Wat is een factuurnummer en hoe maak je deze?

Op iedere factuur die je maakt, moet een factuurnummer staan. Hiervoor zijn meerdere redenen. Ten eerste ben je dit verplicht voor de belastingdienst. De belastingdienst moet aan de hand van dit nummer namelijk snel en eenvoudig je facturen kunnen terugvinden.

Daarnaast helpt een factuurnummer jou ook om overzicht te houden. Zo kan je met behulp van een factuurnummer veel makkelijker een factuur terugvinden, bijvoorbeeld wanneer een klant een vraag heeft over een factuur. Je hoeft dan niet door al je facturen heen te spitten, maar je kan de specifieke factuur zo makkelijk opzoeken. In dit artikel leggen we je precies uit hoe je het beste een factuurnummer kan maken.

Wat is een factuurnummer?

Dit is een uniek nummer dat meestal rechtsbovenin op een factuur staat. Wanneer je je eerste factuur gaat versturen, moet je nadenken over de manier waarop je de factuurnummering wilt opbouwen. Dit is niet moeilijk, maar je moet wel rekening houden met een aantal zaken.

Factuurnummer regels

Bij het maken van een factuur moet je voldoen aan een aantal factuureisen. Eén daarvan is het factuurnummer. Het maken van een factuurnummer is gebonden aan een aantal regels:

• Factuurnummers moeten altijd opeenvolgend zijn.
• Een factuurnummer moet uniek zijn. Je mag niet twee keer een factuur versturen met hetzelfde nummer.
• Je factuurnummering moet een ononderbroken cijferreeks zijn. Je mag dus geen spaties gebruiken in een factuurnummer. Het is wel toegestaan om streepjes te gebruiken.

Hoe moet je een factuurnummer maken? Wij geven een voorbeeld

In principe ben je vrij in de keuze hoe je je factuurnummering opbouwt, zo lang je maar aan bovenstaande regels voldoet en er een duidelijke structuur in zit. Je bepaalt de opbouw op het moment dat je je eerste factuurnummer maakt; daarna kan je hier niet meer van afwijken. Denk hier dus goed over na.

Veel ondernemers kiezen ervoor om hun factuurnummer te beginnen met het jaartal waarin je ze verstuurt. Hieronder een voorbeeld van factuurnummers uit 2019:

20190001
20190002
20190003
Etc. 

Kies je voor deze opbouw, zorg dan dat je genoeg ruimte aanhoudt om door te kunnen nummeren. Begin je met 201901, dan is het laatste opeenvolgende factuurnummer dat je kan maken in dat jaar 201999. Dat betekent dat je 99 facturen kan maken. Houd je daarentegen 20190001 aan, dan kan je 999 opeenvolgende factuurnummers maken. Houd hier dus rekening mee. En in dit geval geldt: liever te veel dan te weinig ruimte.

‘Maar hoe ga je dan verder in 2020?’, vraag je je nu misschien af. Houd je deze structuur aan, dan is je eerste factuurnummer in het nieuwe jaar 20200001. Dit is niet opvolgend op je laatste factuur van 2019, maar dit is vanuit de belastingdienst wel toegestaan omdat er een duidelijke structuur in zit. 

Het bepalen van je factuurnummers

Je bent overigens niet verplicht om je eerste factuurnummer met ...001 te beginnen; je mag zelf bepalen hoe jouw eerste factuurnummer begint. Je kan er bijvoorbeeld ook voor kiezen om met ...035 te beginnen als je dit prettiger vindt. Een reden om dit te doen is bijvoorbeeld omdat je niet wilt dat je opdrachtgever ziet dat het je eerste klus is.

Handmatig factuurnummers maken

Veel (startende) ondernemers maken hun facturen handmatig met Excel of Word. Het grote gevaar dat daarbij op de loer ligt, is dat je vergeet een nieuw factuurnummer aan te maken, of een verkeerd nummer aanmaakt. Een foutje is immers zo gemaakt. Daardoor kan het vrij makkelijk gebeuren dat je twee facturen met hetzelfde factuurnummer hebt, of dat je factuurnummers niet chronologisch opeenvolgend zijn. Houd hier dus rekening mee wanneer je jouw factuurnummers gaat bepalen. Controleer dit de factuurnummers goed voordat je een factuur verstuurt, want zodra je een factuur hebt verstuurd is het niet meer toegestaan om dit aan te passen. 

Automatische factuurnummers

Makkelijker is het om je facturen te maken met behulp van een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma maakt namelijk voor iedere factuur automatisch een uniek en opeenvolgend factuurnummer aan op basis van de door jou gekozen opbouw. Zo maak je het jezelf een stuk makkelijker en voorkom je dat er fouten ontstaan in je factuurnummering.