Beheer moeiteloos al je administraties vanuit één centrale plek

Inzicht houden over meerdere administraties tegelijk? Je hebt er waarschijnlijk je handen vol aan. Een wildgroei aan processen en systemen is vaak onvermijdelijk, waardoor veel tijd gaat zitten in het verkrijgen of vergelijken van de cijfers. Dit zet een flinke rem op je rapportagesnelheid, besluitvorming en afsluitprocessen.

Gelukkig kan het een stuk efficiënter. Met krachtige financiële software breng je al je administraties samen op één plek. Ofwel, je HQ. Jouw centrale hoofdkwartier vanuit waar je realtime zicht houdt op je financiële positie én overstijgend taken uitvoert. Super efficiënt! We leggen uit hoe het werkt en wat het jou oplevert.

Uitdagingen van versnipperd beheer

De controller, finance director of CFO opereert steeds meer als strategisch business partner. Van jou wordt verwacht dat je op elk moment kunt verklaren en adviseren op basis van de cijfers. “Waarom wijkt de cashflow van de prognose af?” “Hoe presteert het warehouse in België ten opzichte van Nederland?” “Wat is de impact van stijgende grondstofprijzen?” Geen verrassing dat 61% van de financieel professionals meer wil sturen op data (MKB Barometeronderzoek van Exact).

Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan, zeker wanneer je administraties voert voor verschillende bv’s, vestigingen, handelsnamen of vastgoedportefeuilles. Het schakelen tussen systemen en het handmatig ophalen van data kost tijd en levert fouten op. En tegen de tijd dat je de inzichten bij elkaar hebt, zijn deze inmiddels vaak alweer verouderd. Door gecentraliseerd, realtime beheer voorkom je dit.

HQ als centrale stuurkamer

Breng al jouw onderliggende administraties realtime samen op één plek. In de centrale startpagina van het HQ heb je overstijgend zicht op je openstaande posten, banktransacties en btw-status. Zo zie je in grote lijnen direct waar de prioriteiten en actiepunten liggen. Maar misschien wil je de realtime cashpositie weten, of de details achter de balanscijfers? Zoom dan met één klik in op overstijgende HQ-dashboards:

• Openstaande posten
• Bankrekeningen
• Betalingen
• Balans / Winst en verlies
• Grootboekanalyse
• Periodeafsluiting
• Procesmanagement voor btw-aangiftes en ICP-opgaaf

Zo weet je altijd binnen een paar seconden hoe de financiële gezondheid van de gehele groep ervoor staat. Benieuwd naar de status van een specifieke entiteit? Spring naar een lokaal dashboard met operationele details: van bank en kas tot je debiteurenbeheer en openstaande taken. Zo monitor je niet alleen overstijgend de prestaties, maar duik je ook eenvoudig op detailniveau waar nodig.

Meer dan inzicht alleen

Door slimme functionaliteiten werk je niet alleen inzichtelijker, maar ook een stuk efficiënter:

• Automatisch taken uitvoeren met AI: Je ziet niet alleen eenvoudig welke administratieve taken nog openstaan, maar zet ook direct AI-agents aan het werk om deze uit te voeren. Van debiteurenbeheer (Debtor Agent) tot factuurverwerking (Purchase Agent): alles wordt snel en professioneel afgehandeld. En je bepaalt zelf waar je bij wilt springen voor een extra controle. Koppel ook je bank om betaalopdrachten direct vanuit de administratie naar de bank te sturen, waar ze snel en veilig worden verwerkt zonder verdere handmatige tussenkomst.
• Overstijgend rapporteren: Door gestroomlijnde data-export en visualisering bespaar je bergen aan handmatig werk. Je kunt rapporteren over een specifieke entiteit, maar ook over een selectie van administraties via administratiestructuren. Genereer direct financiële rapporten op basis van startklare templates of stel zelf eenvoudig een managementrapportage op. Hiermee versoepel je afsluitmomenten. Lees alles over financiële rapportage.
• Efficiënte periodeafsluiting: Zet met één klik standaard checklists voor het jaarwerk of de btw-aangifte op. Vanuit je HQ zie je direct de voortgang van de afsluittrajecten per administratie. Zo houd je zicht op de deadlines, taken die per entiteit openstaan en zelfs welke persoon aan zet is om deze uit te voeren. Je kunt standaard checklists kiezen of een eigen slimme checklist samenstellen. Volledig ingericht naar wens met (geautomatiseerde) taken en controles, verpakt in een heldere workflow.
• Stroomlijn je grootboekrekeningschema: Voorkom scheefgroei tussen je administraties door stamdata (grootboekrekeningen, dagboeken en kostenplaatsen) centraal gelijk te trekken. Nieuwe stamdata worden via een geautomatiseerde workflow ingediend en direct verwerkt, zonder losse aanvragen per mail. Dit houdt je grootboekrekeningschema strak en compliant, met minimaal onderhoud. Draai daarnaast direct flexibele rapportages uit over (internationale) entiteiten heen, zonder Excel-mapping, handmatige correcties of afhankelijkheid van externe standaarden. Meer weten? Praat met een expert.

Meer snelheid, inzicht, controle

Administratiebeheer vanuit HQ levert veel voordelen op:

• Bespaar tijd: Handmatige controle, dataverzameling en administratief werk verdwijnen grotendeels. Dit verkort de doorlooptijd van je processen aanzienlijk.
• Controle: Je behoudt de volledige regie over de processen van alle entiteiten.
• Foutloos en realtime werken: Door taken en het ophalen van data grotendeels uit handen te geven, voorkom je een hoop fouten in de consolidatie en afsluiting. En je weet: de cijfers zijn realtime, betrouwbaar en 100% compliant.
• Optimale inzet van resources: Inzicht geeft wendbaarheid. Reageer direct op ontwikkelingen binnen je organisatie en de markt en zet werkkapitaal, budgetten en medewerkers in op de plekken waar het nodig is.

Kortom, je legt het fundament voor een toekomstbestendige financiële functie en hebt ruimte om strategisch vooruit te kijken.

Profiteer vandaag nog van HQ

Online boekhouden over meerdere administraties begint met de software van Exact. Zo werk je als financieel professional efficiënter en neem je de juiste strategische beslissingen, waar je ook bent.