Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Ondernemen

Een factuur maken: hoe moet dat? [+ factuureisen]

hoe maak je een factuur

Zodra uw eerste klus is afgerond, is het zo ver: u kunt uw eerste factuur maken. Maar hoe pakt u dat precies aan? Wat moet er eigenlijk allemaal op een factuur staan? En met welk programma kunt u het beste een factuur maken? In dit artikel leggen we het u uit.

Wat is een factuur?

Het lijkt misschien een heel makkelijke vraag, maar toch krijgen we ‘m vaak: wat is een factuur eigenlijk? Een factuur is niets meer of minder dan een rekening voor de producten of diensten die u aan uw klant hebt geleverd. U kunt uw facturen zowel in papieren vorm als digitaal naar uw klant versturen.

Wat moet er op een factuur staan?

Wilt u een factuur maken, dan moet u voldoen aan een aantal factuureisen van de Federale Overheidsdienst Financiën. Voldoet u hier niet aan, dan is uw factuur niet rechtsgeldig. Gaat u een factuur maken, zorg dan dat de volgende gegevens altijd op de factuur vermeld staan:

  1. Het woord ‘factuur’

  2. De factuurdatum

  3. Het unieke factuurnummer

  4. De identiteit van uw onderneming:
    • Naam
    • Adres van maatschappelijke zetel
    • Btw-nummer
    • Bankrekeningnummer
    • Bij een vennootschap moet ook het volgende vermeld worden:
      • Het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’
      • De vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de v nnootschap haar zetel heeft.

  5. De identiteit van uw klant:
    • Naam
    • Adres
    • Btw-nummer (indien van toepassing)

  6. De datum van het belastbare feit of de datum van de ontvangst

  7. Wat u heeft geleverd aan producten of services en welke hoeveelheid

  8. De prijzen, zowel inclusief als exclusief btw:
    • Het nettobedrag van je geleverde producten of diensten (dat is dus zonder btw)
    • Het btw-bedrag en het berekende btw-percentage
    • Het totaal te betalen bedrag

  9. De aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer er geen btw wordt gerekend

  10. Indien van toepassing: een verwijzing naar eerdere facturen wanneer voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt

  11. De plaats waar de factuur is gemaakt

  12. De geldende betalingscondities

 

Hoe moet een factuur eruit zien?

In principe bent u als ondernemer vrij in de opmaak van uw facturen. Dat wil zeggen: u mag een factuur opmaken zoals u dat wilt, zo lang een factuur maar duidelijk en overzichtelijk is. Voor een professionele uitstraling is het aan te raden om een factuur te voorzien van uw logo en bij voorkeur op te maken in uw eigen huisstijl.

Ook adviseren we u om een lay-out met een sterk contrast te gebruiken. Een zwart lettertype op een witte achtergrond is gebruikelijk en dit werkt ook het beste bij systemen die facturen automatisch scannen. Wijkt u van zwart op wit af? Vraag dan van tevoren na bij uw klant of dit een probleem is. Ze zullen voor u waarschijnlijk geen uitzonderingen maken in hun processen en niet blij zijn als uw factuur met zwarte achtergrond en witte lettertypes de halve inktcartridge verbruikt of niet automatisch scant.

Hak lange bankrekeningnummers, factuurnummers en telefoonnummers verder op in reeksen van 3 of 4 tekens. Dit zijn de belangrijkste gegevens van de factuur, zet ze daarom in een relatief groot lettertype. Dat zorgt voor minder kans op fouten bij eventuele handmatige invoer en zorgt ervoor dat uw factuurbedrag niet per ongeluk naar een verkeerde organisatie overgemaakt wordt.

Hieronder zie je een voorbeeld factuur.


factuur voorbeeld

Hoe maak ik een factuur?

Een factuur maken kunt u op verschillende manieren doen. Veel kleine ondernemers gebruiken hiervoor Excel of Word, maar een factuur maken in Excel en Word heeft behoorlijk wat nadelen. Dit is dus niet aan te raden.

Een factuur maken is ook mogelijk met behulp van een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma genereert automatisch oplopende factuurnummers, voegt uw bedrijfsgegevens toe aan iedere nieuwe factuur en zorgt voor een duidelijke opmaak. Ook voldoet u direct aan de bewaarplicht wanneer u facturen maakt met behulp van een boekhoudprogramma.

 

BE Select your country