Financieel
Dit zijn dé 3 trends in de IT-dienstverlening
Geschreven door Anouk Straver
“Klanten en medewerkers zijn het inmiddels gewend om op afstand te werken. IT-dienstverleners zullen hun processen daarop moeten afstemmen”, volgens Thijs Boeser, Consultancy Director bij Exact. Door de coronacrisis kwam de digitalisering bij IT-dienstverleners in een stroomversnellling terecht. Naast het werken in de cloud zijn er binnen digitalisering nog andere trends die je niet mag missen. Wij zetten ze hier voor je op een rij.
Trend 1: Flexibel werken: alles in de cloud
Maar liefst 45% van de kmo's vindt dat hun IT-omgeving flexibeler moet worden, zodat ze sneller veranderingen kunnen doorvoeren. Dat blijkt uit de Exact KMO Barometer (2021). Sinds de coronacrisis beseffen IT-dienstverleners meer dan ooit dat processen flexibel moeten zijn.
Waar consultants vroeger elke dag naar hun klanten reden om hen te ondersteunen bij de software, werden ze door de coronapandemie gedwongen om hun diensten vanop afstand te verlenen. Notities, de projectvoortgang en klantinformatie: consultants die extern werken, hebben die gegevens absoluut nodig om te kunnen blijven werken. IT-dienstverleners die hun medewerkers die informatie niet kunnen leveren, lopen het risico efficiëntie en de controle over dynamische projectomgevingen te verliezen.
"Consultants die extern werken moeten altijd en overal toegang en inzicht hebben in de lopende projecten en ze kunnen bijwerken. Denk bijvoorbeeld aan rapportering en de verwerking van uren. Het liefst zonder afhankelijk te zijn van een VPN-verbinding."
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
Steeds meer IT-dienstverleners kiezen ervoor om te werken in de cloud. Consultants zijn niet meer gebonden aan een vaste tijd of plaats om hun werk uit te voeren. Het enige wat ze nodig hebben, is een goed werkende internetverbinding. Bovendien wordt samenwerken een stuk gemakkelijker, omdat projecten en bestanden altijd en overal voor iedereen toegankelijk zijn op één centrale plek.
“Door het gebruik van digitale systemen konden onze consultants tijdens de coronacrisis direct vanaf hun laptop en mobiele toestellen hun gewerkte uren registreren. Wij hadden een realtime overzicht via de dashboards.”
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
Trend 2: Eén systeem = meer inzicht
“In één systeem vind ik antwoord op al mijn vragen.” Van planning en factureerbare uren tot de financiële administratie: steeds meer IT-dienstverleners werken niet meer met losse systemen, maar integreren alles in één systeem.
Gewerkte uren bijhouden in een Excel-bestand, de klantinformatie updaten in een portal en voor de planning even kijken in een speciale projectmanagementtool: het bijhouden van de projectinformatie en de administratie op verschillende plekken is niet alleen veel gedoe voor een consultant, maar leidt ook sneller tot fouten.
Digitalisering biedt uitkomst. Moderne software maakt het mogelijk om projectmanagementtools voor het bijhouden van de planning, het aantal uren, de projecten én je operationele- en financiële processen aan elkaar te koppelen. Wil je bijvoorbeeld snel je PSA (professional service automation)-situatie bekijken én weten hoe je er financieel voorstaat? Met slimme software genereer je voor elke vraag met één klik op de knop rapporten en kan je dat direct verantwoorden aan het management.
Kortom, IT-dienstverleners kunnen zich heel wat tijd en gedoe besparen door slimme financiële software te koppelen aan hun projectmanagementtools. En even belangrijk: je hebt alle nodige informatie bij de hand, op één plaats.
“We kunnen voor ad hoc rapporten direct de juiste overzichten uit de software halen. Dat maakt het zo aangenaam om met één systeem te werken.“
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
Trend 3: Stuurinformatie: nieuwe software geeft je zicht op de toekomst
Hoeveel uren werden er per project besteed? Hoe rendabel zijn de projecten? Wat was de grootste kostenpost deze maand? Stuurinformatie is belangrijker dan ooit voor IT-dienstverleners: het helpt hen om projecten succesvol af te ronden en de juiste beslissingen te nemen voor de toekomst.
Voor IT-dienstverleners kan het aantal projecten per periode enorm schommelen. Om de juiste capaciteit op elk project te waarborgen, is inzicht in de totale werkvoorraad en backlog van projecten essentieel. Hoewel je zou denken dat elke IT-dienstverlener die gegevens in orde heeft, ontbreekt bij veel dienstverleners die stuurinformatie omdat het nog wordt geregeld op papier of in Excel.
“Die organisaties lopen het risico de controle over projecten, budgetten en efficiënt gebruik van de beschikbare capaciteit te verliezen, met een enorme impact op de marge en efficiëntie van de organisatie tot gevolg.”
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
IT-dienstverleners die deze processen digitaliseren met projectmanagementsoftware zien direct welke projecttermijnen nog gefactureerd moeten worden, hebben direct inzicht in de terugkerende omzet en verwachte groei en zien in één oogopslag de banksaldo’s, aankopen en verkopen. Zo weet je precies hoe jouw organisatie ervoor staat en neem je eenvoudig de beste beslissingen voor morgen.
Over Exact
Exact is de marktleider in business software in de Benelux. De software van Exact helpt IT-dienstverleners al jarenlang bij het slimmer digitaliseren van onder andere hun tijd- en projectadministratie, waardoor ze heel wat tijd en geld besparen.
