Financieel
Werkgebonden personenmobiliteit: zo pak je het slim aan
Auteur: Anouk Straver
Weet jij hoeveel kilometers jouw medewerkers jaarlijks afleggen? De rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit verplicht Nederlandse organisaties met 100 of meer medewerkers namelijk hierover te rapporteren. Deze regel zou in eerste instantie 1 januari 2024 in werking treden, maar is nu uitgesteld tot 1 juli 2024. Desalniettemin is het hoog tijd om jouw bedrijf en je administratie hierop voor te bereiden. In deze blog lees je wat de werkgebonden personenmobilitieit inhoudt, welke gegevens je moet registreren en hoe digitalisering kan helpen hier eenvoudig over te rapporteren.
Wat is normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit?
De werkgebonden personenmobiliteit verplicht bedrijven met meer dan 100 medewerkers te rapporteren over de gereden zakelijke kilometers van hun medewerkers. De overheid gebruikt die gegevens om de CO2-uitstoot te berekenen.
Wat houdt het besluit werkgebonden personenmobiliteit in?
Het besluit van de overheid voor de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit komt niet zomaar uit de lucht vallen. Het klimaatakkoord van Parijs heeft bepaald dat alle EU-lidstaten in 2030 minimaal 40% minder C02 moeten uitstoten. Nederland heeft op zijn beurt dit percentage verhoogd naar 55%. Om die ambities waar te maken, moet de CO2-uitstoot van auto’s en bestelwagens (meer dan) halveren in 2030 en in 2035 naar nul zakken. De Nederlandse overheid zal dus in kaart moeten brengen hoeveel CO2-uitstoot toe te schrijven is aan zakelijk verkeer en woon-werkverkeer om te controleren of ze aan de norm voldoen. Daarom is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit geïntroduceerd.
Waarover moet je rapporteren?
De rapportage vraagt om veel detail. Je moet niet alleen opgeven hoeveel kilometers je medewerkers met de auto, motorfiets, bromfiets/scooter en fiets (of te voet) afleggen, maar (waar toepasselijk) ook of er benzine, diesel, hybride of elektrisch gereden is. Je geeft geen individuele kilometerstanden door, maar telt alle kilometers per onderdeel, vervoermiddel en brandstoftype bij elkaar op. De overheid geeft hier en daar forfaitaire handreikingen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de kilometers die met (elektrische) fietsen, bromfietsen of scooters worden afgelegd te schatten. De vier onderdelen waarvan je de gereden kilometers in ieder geval in je rapportage moet opnemen zijn:
- Leasevoertuigen en jouw eigen wagenpark;
- Mobiliteitsdiensten zoals het openbaar vervoer;
- Vervoer op eigen kosten die bij jou zijn gedeclareerd;
- Het woon-werkverkeer.
Hoe bereid je je voor op de regeling werkgebonden personenmobiliteit?
Een goede voorbereiding is het halve werk. Door nu al de nodige stappen te ondernemen kun je een hoop tijd voor later besparen. Digitalisering kan helpen om je gegevens digitaal te registreren en de rapportage efficiënt in te richten, zodat je in 2025 een volledige rapportage met de benodigde gegevens naar de overheid op kan sturen.
- Start met het verzamelen van de juiste gegevens
De eerste stap om je rapportage in orde te maken is het verzamelen van de juiste gegevens. Gelukkig is een groot deel van de vereiste gegevens al ergens beschikbaar: de leasemaatschappij houdt ze bij, je eigen administratie houdt het bij, de overheid biedt een forfaitair systeem en ga zo maar door. Je kunt nu al zorgen dat je toegang tot de juiste gegevens krijgt om je rapportage compleet te maken. Overleg tijdig met de leasemaatschappij, stel je systemen in om de data te delen en breng zo in kaart welke gegevens je nog moet gaan verzamelen. - Registreer belangrijke gegevens digitaal
Het registreren van het zakelijk reisgedrag van 100 of meer medewerkers kost de administratie ontzettend veel tijd. Leg daarom de verantwoording voor de registratie van de gegevens zoveel mogelijk neer bij je medewerkers. Digitalisering is onmisbaar om dit in goede banen te leiden. - Digitaliseer je rapportage
Na het verzamelen en registreren van gegevens is het tijd voor de laatste en tevens belangrijkste stap: de rapportage. Deze dien je immers op jaarlijkse basis aan de overheid te overhandigen. Ook dit proces kan met behulp van digitalisering een stuk efficiënter worden ingericht. Zo weet je zeker dat je voldoet aan de rapportageverplichting en komt alle informatie met minimale inspanning van jouw administratie op de juiste plek in het systeem terecht.
Conclusie
Kortom, de normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit is een rapportageverplichting die een hoop extra administratie meebrengt. Gelukkig kun je je door tijdig voor te bereiden en digitalisering veel tijd besparen. Zo voldoe jij aan je verplichtingen, krijgt de overheid het gewenste overzicht en kunnen je werknemers zich gewoon op hun werk richten.
