Wat is een digitale factuur en wat zijn de voordelen?

Steeds vaker wordt de traditionele papieren factuur vervangen door een digitale factuur. Dat is logisch, want het verwerken van een digitale factuur gaat een stuk makkelijker en sneller. Maar wat is een digitale factuur eigenlijk? Wat zijn de voordelen? En hoe maak je ze? In dit artikel leggen we het graag uit. 

Wat is een digitale factuur?

Een digitale factuur is een factuur die je digitaal kunt versturen, inzien en verwerken. Vaak is dat een PDF-bestand dat je per e-mail verstuurt of ontvangt. Qua lay-out ziet een digitale factuur er meestal hetzelfde uit als een papieren factuur. 

Waaraan moet een digitale factuur voldoen?

Voor een digitale factuur gelden dezelfde eisen als voor een papieren factuur. Voldoet je digitale factuur aan de eisen van de belastingdienst, dan is ze rechtsgeldig.

Wat zijn de voordelen van een digitale factuur?

Eerder zeiden we al dat het verwerken van een digitale factuur makkelijker en sneller gaat dan het verwerken van een papieren factuur. Maar dat is niet het enige voordeel. We zetten alle voordelen op een rij. 

1. Een digitale factuur maken kost minder tijd

Verstuur je papieren facturen, dan maak je die waarschijnlijk met behulp van Excel of Word. Het nadeel van die programma’s is dat ze hier eigenlijk niet voor bedoeld zijn, waardoor het je onnodig veel tijd kost. Zo verspringt de lay-out bijvoorbeeld vaak, en voordat je die weer goed hebt, ben je alweer vijf minuten verder. Werk je met digitale facturen via een factuurprogramma, dan heb je daar geen last van. 

2. Word sneller betaald

Bij een digitale factuur heb je de mogelijkheid om een betaalknop toe te voegen. Die betaalknop is gekoppeld aan een betaalsysteem, waardoor je klant de factuur direct kan betalen via zijn computer of smartphone. Daardoor komt je geld sneller binnen. Verder kun je herhaalfacturen automatisch versturen op vaste gegevens, wat er ook weer voor zorgt dat je eerder betaald wordt – je kunt het immers niet meer vergeten of uitstellen.

3. Verwerk eenvoudig uw transacties

Het manueel verwerken van transacties is een tijdrovende klus. Werk je met een digitale factuur, dan gaat dat een stuk sneller. Via een bankkoppeling in je factuurprogramma upload je jouw transacties, waarna het programma je facturen automatisch op ‘betaald’ zet. Zo zie je tegelijk welke facturen nog openstaan.

4. Vind facturen makkelijk terug

Het terugvinden van een digitale factuur is makkelijker. Die worden namelijk overzichtelijk bewaard in het factuurprogramma dat je gebruikt. Geen mappen doorspitten, maar eenvoudig de factuur opzoeken die je nodig hebt.

5. Meer inzicht

Digitale facturen zorgen ook voor meer inzicht. Een factuurprogramma houdt namelijk voor je bij welk bedrag je al hebt ontvangen en hoeveel er nog openstaat. Bewaar je jouw bonnetjes in hetzelfde programma, dan heb je zelfs een compleet overzicht van je inkomsten en uitgaven. Dat is handig voor de btw-aangifte. 

6. Het neemt geen fysieke ruimte in

Werk je met papieren facturen, dan ben je verplicht om die minimaal zeven jaar lang te bewaren. Dat betekent dat de berg papierwerk en mappen naar verloop van tijd steeds groter wordt. Werk je met digitale facturen, dan heb je daar geen last van. Dat scheelt niet alleen ruimte maar is tegelijk beter voor het milieu.

7. Makkelijk te delen met je boekhouder

Digitale facturen zijn niet alleen voor jou een goed idee. Je maakt je boekhouder er ook blij mee. Die zijn namelijk een stuk makkelijker te delen en te verwerken, wat je boekhouder elk kwartaal een hoop gepuzzel scheelt. 

Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur?

Soms worden de termen ‘digitale factuur’ en ‘elektronische factuur’ door elkaar gebruikt. Toch is dat niet hetzelfde. Een digitale factuur is simpel gezegd hetzelfde als een papieren factuur, met als enige verschil dat je die digitaal verstuurt en op een beeldscherm kunt bekijken. 

Een elektronische factuur verstuur je ook digitaal maar is geschreven in computertaal. Die computertaal heet UBL (Universal Business Language) en daarom wordt een elektronische factuur ook wel een UBL-factuur genoemd.  

Een digitale factuur maken: hoe doe je dat? 

Een digitale factuur maken gaat heel vlot met een boekhoudprogramma. Benieuwd hoe het werkt? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Boekhouden.