Ondernemen
Een factuur maken: hoe moet dat? [+ factuureisen]
Zodra je eerste klus is afgerond, is het zo ver: je kunt je eerste factuur maken. Maar hoe pak je dat precies aan? Wat moet er eigenlijk allemaal op een factuur staan? En met welk programma kun je het beste een factuur maken? In dit artikel leggen we het je uit.
Wat is een factuur?
Het lijkt misschien een heel makkelijke vraag, maar toch krijgen we ‘m vaak: wat is een factuur eigenlijk? Een factuur is niets meer of minder dan een rekening voor de producten of diensten die je aan je klant hebt geleverd. Je kunt je facturen zowel in papieren vorm als digitaal naar je klant versturen.
Wat moet er op een factuur staan?
Wil je een factuur maken, dan moet je voldoen aan een aantal factuureisen van de Federale Overheidsdienst Financiën. Voldoe je hier niet aan, dan is je factuur niet rechtsgeldig. Ga je een factuur maken, zorg dan dat de volgende gegevens altijd op de factuur vermeld staan:
- Het woord ‘factuur’
- De factuurdatum
- Het unieke factuurnummer
- De identiteit van jouw onderneming:
- Naam
- Adres van maatschappelijke zetel
- Btw-nummer
- Bankrekeningnummer
- Bij een vennootschap moet ook het volgende vermeld worden:
- Het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’
- De vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft.
- De identiteit van je klant:
- Naam
- Adres
- Btw-nummer (indien van toepassing)
- De datum van het belastbare feit of de datum van de ontvangst
- Wat je hebt geleverd aan producten of services en welke hoeveelheid
- De prijzen, zowel inclusief als exclusief btw:
- Het nettobedrag van je geleverde producten of diensten (dat is dus zonder btw)
- Het btw-bedrag en het berekende btw-percentage
- Het totaal te betalen bedrag
- De aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer er geen btw wordt gerekend
- Indien van toepassing: een verwijzing naar eerdere facturen wanneer voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt
- De plaats waar de factuur is gemaakt
- De geldende betalingscondities
Hoe moet een factuur eruit zien?
In principe ben je als ondernemer vrij in de opmaak van je facturen. Dat wil zeggen: je mag een factuur opmaken zoals je dat wilt, zo lang een factuur maar duidelijk en overzichtelijk is. Voor een professionele uitstraling is het aan te raden om een factuur te voorzien van jouw logo en bij voorkeur op te maken in je eigen huisstijl.
Ook adviseren we je om een lay-out met een sterk contrast te gebruiken. Een zwart lettertype op een witte achtergrond is gebruikelijk en dit werkt ook het beste bij systemen die facturen automatisch scannen. Wijk je van zwart op wit af? Vraag dan van tevoren na bij je klant of dit een probleem is. Ze zullen voor je waarschijnlijk geen uitzonderingen maken in hun processen en niet blij zijn als je factuur met zwarte achtergrond en witte lettertypes de halve inktcartridge verbruikt of niet automatisch scant.
Hak lange bankrekeningnummers, factuurnummers en telefoonnummers verder op in reeksen van 3 of 4 tekens. Dit zijn de belangrijkste gegevens van de factuur, zet ze daarom in een relatief groot lettertype. Dat zorgt voor minder kans op fouten bij eventuele handmatige invoer en zorgt ervoor dat je factuurbedrag niet per ongeluk naar een verkeerde organisatie overgemaakt wordt.
Hoe maak ik een factuur?
Een factuur maken kun je op verschillende manieren doen. Veel kleine ondernemers gebruiken hiervoor Excel of Word, maar een factuur maken in Excel en Word heeft behoorlijk wat nadelen. Dit is dus niet aan te raden.
Een factuur maken is ook mogelijk met behulp van een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma genereert automatisch oplopende factuurnummers, voegt je bedrijfsgegevens toe aan iedere nieuwe factuur en zorgt voor een duidelijke opmaak. Ook voldoe je direct aan de bewaarplicht wanneer je facturen maakt met behulp van een boekhoudprogramma.
