Boekhouding in de e-commerce: hoe begin je eraan?
In de e-commerce is het hard knokken voor je plaats op de markt. Als eigenaar van een webshop steek je dan ook liefst je tijd zo veel mogelijk in je kerntaak en wil je je zo min mogelijk bezighouden met de boekhouding. En toch moet het, want elk jaar opnieuw verwacht de Belastingdienst jouw aangifte. Hoe pak je de boekhouding van je webshop aan?
Doe je de boekhouding van je webshop zelf of stuur je alles naar de boekhouder?
Of je zelf aan de slag gaat met de boekhouding van je webshop of de hele administratie in handen van je boekhouder laat, hangt van een aantal zaken af. Heb je bijvoorbeeld al ervaring met boekhouden in e-commerce? Wat is jouw budget voor de boekhouding van je webshop? En hoe groot is je e-commercezaak?
Kennis van boekhouden? Doe het zelf!
Heb je een kleine webshop of heb je verstand van boekhouden, dan kun je de boekhouding van je webshop zelf bijhouden. Een boekhoudprogramma voor webshops kan je hierbij helpen. Zo’n handige tool maakt de meeste taken gemakkelijker en automatiseert een heleboel andere. Je krijgt bovendien altijd en overal inzicht in je geldstromen, zo ben je altijd mee met de boekhouding van je webshop.
Geen kennis van boekhouding in e-commerce? Vraag hulp!
Niet iedereen in e-commerce heeft kennis van boekhouding — en dat is helemaal niet erg.
Is boekhouden niet je sterkste punt? Dan kan je de boekhouding van je webshop uitbesteden aan een accountant of boekhouder. Je administratie uitbesteden is natuurlijk duurder dan het zelf doen, maar met een boekhoudpakket kun je eenvoudig samenwerken met je boekhouder. Zo hoef je niet alle taken uit te besteden en bespaar je kosten.
E-commerce en boekhouding: hoe zit dat nu precies?
De Belastingdienst legt een aantal eisen op waar elk bedrijf aan moet voldoen. Zo moet elke onderneming in alle sectoren haar administratie en andere relevante bestanden zeven jaar bewaren — dat geldt dus ook voor de boekhouding in e-commerce. Ook moet je ieder kwartaal btw-aangifte doen. Maar waar moet de boekhouding eigenlijk aan voldoen? We zetten het op een rijtje.
Bewaarplicht
Als je een webshop hebt, is de kans groot dat het aantal facturen dat je verstuurt en ontvangt in rap tempo oploopt. Het is daarom belangrijk om de boekhouding van je e-commerceplatform goed op orde te hebben — niet in het minst op vlak van wettelijke richtlijnen. Net zoals in andere sectoren geldt in e-commerce dat je de boekhouding zeven jaar lang bewaart. Een boekhoudprogramma is hiervoor een goede oplossing: het bewaart de gegevens op een veilige plek.
De btw-aangifte
Je bent als webshop verplicht om btw-aangifte te doen. Je geeft dan aan hoeveel inkomsten je hebt ontvangen, maar ook hoeveel uitgaven je hebt gedaan voor je e-commerceplatform (aangifte omzetbelasting). Ook moet je elk jaar je aangifte inkomstenbelasting inleveren.
Wil je meer weten over de btw-aangifte? In deze blog leggen we uit hoe je als ondernemer btw-aangifte doet binnen Exact Online.
Automatiseren
In e-commerce stapelt het aantal documenten in de boekhouding snel op. Houd je inkoopadministratie handmatig bij, dan ben je veel tijd kwijt aan het verwerken van digitale en papieren facturen, bonnetjes en contracten. Zonde, want deze tijd kan je beter investeren in je webshop. Daarnaast is de kans groot dat je een fout maakt. Met een boekhoudprogramma voor webshops voorkom je dit en worden veel handelingen geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan het scannen van bonnetjes.
Welke software past bij je webshop?
Heb je besloten om de boekhouding van je e-commercezaak online te doen? Dan is het belangrijk om te bepalen welke software het beste bij je webshop past. Denk vooraf al eens na over wat je precies verwacht van een boekhoudprogramma. Voor webshops is het bijvoorbeeld belangrijk dat de tool:
- Een goede koppeling maakt met je webshop
- Een groot aantal transacties kan verwerken
- Buitenlandse valuta accepteert
Je webshop koppelen aan je boekhouding
Nu je een boekhoudpakket hebt gekozen, is het tijd om het systeem te koppelen aan je webshop. Dankzij deze koppeling worden verkooptransacties en facturen automatisch aangemaakt, inclusief de verwerking van de btw, verzendkosten en kortingen. Handig, want zo bespaar je veel tijd en worden alle gegevens op één plek verzameld. Met Exact Online Boekhouden maak je eenvoudig de koppeling met je webshop.
Meer weten over onze boekhoudsoftware? Bekijk onze demo of probeer 30 dagen gratis.