeste werk al gedaan, waardoor jij je kunt richten op de uitzonderingen. De Purchase Agent herkent met 98% nauwkeurigheid afwijkende bedragen en ontbrekende gegevens in een boekingsvoorstel. Bij opvallende elementen ontvang je automatisch een signaal, zodat je gericht kunt controleren. Na goedkeuring wordt de boeking definitief verwerkt in je administratie. Handig, niet?

Koppel je bank om betaalopdrachten direct vanuit je administratie naar de bank te sturen, waar ze snel en veilig worden verwerkt. Meerdere betalingen kun je bundelen in één verzamelbetaling, en betalen kan onderweg via een mobiele app. De bankkoppeling zorgt er ook voor dat minimaal 4 keer per dag de banktransacties worden ingelezen in jouw boekhouding. Aansluitend worden automatisch betalingen gematcht met de juiste openstaande posten.