Waarom automatisering elk mkb-bedrijf een boost kan geven

‘Die 94 procent laat zien dat ondernemers de kansen zien. Dat is een hoopvol cijfer en het begin van elke transformatie’, zegt Menno Lanting, expert op het gebied van digitale transformaties. ‘Maar de technologische ontwikkeling wacht niet. Wie nu stil blijft staan, ziet morgen de concurrentie aan de horizon verdwijnen.’ Volgens Joep Hoeks, Chief Product Officer bij softwareontwikkelaar Exact, ontbreekt het ondernemers vaak aan echte urgentie: ‘Het gaat veel ondernemers nog voor de wind, waardoor de stap om te automatiseren uitblijft. Pas wanneer die sense of urgency toeneemt, zullen we een echte doorbraak in automatisering zien.’

Die urgentie wordt mede aangejaagd door het nijpende personeelstekort dat in vrijwel alle branches voelbaar is. ‘Het personeelstekort is inmiddels een kritiek probleem geworden’, zegt Hoeks. ‘Van accountantskantoren tot logistieke dienstverleners – overal zie je dat ondernemers simpelweg niet meer aan de juiste mensen kunnen komen.’ Niet toevallig staat in de MKB Barometer het vinden en behouden van personeel bij de helft van de mkb-bedrijven bovenaan de lijst met zakelijke uitdagingen, ver boven alle andere prioriteiten.

Automatisering blijkt juist een belangrijke oplossing voor personeelstekort. ‘Het idee dat automatisering banen afpakt is flauwekul’, stelt Hoeks scherp. ‘We hebben iedereen hard nodig om onze welvaart en economische groei op peil te houden.’ De paradox is helder: wie blijft zoeken naar schaars personeel zonder te automatiseren, loopt vast. Hoeks: ‘Wie wél automatiseert, haalt meer waarde uit bestaande teams en maakt het werk aantrekkelijker voor nieuwe talenten.’

Voor ondernemers die niet weten hoe met automatisering te beginnen, adviseert Lanting een krachtige gedachte-oefening: ‘Vraag jezelf: als je jouw bedrijf vandaag opnieuw zou opzetten, mét alle beschikbare technologie, hoe zou je het dan inrichten? Die vraag maakt direct duidelijk waar de grootste kansen liggen.’ Wie het antwoord niet meteen paraat heeft, hoeft niet te wanhopen. ‘Stel dan een digitale adviesraad samen’, adviseert de transformatie-expert. ‘Nodig een paar jonge professionals uit je omgeving of andere branches uit die met een frisse blik kunnen meedenken. Voor de kosten van een pizza-avond krijg je al waardevolle inzichten die je businessmodel kunnen transformeren.’

De volgende stap is praktisch: ga direct naar de werkvloer. ‘Vraag je team: waar lopen jullie dagelijks tegenaan?’ zegt Lanting. ‘Je zult verbaasd zijn hoeveel dubbel werk er gebeurt. Medewerkers die dezelfde data in zes verschillende systemen moeten invoeren of bestanden eindeloos heen en weer schuiven.’ Zijn gouden tip: ‘Kies maximaal drie fricties om op te lossen. Houd het klein, overzichtelijk en behapbaar. Eén succesvol project dat door je eigen team is gecreëerd, levert meer waarde dan tien ambitieuze plannen van externe consultants.’

Zodra de pijnpunten bekend zijn, is het tijd voor actie. ‘Wees nieuwsgierig en experimenteer’, adviseert Hoeks. ‘Accepteer dat je een paar keer je neus stoot. Dat is juist goed – start small, fail fast. Je leert door te doen, niet door eindeloos te filosoferen. Zoek de grenzen op. Je zult versteld staan van wat mogelijk blijkt.’

Maar ondernemers kunnen volgens Lanting ook heel goed inspiratie voor automatisering halen uit hun eigen dagelijkse digitale ervaring als consument. De apps en diensten die we allemaal gebruiken – van webshops en streamingdiensten tot taxidiensten – ze zijn ontworpen met gebruiksgemak als hoogste prioriteit: minimale frictie, maximale transparantie. ‘Het is eigenlijk absurd dat mensen privé met de nieuwste technologie werken en zodra ze op kantoor komen, teruggaan naar methodes uit het vorige millennium. Je kunt niet langer wegkomen met een website die niet werkt op mobiel of processen die nog op papier verlopen. Moderne klanten én werknemers verwachten beter.’

Deze moderne verwachtingen vereisen moderne oplossingen. AI speelt hierbij een cruciale rol, zoals blijkt uit de MKB Barometer: het percentage mkb-ondernemers dat AI inzet steeg in één jaar tijd van 6 naar 33 procent. De experts benadrukken echter dat verschillende sectoren op verschillende manieren van deze technologie kunnen profiteren. ‘We moeten een onderscheid maken tussen algemene AI en generatieve AI’, legt Lanting uit. ‘Voor een logistiek bedrijf ligt de grootste winst in slimme algoritmes: efficiëntere routes plannen, voorraad optimaliseren, transportplanning verbeteren. Dat is waar de operationele processen écht beter worden.’ Hoeks: ‘En in accountancy zie je juist dat generatieve AI enorm waardevol kan zijn. Met een bescheiden investering kun je al eenvoudige jaarverslagen genereren of complexe belastingregels combineren met bedrijfsdata.’

De experts wijzen op een praktische vuistregel: ‘Je backoffice en klantcontact lenen zich uitstekend voor generatieve AI, terwijl je operationele processen vaak meer baat hebben bij klassieke algoritmische AI’, zegt Lanting. Voor ondernemers die willen experimenteren met AI adviseert Hoeks: ‘Ga op zoek naar concrete use cases in jouw sector. Vraag softwareleveranciers naar voorbeelden. Soms is het even zoeken, maar er zijn al zoveel succesvolle implementaties dat je echt niet het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.’