Kilometervergoeding voor zzp’ers: zo zit het

Als zzp’er heb je wel eens (of misschien wel regelmatig) afspraken buiten de deur. De ene keer is zo’n afspraak op loopafstand; de andere keer moet je wat verder weg ga je er met de auto of het openbaar vervoer naartoe. In dat laatste geval komen er kosten voor benzine of een treinkaartje bij kijken. In dat geval kun je gebruik maken van de kilometervergoeding. Hoe dat precies werkt, verschilt per type vervoersmiddel dat je gebruikt. In dit artikel leggen we je meer uit over de kilometervergoeding voor zzp’ers.

Wat is kilometervergoeding?

We beginnen bij het begin. Als zzp’er is het lang niet altijd aantrekkelijk om een auto of fiets van de zaak aan te schaffen. Daarom maken veel zzp’ers voor zakelijke ritjes gebruik van hun privé auto of fiets. En dat kost natuurlijk geld. Ga je met de auto, dan kost het je benzine. En ga je met de fiets, dan lijkt dat misschien gratis, maar ook dat kost je indirect geld (want: uiteindelijk raken je banden aan vervanging toe).

Deze kosten die je maakt, zijn zakelijke kosten. En zakelijke kosten mag je aftrekken. Daarom is de kilometervergoeding in het leven geroepen. Dit houdt in dat je per gereden kilometer een bedrag van €0,19 als zakelijke kosten mag aftrekken van je omzet. Het voordeel hiervan is dat je winst lager uit komt te vallen, waardoor je dus minder inkomstenbelasting betaalt bij de btw-aangifte.

Wanneer mag je kilometervergoeding toepassen?

Je mag de kilometervergoeding alleen toepassen als je gebruik maakt van een vervoersmiddel dat privébezit is of dat je privé huurt, zoals je privé auto, fiets of e-bike. Heb je een auto van de zaak of een fiets van de zaak, dan gelden andere regels en mag je geen gebruik maken van de kilometervergoeding.

Reis je met het openbaar vervoer of de taxi, dan heb je ook niet te maken met de kilometervergoeding van €0,19. In dit geval mag je namelijk de totale kosten van een rit opvoeren als zakelijke kosten en dus aftrekken van je omzet. Ook mag je de btw over deze ritten terugvragen in de btw-aangifte. 

Kosten doorberekenen aan je klant

Je kunt met je opdrachtgever afspreken dat je je kosten voor zakelijke ritten aan hem of haar doorberekent. Welk bedrag je hiervoor rekent, is aan jullie. Vaak wordt gedacht dat dit net als de kilometervergoeding ook €0,19 moet zijn, maar dat is niet het geval. Spreken jullie af dat dit €0,15 is? Prima. Of reken je €0,23? Ook oké. Houd er wel rekening mee dat je over de kilometers die je factureert ook btw moet betalen – dit bedrag telt namelijk als omzet (en over omzet betaal je belasting). Hiervoor geldt dat je hetzelfde btw-tarief aanhoudt als voor het product of dienst dat je factureert. 

Onderhoudskosten en benzinekosten aftrekken

Naast de €0,19 kilometervergoeding mag je ook kosten voor onderhoud en benzinekosten aftrekken. Maar let op – uiteraard alleen over de zakelijke kilometers die je maakt! Om dit te kunnen berekenen, is het belangrijk dat je zorgt voor een kilometerregistratie. Dit is een overzicht waarin je je zakelijke kilometers bijhoudt. Hierin vermeld je voor elke rit minimaal het reisdoel, de datum, de bestemming en het aantal gereden kilometers. Als je dit bijhoudt, kun je berekenen wat de verhouding is tussen het aantal kilometers dat je privé hebt afgelegd en het aantal kilometers dat je zakelijk hebt afgelegd. Blijkt dat 10% hiervan zakelijke kilometers zijn? Dan mag je dus 10% van je onderhouds- en benzinekosten aftrekken.

Maak het jezelf makkelijk

Met het boekhoudprogramma van Exact maak je het jezelf makkelijk. Met de software verwerk je namelijk heel eenvoudig je zakelijke kosten, ook de kilometervergoeding.