Grootboekrekening: wat is het en waarom gebruik je het?
Als je zelf de boekhouding doet, ben je ongetwijfeld het woord ‘grootboekrekening’ al eens tegenkomen. Maar wat is zo’n grootboekrekening precies en waarom heb je het nodig? We vertellen je alles over de grootboekrekening en haar codes, en geven van een grootboekrekening een voorbeeld om het te verduidelijken.
Wat is een grootboek?
Een grootboek is een verzameling van grootboekrekeningen. Dat zijn rekeningen waarin alle financiële transacties van je onderneming worden vastgelegd. Het grootboek wordt ook wel gezien als het centrale punt waarin gegevens over inkomsten, uitgaven, activa en passiva (kruisposten vormen een belangrijk onderdeel) worden geregistreerd. Door middel van het grootboek en de bijhorende grootboekrekeningen kun je als ondernemer de financiële situatie van de je onderneming op ieder moment inzichtelijk maken en analyseren.
Naast de grootboekrekening bestaat er ook het grootboekrekeningschema. Het grootboekrekeningschema is een lijst van alle grootboekrekeningen die worden gebruikt om de transacties van je onderneming vast te leggen en te categoriseren. Vaak wordt het schema opgesteld aan de hand van de behoeften van je onderneming, de aard van de bedrijfsactiviteiten en de grootte van je bedrijf.
Hoe stel je zelf een grootboekrekeningschema op?
Zelf een grootboekrekeningschema opstellen, kan een complexe en tijdrovende taak zijn. Je moet namelijk met een aantal zaken rekening houden. Om te beginnen, identificeer je alle financiële transacties. Daarna ga je deze transacties categoriseren en een grootboekrekening toewijzen aan elke categorie. Houd in je achterhoofd dat een grootboekrekeningschema gestructureerd en eenvoudig moet zijn. Zo kun je het gemakkelijk implementeren in de boekhouding. Daarnaast moet het schema voor de grootboekrekening voldoen aan alle wettelijke en fiscale vereisten.
Het grootste voordeel van een schema voor de grootboekrekening? Je kunt op een gemakkelijke manier de financiële gegevens vastleggen en rapporteren. Benieuwd wat Exact voor jou kan betekenen bij het opstellen van een grootboekrekeningschema? Vraag een proefabonnement aan.
Wat hebben de grootboekrekening en codes met elkaar te maken?
Zodra een grootboekrekening wordt opgesteld, krijgt deze een unieke code. Deze code wordt gebruikt om transacties die aan een bepaalde rekening zijn gekoppeld te identificeren en bij te houden. De codes voor grootboekrekeningen worden vaak opgenomen in het grootboekschema. Dankzij de codes die zijn gekoppeld aan elke grootboekrekening kunnen transacties snel en nauwkeurig worden vastgelegd en geanalyseerd. Op deze manier kun je gemakkelijk de financiële situatie van je onderneming inzichtelijk maken en op basis van deze cijfers de juiste beslissingen nemen.
De grootboekrekening: een voorbeeld
Om je verder op weg te helpen, verduidelijken we de theorie met een voorbeeld van een grootboekrekening. Er zijn veel verschillende soorten grootboekrekeningen; een ervan is de ‘bankrekening’. De grootboekrekening ‘bankrekening’ registreert alle transacties die in verband worden gebracht met je onderneming. Denk aan stortingen, opnames en bankkosten. Zodra er een transactie binnenkomt die verbonden is aan deze rekening, wordt de datum, het bedrag en een beschrijving vastgelegd. Zo kun je deze informatie later makkelijk terugvinden voor bijvoorbeeld rapportage en analyse.
De grootboekrekening ‘bankrekening’ speelt een belangrijke rol bij het beheren van de cashflow en controleren van eventuele afwijkingen of onregelmatigheden in de transacties van je bedrijf. Daarnaast is de ‘bankrekening’ ook belangrijk voor het opstellen van onder andere de winst- en verliesrekening en de balans.
Maak grootboekrekeningen eenvoudig met software
Dankzij boekhoudsoftware wordt het opstellen van een grootboekrekening een fluitje van een cent. Met de software kun je eenvoudig verschillende soorten rekeningen aanmaken en categoriseren. Daarnaast is het mogelijk om grootboekrekeningen te koppelen aan specifieke boekingsposten, waardoor de boekhouding nauwkeuriger en transparanter wordt.
Grootboekrekening in de boekhouding: zelf doen of niet?
Nu je alles weet over de grootboekrekening en een voorbeeld hebt gelezen van een grootboekrekening, is het goed om eens na te denken over hoe je het gaat aanpakken. Ga je zelf handmatig het grootboek opstellen? Of ga je aan de slag met een boekhoudprogramma? Zoals hierboven al gezegd, neemt een boekhoudprogramma de taken voor je uit handen en wordt het proces van grootboekrekeningen opstellen aanzienlijk makkelijker. Wil je weten hoe wij je hierbij kunnen helpen? Onze experts staan voor je klaar.
- Een rekeningschema is een gestructureerde lijst van alle rekeningen die worden gebruikt in je boekhoudsysteem. Een rekeningschema helpt je om inzicht te krijgen in de financiële transacties van je organisatie. Een typisch rekeningschema bestaat uit een lijst van grootboekrekeningen, die elk een specifieke categorie van financiële transacties vertegenwoordigen, zoals de kasrekening, bankrekening, debiteuren en crediteuren. Een rekeningschema is belangrijk omdat het zorgt voor een gestructureerde en consistente manier om financiële transacties bij te houden.