Financieel

5 tips voor een goed debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer
Ondernemers krijgen er dagelijks mee te makenfacturen die niet binnen de betalingstermijn betaald worden. Een groot deel van alle facturen die in België verstuurd wordenworden zelfs helemaal niet betaald. Heel vervelend, want dat kost ondernemers veel geld. Met een goed debiteurenbeheer kunt u het probleem gelukkig goed de kop indrukken. Wij geven u 5 tips die ervoor zorgen dat uw klanten wél op tijd betalen.

Wat is debiteurenbeheer?

Voordat we onze tips delenleggen we u eerst een en ander uit. Want wat is debiteurenbeheer eigenlijk? Onder debiteurenbeheer valt alles wat u als bedrijf doet om ervoor te zorgen dat uw klanten hun rekeningen betalen: van het vooraf checken of uw klanten wel kredietwaardig zijn tot het inschakelen van een incassobureau wanneer een betaling uitblijft – en natuurlijk alle stappen daartussen.

Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk?

Staat uw debiteurenbeheer niet goed op poten, dan kan dat negatieve gevolgen hebben voor uw bedrijf. Het beïnvloedt uw cashflow want doordat uw facturen niet betaald worden, is uw inkomende geldstroom lager dan verwacht. Als dat één keer met een factuur gebeurt, is dat natuurlijk geen ramp. Maar gebeurt dat structureel, dan kan dat zorgen voor grote problemen. U moet immers uw eigen binnenkomende facturen ook ergens van betalen.

In ernstige gevallen kan een slecht debiteurenbeheer zelfs leiden tot faillissement. Dat klinkt misschien als een ver-van-mijn-bed-show, maar ieder jaar weer is het de reden waarom een flink aantal bedrijven de deuren moet sluiten. Neem debiteurenbeheer dus serieus.

Tips voor een goed debiteurenbeheer

Dat debiteurenbeheer belangrijk is, is dus wel duidelijk. Maar hoe zorgt u nu voor een goed debiteurenbeheer? Hieronder vindt u onze tips. 

1. Leg afspraken vast

Heeft u een bepaalde afspraak gemaakt met een klant over de betalingstermijn? Leg dat dan vast en communiceer de betalingsvoorwaarden via uw algemene voorwaarden. Vermeld ze ook op uw factuur. Daar heeft u later profijt van en u voorkomt zo een hoop kopzorgen.

2. Factureer op de juiste manier

Zorg ervoor dat u factureert zoals uw klant dat wil. Wil uw klant een getekende urenstaat zien of een aankoopnummer? Stuur uw factuur dan direct op de juiste manier op via de post of e-mail. Is uw klant al overgestapt op elektronisch factureren? Stuur dan een elektronische factuur. Door het uw klant zo makkelijk mogelijk te maken, is de kans groot dat uw factuur eerder betaald wordt. 

Wilt u zeker zijn of uw factuur is aangekomen? Bel uw klant even op en vraag of de factuur op de juiste wijze is aangeleverd. Dat scheelt al snel een paar dagen binnen de betalingstermijn.

3. Zorg voor een overzicht van uw openstaande facturen

Pas tien dagen nadat uw factuur betaald had moeten zijn, komt u erachter dat uw geld nog niet binnen is. Dat is echt spijtig. Die tien dagen had u ook kunnen gebruiken om erachter te komen waarom uw klant niet betaald heeft. Misschien is het maar een kleine aanpassing waardoor uw factuur inmiddels al betaald had kunnen zijn. We snappen dat u uw klanten niet na een dag te laat al wilt bestoken met vragen over de betaling van uw factuur, maar het is uw volste recht. Uw klant is immers degene die zich niet aan de afspraak houdt. 

4. Maak een plan en volg dat op

Stel voor uzelf een plan op om het debiteurenbeheer te voeren op een manier die goed voelt voor u. Bijvoorbeeld na drie dagen een herinnering, na acht dagen een telefoontje enz. Hoe sneller u het debiteurenbeheer voert, hoe eerder u resultaat bereikt. Hou er wel rekening mee dat debiteurenbeheer in België verbonden is aan bepaalde regels. 

Het is overigens niet alleen belangrijk dat u die punten altijd opvolgt, maar ook dat u ze vastlegt. Het is gemakkelijk om een klant te bellen en hem op zijn woord te geloven dat hij volgende week betaalt. Als de klant zijn belofte echter niet nakomt en u niks officieel op papier heeft, dan heeft u geen (goede) basis om een mogelijk incassodossier te openen.

5. Automatiseer uw debiteurenbeheer

Wilt u uw debiteurenbeheer echt goed op orde hebben, dan is het aan te raden om het te automatiseren met behulp van een boekhoudprogramma. Daarmee kunt u namelijk niet alleen eenvoudig facturen maken en versturen, maar ook een facturatiecyclus instellen. Dat houdt in dat de tool op basis van uw voorkeuren automatisch betalingsherinneringen verstuurt wanneer een klant na een x-aantal dagen uw factuur nog niet betaald heeft. En wordt een factuur toch niet betaald binnen de betaaltermijn, dan krijgt u een seintje. Zo heeft u altijd een goed inzicht in de stand van zaken en verliest u minder tijd aan uw debiteurenbeheer.
BE Select your country