Debiteurenbeheer: pak het aan met deze 5 tips

Wist je dat ongeveer een kwart van de Belgische faillissementen ontstaat door een slecht debiteurenbeheer? Gelukkig kan je dat voorkomen. Goed debiteurenbeheer voorkomt namelijk dat klanten niet of niet op tijd, betalen en zorgt voor een gezonde cashflow en minder stress achteraf. Hieronder lees je wat debiteurenbeheer is en waarom het zo belangrijk is.

Wat is debiteurenbeheer?

Onder debiteurenbeheer valt alles wat je als bedrijf doet om ervoor te zorgen dat je  klanten hun rekeningen betalen: van het vooraf checken of je klanten wel  kredietwaardig zijn tot het inschakelen van een incassobureau  wanneer een  betaling uitblijft – en natuurlijk alle stappen daartussen.

Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk?

Heb je geen goed debiteurenbeheer dan kan dat negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf. Het beïnvloedt je cashflow want doordat je facturen niet betaald worden, is je inkomende geldstroom lager dan verwacht. Als dat één keer met een factuur gebeurt, is dat natuurlijk geen ramp. Maar gebeurt dat structureel, dan kan dat zorgen voor grote problemen. Je moet immers je eigen binnenkomende facturen ook ergens van betalen.

In ernstige gevallen kan een slecht debiteurenbeheer zelfs leiden tot faillissement. Neem debiteurenbeheer dus serieus.

5 tips voor een goed debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is belangrijk. Het betekent dat je inzicht en controle hebt over je openstaande facturen en tijdig kan reageren. Lees hieronder 5 tips voor goed debiteurenbeheer.

1. Leg afspraken vast

Heb je een bepaalde afspraak gemaakt met een klant over de betalingstermijn? Leg dat dan vast en communiceer de betalingsvoorwaarden via je algemene voorwaarden. Vermeld ze ook op je factuur. Daar heb je later profijt van en je voorkomt zo een hoop kopzorgen.

2. Factureer op de juiste manier

Zorg ervoor dat je factureert zoals je klant dat wil. Wil je klant een getekende urenstaat zien of een aankoopnummer? Stuur je factuur dan direct op de juiste manier op via de post of e-mail. Is je klant al overgestapt op elektronisch factureren? Stuur dan een elektronische factuur. Door het je klant zo makkelijk mogelijk te maken, is de kans groot dat je factuur eerder betaald wordt. Wil je zeker zijn of je factuur is aangekomen? Bel je klant even op en vraag of de factuur op de juiste wijze is aangeleverd. Dat scheelt al snel een paar dagen binnen de betalingstermijn.

3. Zorg voor een overzicht van je openstaande facturen

Is de factuur niet binnen de betalingstermijn betaald? Stuur dan een betalingsherinnering. Na een eerste herinneringsbrief hebben klanten 14 dagen de tijd om te betalen. Zorg ervoor dat je een goed overzicht houdt van je betaalde en niet betaalde facturen, zodat je betalingsherinneringen ook tijdig kan versturen.

4. Maak een plan en volg dat op

Stel voor jezelf een plan op om het debiteurenbeheer te voeren op een manier die goed voelt voor jou. Bijvoorbeeld na drie dagen een herinnering, na acht dagen een telefoontje enz. Hou er wel rekening mee dat debiteurenbeheer in België verbonden is aan bepaalde regels. 

Het is overigens niet alleen belangrijk dat je die punten altijd opvolgt, maar ook dat je ze vastlegt. Het is gemakkelijk om een klant te bellen en hem op zijn woord te geloven dat hij volgende week betaalt. Als de klant zijn belofte echter niet nakomt en je niks officieel op papier hebt, dan heb je geen (goede) basis om een mogelijk incassodossier te openen.

5. Automatiseer je debiteurenbeheer

Wilt je jouw debiteurenbeheer echt goed op orde hebben, dan is het aan te raden om het te automatiseren met behulp van een boekhoudprogramma. Daarmee kun je namelijk niet alleen eenvoudig facturen maken en versturen, maar ook je facturatieproces automatiseren. Dat houdt in dat de tool op basis van je voorkeuren automatisch betalingsherinneringen verstuurt wanneer een klant na een vooraf ingegeven aantal dagen je factuur nog niet betaald heeft. En wordt een factuur toch niet betaald binnen de betaaltermijn, dan krijg je een seintje. Zo heb je altijd een goed inzicht in de stand van zaken en verlies je minder tijd aan je debiteurenbeheer.