Van maaltijdbox-start-up tot datagedreven groeibedrijf: hoe Foodbag haar financiële administratie futureproof maakt.

Als ambitieuze uitdager in de Belgische foodmarkt: zo begon Foodbag in 2014. Vandaag zet het snelgroeiende foodtechbedrijf wekelijks zo’n 120.000 verse maaltijden bij klanten op tafel via de populaire maaltijdboxformule.

Die groei vroeg om meer dan alleen operationele efficiëntie. Ook de financiële organisatie moest evolueren. “Als je sneller wilt beslissen en bijsturen, heb je realtime inzicht nodig”, zegt Caroline Van Hese, Head of Finance & Data bij Smartmat, het moederbedrijf achter Foodbag en Foodprepper. De overstap naar Exact Online Boekhouden Premium was daarin een belangrijk kantelpunt.

Eén ecosysteem voor twee bedrijven

Caroline schetst het ecosysteem waarbinnen Foodbag, Foodprepper en Smartmat actief zijn. “Smartmat bundelt twee complementaire concepten. Foodbag is een verse maaltijdbox met lokale ingrediënten en een breed assortiment recepten, vooral gericht op het avondmaal. Foodprepper is de snelle maaltijdbox voor elk moment van de dag: kant-en-klaar of klaar te maken in maximaal vijftien minuten. Samen bereiken we een brede doelgroep: van hobbykoks tot drukke professionals die snel maar gezond willen eten.”

Die diversiteit vertaalt zich ook in de organisatie. Caroline: “Smartmat telt vandaag zestig vaste medewerkers en werkt met zo’n tweehonderd chauffeurs, vaak gepensioneerden die als flexi-jobber instappen. Financieel betekent dat meerdere administraties en veel kleine transacties. Automatisering is daardoor geen luxe, maar een absolute noodzaak.”

Van versnipperde tools naar één geïntegreerd platform

Vóór de overstap naar Exact Online Boekhouden Premium werkte Smartmat met verschillende boekhoud- en rapporteringstools. Dat werkte aanvankelijk prima, maar was niet efficiënt en niet schaalbaar genoeg voor een groeiende organisatie.

Andere redenen voor de overstap waren meer automatisatie, minder manueel werk en beter kunnen sturen op data. Caroline: “De integratiemogelijkheden gaven de doorslag. Als B2C-speler met grote volumes kleine facturen was de koppeling met Salesforce cruciaal. Waar dagontvangsten vroeger manueel geboekt en gecontroleerd werden, verloopt dat proces nu grotendeels automatisch.”

Realtime rapportering als motor voor betere beslissingen

Een andere grote verandering zit in de rapportering. Exact Online Boekhouden Premium brengt boekhouding en rapportering samen in één cloudplatform, waardoor cijfers continu up-to-date zijn. “We zien in realtime welke financiële documenten binnenkomen, hoe ze geboekt worden en wat dat betekent voor onze cashpositie, balans en resultatenrekening”, zegt Caroline. “Waar onze managementrapportering vroeger gemiddeld vier uur per maand kostte, gebeurt dat vandaag in een kwartier. Die tijdswinst heeft een directe impact op de rol van ons financeteam. In plaats van cijfers te verzamelen en te consolideren, verschuift de focus naar analyse en interpretatie. Welke marges staan onder druk? Waar kunnen processen efficiënter worden ingericht? Dat bespreken we nu sneller én frequenter met het management.”

Daarnaast blijft flexibiliteit belangrijk. “De Premium-editie van Exact Online laat toe om eenvoudig rapporten naar Excel te exporteren en te koppelen met Power BI. Zo kan data ook buiten het boekhoudpakket verder geanalyseerd worden. Dat past volledig bij de datagedreven manier van werken die Smartmat nastreeft.”

Snellere afsluitingen en meer ruimte voor analyse

Ook de afsluitingen verlopen efficiënter. Caroline licht toe: “Dankzij een verregaande automatisatie van aankoopfacturen, bankverrichtingen en dagontvangsten, zien we binnen onze boekhoudafdeling minder manuele correcties. Dat verkort de closing en verlaagt de werkdruk. De vrijgekomen tijd zetten we in voor analytische taken en procesoptimalisatie. Denk aan een striktere opvolging van wanbetalers of het verfijnen van onze interne Salesforce-processen.”

Gebruiksvriendelijkheid en change management

De implementatie van Exact Online Boekhouden Premium gebeurde samen met een externe implementatiepartner, die extra dimensies en flexibele velden configureerde. “Ons financeteam volgde een tweedaagse opleiding om de belangrijkste functionaliteiten onder de knie te krijgen”, zegt Caroline. “Er is uiteraard een leercurve, maar de gebruiksvriendelijkheid beperkt die tot een minimum. Onze medewerkers kunnen snel aan de slag zonder lange inwerkperiode.”

Volgens Caroline is change management minstens even belangrijk als technologie. “Door het financeteam vanaf het begin te betrekken, konden we knelpunten meteen aanpakken en ontstond er echt draagvlak voor automatisering. Ook het hoger management betrokken we actief bij onze digitaliseringskeuzes, onder meer vanuit compliance-oogpunt en met het oog op toekomstige groei.”

Klaar voor verdere groei en digitalisering

Vandaag beschikt Smartmat over een kostenefficiënt, betrouwbaar en schaalbaar platform dat meegroeit met de organisatie. Dankzij ingebouwde bankconnecties, Peppol-integratie en ondersteuning van meerdere administraties is het bedrijf klaar voor verdere expansie en strengere digitale verplichtingen.

Voor groeibedrijven onderlijnt het verhaal van Foodbag vooral dit: wie op data wil sturen en haar financiële teams ruimte wil geven voor écht waardevol werk, kan niet zonder doorgedreven automatisering.