Debiteurenbeheer: pak het aan met deze 5 tips

Ondernemers krijgen er dagelijks mee te maken: facturen die niet binnen de betalingstermijn betaald worden. Een groot deel van alle facturen die in België verstuurd worden, worden zelfs helemaal niet betaald. Heel vervelend, want dat kost ondernemers veel geld. Met een goed debiteurenbeheer kun je het probleem gelukkig goed de kop indrukken. Wij geven je 5 tips die ervoor zorgen dat jouw klanten wél op tijd betalen.

Wat is debiteurenbeheer?

Voordat we onze tips delen, leggen we je eerst een en ander uit. Want wat is debiteurenbeheer eigenlijk? Onder debiteurenbeheer valt alles wat je als bedrijf doet om ervoor te zorgen dat je klanten hun rekeningen betalen: van het vooraf checken of je klanten wel kredietwaardig zijn tot het inschakelen van een incassobureau wanneer een betaling uitblijft – en natuurlijk alle stappen daartussen.

Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk?

Staat je debiteurenbeheer niet goed op poten, dan kan dat negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf. Het beïnvloedt je cashflow want doordat je facturen niet betaald worden, is je inkomende geldstroom lager dan verwacht. Als dat één keer met een factuur gebeurt, is dat natuurlijk geen ramp. Maar gebeurt dat structureel, dan kan dat zorgen voor grote problemen. Je moet immers je eigen binnenkomende facturen ook ergens van betalen.

In ernstige gevallen kan een slecht debiteurenbeheer zelfs leiden tot faillissement. Dat klinkt misschien als een ver-van-mijn-bed-show, maar ieder jaar weer is het de reden waarom een flink aantal bedrijven de deuren moet sluiten. Neem debiteurenbeheer dus serieus.

Tips voor een goed debiteurenbeheer

Dat debiteurenbeheer belangrijk is, is dus wel duidelijk. Maar hoe zorg je nu voor een goed debiteurenbeheer? Hieronder vind je onze tips. 

1. Leg afspraken vast

Heb je een bepaalde afspraak gemaakt met een klant over de betalingstermijn? Leg dat dan vast en communiceer de betalingsvoorwaarden via je algemene voorwaarden. Vermeld ze ook op je factuur. Daar heb je later profijt van en je voorkomt zo een hoop kopzorgen.

2. Factureer op de juiste manier

Zorg ervoor dat je factureert zoals je klant dat wil. Wil je klant een getekende urenstaat zien of een aankoopnummer? Stuur je factuur dan direct op de juiste manier op via de post of e-mail. Is je klant al overgestapt op elektronisch factureren? Stuur dan een elektronische factuur. Door het je klant zo makkelijk mogelijk te maken, is de kans groot dat je factuur eerder betaald wordt. 

Wil je zeker zijn of je factuur is aangekomen? Bel je klant even op en vraag of de factuur op de juiste wijze is aangeleverd. Dat scheelt al snel een paar dagen binnen de betalingstermijn.

3. Zorg voor een overzicht van je openstaande facturen

Pas tien dagen nadat je factuur betaald had moeten zijn, kom je erachter dat je geld nog niet binnen is. Dat is echt spijtig. Die tien dagen had je ook kunnen gebruiken om erachter te komen waarom je klant niet betaald heeft. Misschien is het maar een kleine aanpassing waardoor je factuur inmiddels al betaald had kunnen zijn. We snappen dat je jouw klanten niet na een dag te laat al wilt bestoken met vragen over de betaling van je factuur, maar het is je volste recht. Je klant is immers degene die zich niet aan de afspraak houdt. 

4. Maak een plan en volg dat op

Stel voor jezelf een plan op om het debiteurenbeheer te voeren op een manier die goed voelt voor jou. Bijvoorbeeld na drie dagen een herinnering, na acht dagen een telefoontje enz. Hoe sneller je het debiteurenbeheer voert, hoe eerder je resultaat bereikt. Hou er wel rekening mee dat debiteurenbeheer in België verbonden is aan bepaalde regels. 

Het is overigens niet alleen belangrijk dat je die punten altijd opvolgt, maar ook dat je ze vastlegt. Het is gemakkelijk om een klant te bellen en hem op zijn woord te geloven dat hij volgende week betaalt. Als de klant zijn belofte echter niet nakomt en je niks officieel op papier hebt, dan heb je geen (goede) basis om een mogelijk incassodossier te openen.

5. Automatiseer je debiteurenbeheer

Wilt je jouw debiteurenbeheer echt goed op orde hebben, dan is het aan te raden om het te automatiseren met behulp van een boekhoudprogramma. Daarmee kun je namelijk niet alleen eenvoudig facturen maken en versturen, maar ook een facturatiecyclus instellen. Dat houdt in dat de tool op basis van je voorkeuren automatisch betalingsherinneringen verstuurt wanneer een klant na een x-aantal dagen je factuur nog niet betaald heeft. En wordt een factuur toch niet betaald binnen de betaaltermijn, dan krijg je een seintje. Zo heb je altijd een goed inzicht in de stand van zaken en verlies je minder tijd aan je debiteurenbeheer.