Actuele administratie met in-context communicatie

Een actuele boekhouding is relevanter dan ooit; je klanten hebben behoefte aan direct inzicht in hun kasstroom. Op basis hiervan adviseer je als accountant je klant hoe zij het beste kunnen handelen om optimaal door de coronacrisis te komen en daarna nog succesvoller te zijn dan ooit te voren. Hiervoor moet je alle ontbrekende documenten en natuurlijke andere vraagposten verzamelen. Een duur en tijdrovend karwei. Exact Online Boekhouden biedt hiervoor de oplossing! Je werkt sneller en effectiever samen met klanten, waardoor de boekhouding eigenlijk continu actueel is.

Vraagposten: Een tijdrovend en foutgevoelig proces

De afhandeling van vraagposten is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Een helder antwoord laat vaak lang op zich wachten. Voor de accountant of het administratiekantoor vervelend om dit na te jagen en bij de klant kan dit irritatie opwekken. Niet bepaald een goede basis voor een vertrouwensrelatie tussen klant en accountant. En doordat diverse vragen onbeantwoord blijven, is de administratie vaak niet helemaal correct, compleet en actueel. Terwijl het juist in deze tijden zo belangrijk is voor ondernemers om hun cijfers op orde te hebben. Maar daar hebben we wat op gevonden: in-context communicatie.

Direct opvragen van ontbrekende documenten

Stel, er ontbreekt een onderliggende factuur of een bonnetje. De accountant of boekhouder start direct vanuit het scherm ‘Afhandelen bankafschriften’ een chat op en vraagt zijn klant het ontbrekende document aan te leveren. De vraag stel je dus direct bij de betreffende bankregel en de klant krijgt die vraag gelijk binnen via Mijn[Kantoor] inclusief alle benodigde contextinformatie.

Nieuw: Aanleveren via Mijn[Kantoor] en direct langs de scanservice

De klant ontvangt een pushmelding op zijn mobiel of een notificatie per mail (dit bepalen jij en je klant zelf). Je klant kan vanuit de Mijn[Kantoor] app direct het document aanleveren. Bijvoorbeeld door een foto te nemen van het ontbrekende bonnetje. Wat nieuw is, is dat het aangeleverde document nu direct langs de scanservice wordt gehaald. Dit resulteert in een automatisch boekingsvoorstel. Daarbij komt dat de accountant het document gelijk terug kan vinden bij het bankafschrift. Dit zorgt voor een correcte, complete en actuele administratie en biedt de ondernemer een realtime inzicht in zijn cijfers.

Nieuw: Vragen stellen over inkoop- en verkoopboekingen

Behoort deze inkoopfactuur bij je privésituatie of is het zakelijk? Betreft deze transactie een investering of moeten we het als kosten boeken? Hoort dit bij Marketinguitgaven of Personeelskosten? Bij inkoopboekingen kunnen zich allerlei vragen (vraagposten) voordoen. En ook bij verkoopboekingen. Daarom hebben we in-context communicatie verder uitgebreid. De accountant kan nu ook rechtstreeks vanuit het inkoop- en verkoopboek digitaal vragen stellen aan de klant. Wederom direct bij de betreffende boeking. Ook deze vraag kan weer snel en direct worden beantwoord door de klant via Mijn[Kantoor]. Kortom, nog minder handelingen en meer tijdwinst bij de digitale afhandeling van vraagposten.

Kort en bondig

De chatfunctie maakt de communicatie scherp, kort en bondig. Stel concrete vragen en de link naar de betreffende boeking wordt automatisch voor je gelegd. Je laat klanten ontbrekende documenten toevoegen aan de juiste bankregel en je kunt afscheid nemen van omslachtige en foutgevoelige werkwijzes.

Activeer in-context communicatie

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Samenwerken en Samenwerken Uitgebreid en werkt alleen in combinatie met Mijn[Kantoor]. Je activeert de chatfunctie via het rechtenscherm. Hoe je dat doet bekijk je in deze video. Maak je nog geen gebruik van Exact Online Boekhouden? Vraag een gratis proefabonnement aan en maak vrijblijvend kennis met de kracht van Exact Online Boekhouden.