Op naar maximale kwaliteit en controle in accountancy

Maximale kwaliteit & controle? Richt je op deze vier succesfactoren!

Je leest het overal en hoort het terug van klanten en accountancy collega’s: je rol verschuift van administrateur of controleur naar adviseur. De praktijk leert dat dit nog lastig te realiseren is met alle werkdruk, nietwaar? Te vaak betrap je jezelf op handmatige controles, mailtjes naar klanten waarin je documenten opvraagt en switches tussen het ene en het andere softwareprogramma. De kwaliteit van het werk moet immers wel op peil blijven. En wie moet het anders doen?

Uitdagingen in de accountancy

Exact-expert Erik Ledeboer spreekt maar al te vaak accountants die tegen bovenstaande uitdagingen aan lopen. “Ongeacht welk type dienstverlening of advisering: klanten verwachten steeds meer en in deze krappe arbeidsmarkt kom je handen te kort.” Het recent uitgevoerde MKB Barometer onderzoek ondersteept deze uitdagingen. 60% van de accountants- en boekhoudkantoren heeft moeite met het werven van ervaren professionals. 47% geeft aan dat betere integratie van accountancy software zou bijdragen aan efficiëntere processen en 32% vindt dat het automatiseren van controles, rapportages en periodeafsluitingen een innovatie is die enorm veel waarde oplevert voor hun klanten.

Wil je niet meer zelf alles hoeven controleren en toch de kwaliteit en controle optimaliseren? Volgens Erik is het de hoogste tijd om te focussen op vier succesfactoren.

“Volledige, juiste en actuele cijfers die onderling op elkaar aansluiten, zijn je fundament. De kwaliteit van jaarrekeningen en aangiftes begint al bij de boekhouding. Door op een slimme manier digitaal met je klanten samen te werken, zorg je ervoor dat deze continu voldoende bij is. In Exact Online Boekhouden laat je bonnetjes en inkoopfacturen digitaal aanleveren en door machine learning verwerken. Ook communiceer je met je klanten via een handige chatfunctie. Zo verminder je vraagposten. En wat denk je van een app waarmee klanten zelf factureren? Op het moment dat ze de verkoopfactuur versturen, vind je de boeking al terug in de administratie.”

“Als je slimme accountancy software inzet om controlewerkzaamheden van je over te nemen, hoef je zelf alleen nog maar te controleren op uitzonderingen. Neem bijvoorbeeld Smart Closing in Exact Online Boekhouden: relevante veranderingen en onjuistheden in de administratie worden automatisch gesignaleerd bij de periodeafsluiting. Ook bij het opstellen van de jaarrekening in Exact Online Jaarrekening zie je meteen wat de software voor jou heeft gecontroleerd. Een statusoverzicht vertelt je of alle verplichte velden zijn ingevuld voor een valide deponering bij de KvK, of het resultaat verdeeld is, de balans in evenwicht is en of de afschrijvingen in de balans gelijk zijn aan de afschrijvingen in de winst-en-verliesrekening. Om maar eens wat te noemen.”

“Cijfers moeten niet alleen kloppen, er moet vooral ook sprake zijn van onderlinge consistentie tussen administratie, jaarrekening en aangiftes. Dit bereik je door zoveel mogelijk te standaardiseren en gebruik te maken van standaard integraties in je software. Een kolommenbalans voor de jaarrekening die rechtstreeks gevuld wordt vanuit boekhouding? Voor correcties in de jaarrekening direct de voorafgaande journaalpost terugschrijven naar de boekhouding? Of een fiscale aangifte die automatisch wordt ingevuld en klaargezet als je de jaarrekening afsluit? Met de juiste accountancy software maak je hier realiteit van. Tel uit je efficiëntie- en kwaliteitswinst.”

“Bovenstaande drie factoren zorgen voor een stevige basis. Met kloppende cijfers kom jij toe aan klanten adviseren, mensenwerk dus. Het is een kwestie van je klant goed kennen, zijn of haar business begrijpen en cijfers op de juiste manier interpreteren binnen de context van de klantomgeving. Vooral in die brede context valt nog veel te winnen. Ook hier kan automatisering je helpen. AI mag nu nog niet alle antwoorden paraat hebben, ik verwacht dat we in de toekomst steeds gemakkelijker overzichten en inzichten kunnen opvragen vanuit allerlei mogelijke invalshoeken en over meerdere informatiebronnen. Of het nu gaat om leveranciers, afnemers, concurrenten van je klanten of bepaalde benchmarks; je doet er goed aan open te staan voor alles dat de technologie ons biedt én gaat bieden op weg naar optimale kwaliteit, controle en advies!”

Meer weten over de accountancy suite van Exact Online? Praten over de voordelen die slimme accountancy software jou biedt? Neem contact op met een van onze accountmanagers.

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.