Accountancy

ACB Tax Consult: “We realiseren opvallend veel tijdswinst met Exact”

Van bijberoepers en kleine eenmanszaken tot de stevige kmo’s: met zijn tien medewerkers staat Dirk Van Thielen, zaakvoerder van ACB Tax Consult, een grote range aan klanten bij. Het boekhoudkantoor uit Herentals doet dat vooral digitaal, want dat levert enorm veel efficiëntie op voor boekhouder én klant, meent Dirk. Wat overblijft, is extra tijd voor gerichte adviesverlening voor klanten die dat wensen.

Papier bannen

Dirk zet al jaren in op digitalisering bij ACB Tax Consult. In 2019 heeft de zaakvoerder die visie nog meer kracht bijgezet door papier te bannen uit zijn kantoor. “Ik heb letterlijk onze kasten weggehaald, zodat we geen plek meer hebben om papieren te bewaren. De korte pijn, maar je merkt snel dat volledig digitaal werken de beste manier is.” Al is het niet altijd gemakkelijk om zijn ondernemers te overtuigen hierin mee te gaan, zo geeft Dirk toe. “Vlamingen houden graag vast aan wat ze kennen, aan het vertrouwde. Maar goed, intussen leveren zo’n 98% van onze klanten hun documenten digitaal aan. We staan hier dus best al ver in.”

Cloudsoftware is een evidentie

ACB Tax Consult is mee met de nieuwste evoluties op digitaal vlak. Het kantoor werkt dan ook al jaren ‘in de cloud’. “Cloudsoftware is voor mij een evidentie: geen extra servers nodig, altijd bij de hand. Al de rest is niet meer van deze tijd”, vindt Dirk. Het vorige cloud-based boekhoudpakket waar ACB Tax Consult mee werkte, voldeed echter niet aan de verwachtingen. “Na twee jaar met dit programma zaten we diep in de miserie. Het werkte niet naar behoren. In plaats van tijdswinst te boeken, verloren we vooral kostbare uren. In de loop van 2019 hadden we er genoeg van en gingen we op zoek naar iets beter.”
“De scansoftware werkt fantastisch. We zijn nog nooit zo goed bijgebeend in al onze dossiers als nu."

Gebruiksvriendelijk systeem

Beter, dat was voor Dirk uiteindelijk Exact. “We hebben een aantal bedrijven op een rijtje gezet, maar Exact was voor ons de beste fit. Het boekhoudpakket past bij onze werkwijze. We zijn blij dat we de overstap gemaakt hebben én dat die ook vlot is gegaan”, zegt Dirk. Hoewel Exact een uitgebreide handleiding, instructievideo’s én customer support biedt voor de implementatie en erna, hebben Dirk en zijn team hier weinig gebruik van gemaakt. “Zo gebruiksvriendelijk is het systeem”, zegt hij. “Op een maand tijd hebben we al onze dossiers overgezet en waren we weg met het systeem. Ik heb het geluk dat ik medewerkers heb die zulke technologie ook wel in hun vingers hebben en er nieuwsgierig naar zijn. Maar toch, het zegt veel over Exact dat we weinig hebben moeten leunen op hun lesmateriaal of onze contactpersoon.”

Tijdswinst realiseren

Een verademing, zo noemt Dirk werken met Exact nog. Hij en zijn team kunnen alles sneller en beter verwerken. Hij haalt graag een specifiek voorbeeld aan: “De scansoftware!”, klinkt het enthousiast. “Toen we dit inschakelden, kwamen we van de ene verbazing in de andere terecht. Dat werkt fan-tas-tisch. De software leest de informatie uit de documenten, matcht het met wat hij al weet en verwerkt het. En we merken dat de technologie erachter ook effectief bijleert. We zijn nog nooit zo goed bijgebeend in al onze dossiers als nu.”

Mee met de toekomst

Dirk raadt andere kantoren die een overstap overwegen aan om meteen gebruik te maken van deze en andere functionaliteiten die Exact biedt. “Het zijn veel ongelofelijke tools in één pakket. Én het gaat hier echt wel over innovatieve functies waarmee je veel kan bereiken. Sinds we met Exact werken, hebben we al opvallend veel tijdswinst kunnen realiseren en daar worden wij alleen maar gelukkige boekhouders van.” Waar Dirk nog gelukkig van wordt: een software die hem een voorsprong geeft op de toekomst: “Als er over enkele jaren meer verplichtingen komen rond digitaal werken - denk aan verplichte elektronische facturatie -, dan moeten wij niet panikeren. Wij zijn mee, we zijn klaar voor een volledig gedigitaliseerde wereld.”
BE Select your country