Optimale security met e-facturatie: 5 tips

E-facturatie is een gamechanger in de zakelijke wereld. Deze manier van factureren is efficiënt en makkelijk, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. In deze blog duiken we dieper in de wereld van e-facturatie en ontdekken we hoe je de beveiliging hiervan op het hoogste niveau kunt brengen, terwijl je geniet van de vele voordelen die deze technologische ontwikkeling met zich meebrengt.

E-facturatie en de veiligheidsrisico’s

E-facturatie is het proces waarbij facturen elektronisch worden gemaakt, verzonden, ontvangen, en verwerkt. Traditionele papieren facturen worden hierbij simpelweg vervangen door digitale varianten. Op deze manier hoef je gegevens niet meer handmatig in te vullen, waardoor je sneller kunt factureren en het risico op fouten minimaliseert.

Steeds meer bedrijven werken met e-facturatie en dat is niet zo gek, want de voordelen zijn groot, maar aan e-facturatie kleven mogelijke beveiligingsrisico's zoals phishing-aanvallen waarbij cybercriminelen vertrouwelijke informatie proberen te stelen.

Ook kunnen criminelen met malware je systemen beschadigen en zo toegang krijgen tot je gegevens. Helaas krijgen ook steeds meer MKB’ers te maken met cyberaanvallen van buitenaf. Gelukkig heb je zelf veel in de hand als het aankomt op de beveiliging van je e-facturatie.

Praktische beveiligingstips voor e-facturatie

Om de veiligheid van e-facturatie te waarborgen, is het belangrijk dat je de juiste veiligheidsmaatstaven hanteert:

1.    Kies de juiste e-facturatiesoftware

Kies altijd een betrouwbare software. Onderzoek en vergelijk de beveiligingsfuncties van verschillende e-facturatieaanbieders voordat je een keuze maakt. Zorg ervoor dat de gekozen software voldoet aan relevante Europese veiligheids- en nalevingsnormen.

2.    Een veilige computer en informatieverwerking

Omdat e-facturen persoonlijke gegevens bevatten, moet je rekening houden met gegevensbescherming en privacy. Zorg dat je voldoet aan de wettelijke eisen hiervoor. Verzamel alleen de noodzakelijke gegevens voor e-facturatie om eventuele risico’s te verminderen.

Zorg er daarnaast voor dat je computer altijd goed beveiligd is:

• Maakgebruik van end-to-end versleuteling voor de verzending en opslag van factuurgegevens om te voorkomen dat gevoelige informatie wordt onderschept.
• Sterke authenticatie: Implementeer tweefactorauthenticatie (2FA) om ongeoorloofde toegang tot e-facturatieplatforms te voorkomen.
• Beveiligingssoftware: Installeer en onderhoud antivirus- en antimalwareprogramma's om schadelijke software te detecteren en te blokkeren.
• Update je computer regelmatig: Houd software, besturingssystemen en beveiligingspatches up-to-date om te voorkomen dat cybercriminelen je computer kunnen hacken.
• Vermijd gratis tools: Gratis bestaat niet. Dus sla je je data op via een gratis service, besef je dan dat daar een verdienmodel achter zit, bijvoorbeeld het analyseren van metadata. Deze data worden binnen wettelijke kaders verkocht om geld te verdienen.

3.    Bewustwording en training van medewerkers

De menselijke factor speelt een grote rol in de beveiliging van jouw onderneming. Leer medewerkers over e-facturatiebeveiliging. Licht ze voor over phisingaanvallen en andere oplichtingspogingen. Leg ze het belang uit van goede wachtwoorden, sterke authenticatie en updates.

4.    Back-ups en herstelplannen

Zorg dat je altijd een back-up hebt van je systeem. Maak regelmatige back-ups van facturatiegegevens om te voorkomen dat je belangrijke gegevens verliest in geval van een beveiligingsincident. Ontwikkel ook een duidelijk plan voor het herstellen van gegevens en systemen na een lek of verlies.

5.    Continue monitoring en evaluatie

Beveiliging is daarnaast een doorlopend proces. Voer periodieke audits uit om de beveiligingsmaatregelen te beoordelen en zwakke punten te identificeren. Blijf op de hoogte van nieuwe beveiligingsrisico's en pas je beveiligingsmaatregelen daarop aan.

Conclusie

E-facturatie heeft veel voordelen, maar de beveiliging van e-facturatie mag niet onderschat worden. In een tijdperk waarin digitale bedrijfsprocessen de norm zijn geworden, is het optimaliseren van de beveiliging van e-facturatie niet alleen een verantwoordelijkheid, maar ook een strategische keuze. Door de juiste aanpak te hanteren, geniet je van de voordelen van e-facturatie terwijl je tegelijkertijd de veiligheid en integriteit van je bedrijfsgegevens waarborgt.

Neem de stap naar een vereenvoudigde brandstofadministratie met digitale facturen en download het whitepaper vandaag nog. Deze whitepaper bevat:

• Tijd en geld besparen met digitale facturen
• Wat is Peppol en hoe gebruik je dat?
• Vijf voordelen van digitale facturen
• Peppol in de praktijk & verwerking in Exact Online