Financieel

Hoe en wanneer stuurt u een betalingsherinnering naar uw klant? 

Betalingsherinnering
Wanneer u als ondernemer een product of dienst verkoopt, vermeldt u op de factuur of in de algemene voorwaarden de betaaltermijn. Hiermee geeft u aan wanneer uw klant de factuur uiterlijk dient te betalen. Toch komt het in de praktijk regelmatig voor dat een betaling niet binnen de betaaltermijn wordt voldaan. Om toch zo snel mogelijk dit geld te ontvangen, is het aan te raden om een betalingsherinnering te sturen. Maar hoe en wanneer doet u dat? In dit artikel geven we uitleg. 

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijke herinnering aan uw klant waarmee u hem op vriendelijke toon laat weten dat hij een factuur nog niet betaald heeft. Ook verzoekt u uw klant hiermee om het openstaande factuurbedrag alsnog te voldoen binnen een bepaalde termijn. 

Wanneer stuurt u een betalingsherinnering?

U verstuurt een betalingsherinnering op het moment dat de door u vastgestelde betaaltermijn verstreken is. Wanneer u dat doet, bepaalt u zelf. Het is met het oog op uw cashflow wel aan te raden om daar niet te lang mee te wachten. De meeste ondernemers en bedrijven doen dit zo’n drie tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Het is niet handig om dit eerder te doen, want het gebeurt vaak dat de betalingsherinnering en de betaling elkaar dan kruisen (veel bedrijven betalen namelijk op de laatst mogelijke dag en vaak kost de verwerking bij de bank ook een dag).

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Soms gebeurt het dat een klant ook na het verstrijken van de betaaltermijn op de betalingsherinnering nog niet betaald heeft. De vervolgstap is dan om een aanmaning te versturen – ook wel een tweede betalingsherinnering genoemd.

Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning is de toon. Bij een betalingsherinnering is de toon vriendelijk. U weet immers niet wat de reden is dat de klant niet heeft betaald en een foutje kan natuurlijk gebeuren. Bij een aanmaning is de toon een stuk strenger en sommeert u uw klant om te betalen. Verder vermeldt u hierin wat de financiële consequenties zijn als uw klant ook deze betalingstermijn laat verstrijken. 

Welke betaaltermijn hanteert u bij een betalingsherinnering?

Ook bij een betalingsherinnering bent u zelf vrij om de betaaltermijn te bepalen. Zorg wel dat die redelijk is. U kunt niet van uw klant verwachten dat hij de factuur dezelfde of de volgende dag betaalt. De meest gebruikte betaaltermijnen zijn vijf, zeven of tien dagen.

Welke gegevens staan op de betalingsherinnering vermeld?

Zorg ervoor dat u op een betalingsherinnering altijd de volgende gegevens vermeldt:
  • Het factuurnummer van de openstaande factuur
  • De vervaldatum van de fatuur
  • Het openstaande factuurbedrag
  • De nieuwe betaaltermijn
  • Het IBAN-nummer waarnaar uw klant het bedrag kan overmaken

Zorg er ook voor dat u de openstaande factuur als bijlage meestuurt. Zo voorkomt u verwarring en maakt u het uw klant zo gemakkelijk mogelijk om de factuur alsnog te betalen. 

Hoe stuurt u een betalingsherinnering?

U kunt ervoor kiezen om uw betalingsherinneringen manueel te versturen. Het nadeel hiervan is dat u dan ook manueel moet controleren of uw facturen betaald zijn. Dat kost veel tijd. Een makkelijkere manier om uw betalingen te beheren is door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hiermee kunt u eenvoudig facturen versturen, waarna de software u een seintje geeft zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken. Ook biedt een facturatieprogramma u de mogelijkheid om automatisch een betalingsherinnering naar uw klant te sturen als hij niet binnen de vastgestelde betaaltermijn heeft betaald. Dat scheelt u veel manueel werk en zorgt er uiteindelijk voor dat uw cashflow verbetert.
BE Select your country