Inkoopboek: wat is het en houd je het bij?
Als ondernemer verkoop je niet alleen goederen of diensten, je doet zelf ook aankopen. Dat betekent dat je inkoopfacturen moet inboeken en bewaren in een inkoopboek. Wat is een inkoopboek precies en hoe stel je het op? We leggen het je uit en geven een voorbeeld van een inkoopboek.
Wat is een inkoopboek?
De vraag ‘wat is een inkoopboek’ is eigenlijk heel eenvoudig te beantwoorden: het is een boek waarin je alle inkoopfacturen bijhoudt. Een inkoopboek geeft een zicht op de inkooptransacties die een onderneming heeft gedaan gedurende een bepaalde periode.
Wat is dan het doel van een inkoopboek? Wel, het inkoopboek biedt in de eerste plaats een overzicht van alle inkomende facturen. Daarnaast geeft het ook de mogelijkheid om de inkoopboeking te checken op juistheid en volledigheid, en of ze overeenkomen met de gemaakte afspraken. Een inkoopboek bijhouden is trouwens verplicht: het vormt de basis voor de btw-aangifte en het wordt gebruikt bij eventuele controles door de Belastingdienst.
Waarom is een inkoopboek belangrijk?
Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is om een inkoopboek bij te houden:
- Het zorgt voor duidelijkheid: je kunt snel en efficiënt de financiële positie van je onderneming inzien en beslissingen nemen op basis van deze gegevens.
- Fiscale verplichting: je bent verplicht om een overzicht te hebben van alle inkomende inkoopboekingen zodat je deze kan voorleggen aan de Belastingdienst.
- Mogelijkheid tot aftrekken van btw: als je een inkoopboek bijhoudt, ben je als ondernemer in staat de btw die je hebt betaald over de inkomende facturen af te trekken van de btw die je moet afdragen over je omzet. Op deze manier kun je kosten besparen.
Een inkoopboek opmaken: een voorbeeld
Aan de hand van een voorbeeld van een inkoopboek laten we zien hoe je deze opstelt:
| Datum | Leverancier | Factuurnummer | Omschrijving | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| 1-1-2023 | Zoon & Zoon | 12345 | Vloerbedekking | €500,- |
| 5-1-2023 | De Meubelmaker | 67890 | Bureau + stoel | €750,- |
| 10-1-2023 | Jansen en co. | 13579 | Verf | €200,- |
| 17-1-2023 | Vermeulen b.v. | 24680 | Rolgordijnen | €325,- |
Zoals je in dit inkoopboek als voorbeeld kunt zien, registreer je de datum van de aankoop, de leverancier, het factuurnummer, de omschrijving van goederen of diensten en het bedrag.
Automatiseer je inkoopboekingen
Je kunt ervoor kiezen om elke inkoopboeking bij te houden in Excel. Je voert dan alles manueel in. Dat kan best tijdrovend zijn. Een boekhoudprogramma maakt het je gemakkelijker om een inkoopboeking in te voeren. De software kan onder andere gegevens uit verschillende bronnen verzamelen, automatisch berekeningen uitvoeren en rapporten genereren. Daarnaast kan de software beschrijvingen toevoegen, de betalingsstatus van facturen bijhouden en kosten toewijzen aan specifieke afdelingen of projecten.
Kortom, een boekhoudprogramma maakt het proces van inkoopboekingen soepeler. Exact kan je hierbij helpen. Klik hier voor meer informatie over onze boekhoudsoftware.