Ondernemen
Hoe maak je een factuur? [voorbeeld & factuureisen]
Zodra je je eerste klus hebt afgerond of je eerste product hebt geleverd, is het tijd om voor de eerste keer een factuur of nota te versturen. Een mooie mijlpaal! Maar hoe pak je dat precies aan? Waar moet een factuur allemaal aan voldoen? En met welk programma kan je het beste een factuur maken? In dit artikel leggen we je alles uit wat je moet weten voordat je je eerste factuur schrijft.
Wat is een factuur?
Het lijkt misschien een heel makkelijke vraag, maar toch krijgen we ‘m vaak: wat is een factuur of nota eigenlijk? Een factuur is niets meer of minder dan een rekening voor de producten of diensten die jij aan je klant hebt geleverd. Je kunt bij het opmaken van de facturen voor twee opties kiezen. Of je verstuurt de factuur per post of je maakt de factuur op in een programma.
Waar moet een factuur aan voldoen?
Ga je een factuur maken, dan moet je voldoen aan een aantal factuureisen van de belastingdienst. Voldoe je hier niet aan, dan is je factuur niet rechtsgeldig. De volgende gegevens moeten altijd op een factuur staan:
- De bedrijfsgegevens van zowel jou als je klant
- Je overige bedrijfsgegevens
- De factuurdatum
- Een uniek factuurnummer
- Wat je hebt geleverd aan producten of services en welke hoeveelheid
- De prijzen, zowel inclusief als exclusief btw
De bedrijfsgegevens van zowel jou als je klant
- Bedrijfsnamen
- Let op #1: je mag ook de handelsnaam gebruiken, als die maar op hetzelfde adres bij de KvK is geregistreerd.
- Let op #2: bij grotere bedrijven is het normaal om de nv, bv of andere fiscale eenheid waar je aan levert op de factuur te zetten. Zulke bedrijven zullen sowieso een vaste facturatieprocedure hebben. Vraag dit dus na bij je klant.
- Bedrijfsadressen
- Let op #1: gebruik altijd het hele adres, alleen een postbusnummer is niet genoeg.
- Let op #2: adressen op bedrijfswebsites willen nog wel eens out-of-date zijn. Controleer het juiste factuuradres altijd bij de KvK of bij je klant vóórdat je de factuur verstuurt. Zo voorkom je dat je factuur niet correct verwerkt kan worden en jij tevergeefs op de betaling wacht.
Je overige bedrijfsgegevens
- Je KvK-nummer
- Je btw-identificatienummer
De factuurdatum
De factuurdatum wordt door de belastingdienst gebruikt voor de btw-aangifte. Staat je cashflow op een laag peil tegen het einde van het kwartaal? Weet je niet zeker of je de aangifte kunt betalen? Dan kun je ervoor kiezen om rekeningen met grote bedragen pas in het nieuwe kwartaal te versturen. Houd in dat geval rekening met de factuurdatum.
Een uniek factuurnummer
Iedere factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Daarnaast moeten al deze nummers opvolgend zijn; hier mogen geen ‘gaten’ in zitten.
Wat je hebt geleverd aan producten of services en welke hoeveelheid
- Een duidelijke omschrijving van het product of de dienst die je hebt geleverd
- Het aantal producten of uren dat je hebt geleverd
- De datum waarop de producten of diensten zijn geleverd
De prijzen, zowel inclusief als exclusief btw
- Het nettobedrag van je geleverde producten of diensten (dat is dus zonder btw)
- Het btw-bedrag en het berekende btw-percentage (0%, 9% of 21%)
- Het totaal te betalen bedrag (dat is dus inclusief btw)
Ook worden het debiteurennummer en het ordernummer vaak op een factuur geschreven, maar deze gegevens zijn niet wettelijk verplicht. Wel is het voor je eigen administratie handig om deze gegevens op je facturen te zetten.
Verder is het aan te raden om je IBAN-nummer en de betalingscondities op je facturen te zetten. Ook dit is niet wettelijk verplicht, maar het is wel zo handig als je klant weet wanneer en naar welk rekeningnummer hij het geld moet overmaken.
In sommige situaties gelden andere regels voor facturen. Op de website van de belastingdienst vind je een lijst met deze uitzonderingen.
Andere factuureisen
Naast het toevoegen van de wettelijke verplichte gegevens op de factuur, stelt de belastingdienst nog twee andere factuureisen. Ten eerste moet de belastingdienst iedere factuur kunnen controleren. Daarnaast moet je kunnen aantonen dat wanneer een factuur daadwerkelijk is verstuurd door de afzender en dat de factuur na ontvangst niet is aangepast. Dit doe je bij een digitale factuur bijvoorbeeld door de originele e-mail met daarin de factuur te bewaren.
Factuur voorbeeld
In principe ben je vrij in de opmaak van je facturen. Dat wil zeggen: je mag een factuur opmaken zoals jij dat wilt, zolang een factuur maar duidelijk en overzichtelijk is wanneer je hem verstuurd. Voor een professionele uitstraling is het aan te raden om een factuur te voorzien van je logo en bij voorkeur op te maken in je eigen huisstijl.
Ook adviseren we je om een lay-out met een sterk contrast te gebruiken. Een zwart lettertype op een witte achtergrond is gebruikelijk en dit werkt ook het beste bij systemen die facturen automatisch scannen. Wijk je van zwart op wit af? Vraag dan even van tevoren na bij je klant of dit een probleem is. Ze zullen voor jou geen uitzonderingen maken in hun processen en niet blij zijn als jouw ene factuur met zwarte achtergrond en witte lettertypes de halve inktcartridge verbruikt of niet automatisch scant.
Hak lange cijferreeksen, zoals bij bankrekeningnummers, op in 3 of 4 tekens. Dit zijn de belangrijkste gegevens van de factuur, zet ze daarom in een relatief groot lettertype. Dat zorgt voor minder kans op fouten bij eventuele handmatige invoer en zorgt ervoor dat jouw factuurbedrag niet per ongeluk naar een verkeerde organisatie overgemaakt wordt.
Hieronder zie je een factuur voorbeeld.
Hoe maak je een factuur?
Een factuur maken kan je op verschillende manieren doen. Veel (startende) ondernemers gebruiken Excel of Word om facturen te maken, maar factureren in Excel en Word is niet altijd de beste keuze.
Een andere manier om eenvoudig te factureren, is door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Zo'n programma genereert automatisch oplopende factuurnummers, voegt jouw bedrijfsgegevens toe aan iedere nieuwe factuur en zorgt voor een duidelijke opmaak. Ook voldoe je hiermee direct aan de bewaarplicht. Het zorgt dus voor een stuk professionaliteit, maar vooral voor een stuk gemak.
