Wat is e-facturatie?

Volgende stap in digitaal factureren   

Vandaag zijn er drie manieren om facturen te versturen en te ontvangen. De meest ouderwetse methode is om papieren facturen per post te versturen. Volgens het KMO Barometer onderzoek 2025 verstuurt 23% van de kmo’s hun facturen voornamelijk per post. Een iets modernere oplossing is om digitale facturen per e-mail te verzenden, waar de meeste ondernemers voor kiezen (36%). Dit is zeker al een stap in de goede richting. Het nadeel van beide werkwijzen is echter dat je veel tijd kwijt bent aan het beheer van je facturen. Bovendien is elke factuur een kwestie van mensenwerk. En waar gewerkt wordt, maakt men fouten. 

Gelukkig zetten we met de komst van e-facturatie de volgende stap in digitalisering en automatisatie. Een manier van factureren waarbij menselijke fouten een veel kleinere rol spelen!

Resultaat KMO Barometer onderzoek 2025: Op welke manier factureert het bedrijf voornamelijk? (%)

Wat is e-facturatie? 

E-facturatie is een belangrijk onderdeel van het VIDA-initiatief (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie. E-facturatie omvat het proces van het digitaal versturen, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Elektronische facturen zijn altijd opgemaakt volgens een gestandaardiseerd format, zoals UBL (Universal Business Language) en worden digitaal verzonden van het ene boekhoudpakket naar het andere, waarna ze automatisch verwerkt worden.   

Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar dat is het niet. Eenvoudig uitgelegd is een e-factuur (elektronische factuur) een elektronisch bestand dat per computer wordt aangeleverd. Dit bestand wordt verstuurd van het ene boekhoudsysteem naar het andere en vervolgens verwerkt. Interessant is dat hier zelf weinig voor hoeft te doen. Als je kiest voor Exact Online, dan kun je jezelf rechtstreeks registreren op het Peppol-netwerk. Dat betekent dat je helemaal klaar bent voor het versturen en ontvangen van e-facturen.  

Is e-facturatie verplicht?   

Op dit moment is e-facturatie al verplicht bij alle transacties van en naar overheidsinstanties met een bedrag van 3.000 euro of hoger. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie ook verplicht voor alle facturen tussen bedrijven onderling. Je kunt dus niet meer om e-facturatie heen. Momenteel is dit echter nog niet populair, slechts 14% van de kmo’s maakt op dit moment voornamelijk gebruik van e-facturen. Maar om aan de nieuwe wetgeving te voldoen, moet je in actie komen! Zo ben je er zeker van dat je voor 1 januari helemaal voorbereid bent en precies weet voor wie, wanneer en waar e-facturatie verplicht wordt. Hier lees je alles over de verplichting rondom e-facturatie.  

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?  

Op korte termijn wordt e-facturatie de nieuwe standaard, met tal van voordelen:  

• E-facturen verwerk je sneller. Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring betaald. Met Exact kun je zelfs e-facturen volledig automatisch laten verwerken. Dit is natuurlijk extra voordelig als je een accountant bent en verschillende klantenboekhoudingen beheert.
• Om e-facturen te versturen via het Peppol-netwerk, moet elk bedrijf zich registreren zodat de authenticiteit van elke onderneming bevestigd kan worden. Zo weet je zeker dat een onderneming zichzelf duidelijk identificeert, waarbij de kans op spookfacturen verkleint.
• E-facturatie minimaliseert de kans op fouten: je moet geen manueel, tijdrovend opzoekingswerk doen.
• In de praktijk blijkt dat e-facturen sneller worden betaald, onder andere omdat de ontvanger er geen werk meer aan heeft. Daarnaast staan e-facturen direct in je boekhouding, waardoor je boekhouding automatisch bijgewerkt is. Zo heb je altijd een correct en up-to-date beeld van je inkomsten en uitgaven. Want dat wil je toch, niet? 

Eenvoudig e-factureren met Exact Online  

Met Exact Online ben je helemaal klaar voor de aankomende verplichting van e-facturatie. Je regelt alles gemakkelijk vanuit één centrale omgeving. Zo kun je jezelf rechtstreeks vanuit de software aanmelden op het Peppol-netwerk, om daarna eenvoudig e-facturen te versturen en te ontvangen. Bovendien zijn er nog meer handige functionaliteiten, zoals automatische factuurverwerking. Met Exact Online kun je ook retourberichten meesturen. Als ontvanger deel je de factuurstatus met de afzender tijdens het boeken en (optioneel) tijdens het goedkeuren van aankoopfacturen. Als afzender zie je in de factuurhistorie automatisch dezelfde factuurstatus die de ontvanger ziet.

Aan de slag met e-facturatie  

Of je nu een ondernemer, finance professional of accountant bent: met Exact heb je de overstap naar e-facturatie in een mum van tijd gemaakt. Dus waarom nog wachten met overstappen? Zo ben jij klaar voor de aankomende wetgeving en profiteer je vandaag nog van de vele voordelen die e-facturatie te bieden heeft. Want naast een verplichting, is e-facturatie ook vele malen makkelijker.   

Wil je meer weten? Hier vind je alle informatie over e-facturatie.