Financieel

Wat is een digitale factuur en wat zijn de voordelen?

Wat is een digitale factuur en wat zijn de voordelen?
Steeds vaker wordt de traditionele papieren factuur vervangen door een digitale factuur. Dat is logisch, want het verwerken van een digitale factuur gaat een stuk makkelijker en sneller. Maar wat is een digitale factuur eigenlijk? Wat zijn de voordelen? En hoe maakt u ze? In dit artikel leggen we het graag uit. 

Wat is een digitale factuur?

Een digitale factuur is een factuur die u digitaal kunt versturen, inzien en verwerken. Vaak is dat een PDF-bestand dat u per e-mail verstuurt of ontvangt. Qua lay-out ziet een digitale factuur er meestal hetzelfde uit als een papieren factuur. 

Waaraan moet een digitale factuur voldoen?

Voor een digitale factuur gelden dezelfde eisen als voor een papieren factuur. Voldoet uw digitale factuur aan de eisen van de belastingdienst, dan is ze rechtsgeldig.

Wat zijn de voordelen van een digitale factuur?

Eerder zeiden we al dat het verwerken van een digitale factuur makkelijker en sneller gaat dan het verwerken van een papieren factuur. Maar dat is niet het enige voordeel. We zetten alle voordelen op een rij. 

1. Een digitale factuur maken kost minder tijd

Verstuurt u papieren facturen, dan maakt u die waarschijnlijk met behulp van Excel of Word. Het nadeel van die programma’s is dat ze hier eigenlijk niet voor bedoeld zijn, waardoor het u onnodig veel tijd kost. Zo verspringt de lay-out bijvoorbeeld vaak, en voordat u die weer goed heeft, bent u alweer vijf minuten verder. Werkt u met digitale facturen via een factuurprogramma, dan heeft u daar geen last van. 

2. Word sneller betaald

Bij een digitale factuur heeft u de mogelijkheid om een betaalknop toe te voegen. Die betaalknop is gekoppeld aan een betaalsysteem, waardoor uw klant de factuur direct kan betalen via zijn computer of smartphone. Daardoor komt uw geld sneller binnen. Verder kunt u herhaalfacturen automatisch versturen op vaste gegevens, wat er ook weer voor zorgt dat u eerder betaald wordt – u kunt het immers niet meer vergeten of uitstellen.

3. Verwerk eenvoudig uw transacties

Het manueel verwerken van transacties is een tijdrovende klus. Werkt u met een digitale factuur, dan gaat dat een stuk sneller. Via een bankkoppeling in uw factuurprogramma uploadt u uw transacties, waarna het programma uw facturen automatisch op ‘betaald’ zet. Zo ziet u tegelijk welke facturen nog openstaan.

4. Vind facturen makkelijk terug

Het terugvinden van een digitale factuur is makkelijker. Die worden namelijk overzichtelijk bewaard in het factuurprogramma dat u gebruikt. Geen mappen doorspitten, maar eenvoudig de factuur opzoeken die u nodig heeft.

5. Meer inzicht

Digitale facturen zorgen ook voor meer inzicht. Een factuurprogramma houdt namelijk voor u bij welk bedrag u al heeft ontvangen en hoeveel er nog openstaat. Bewaart u uw bonnetjes in hetzelfde programma, dan heeft u zelfs een compleet overzicht van uw inkomsten en uitgaven. Dat is handig voor de btw-aangifte. 

6. Het neemt geen fysieke ruimte in

Werkt u met papieren facturen, dan bent u verplicht om die minimaal zeven jaar lang te bewaren. Dat betekent dat de berg papierwerk en mappen naar verloop van tijd steeds groter wordt. Werkt u met digitale facturen, dan heeft u daar geen last van. Dat scheelt niet alleen ruimte maar is tegelijk beter voor het milieu.

7. Makkelijk te delen met uw boekhouder

Digitale facturen zijn niet alleen voor u een goed idee. U maakt uw boekhouder er ook blij mee. Die zijn namelijk een stuk makkelijker te delen en te verwerken, wat uw boekhouder elk kwartaal een hoop gepuzzel scheelt. 

Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur?

Soms worden de termen ‘digitale factuur’ en ‘elektronische factuur’ door elkaar gebruikt. Toch is dat niet hetzelfde. Een digitale factuur is simpel gezegd hetzelfde als een papieren factuur, met als enige verschil dat u die digitaal verstuurt en op een beeldscherm kunt bekijken. 

Een elektronische factuur verstuurt u ook digitaal maar is geschreven in computertaal. Die computertaal heet UBL (Universal Business Language) en daarom wordt een elektronische factuur ook wel een UBL-factuur genoemd.  

Een digitale factuur maken: hoe doet u dat? 

Een digitale factuur maken gaat heel vlot met een boekhoudprogramma. Benieuwd hoe het werkt? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Boekhouden.
BE Select your country