Hoe grootboekrekeningen je boekhouding categoriseren

Wat is een grootboekrekening?

In een grootboek, grootboekrekeningschema of kortweg rekenschema zijn alle grootboekrekeningen verzameld. Boekhouders en accountants gebruiken zo'n rekenschema om snel de administratie in te richten voor een bepaalde groep gelijksoortige ondernemers, bijvoorbeeld binnen een bepaalde branche. Zie het als een soort boekhoudkundige template.

Grootboekrekeningen hebben een eigen code

Een grootboekrekening krijgt normaal gesproken een eigen code. Hoewel ze vaak op elkaar lijken, verschillen de codes voor grootboekrekeningen vaak per administratie- of accountantskantoor. Daar komt nog bij dat je tegenwoordig in sommige boekhoudpakketten niet altijd meer een code hoeft toe te wijzen aan een grootboekrekening. In feite kun je een eigen grootboek samenstellen.

Een referentie grootboekschema (RGS)

De laatste jaren is er een referentie grootboekschema (RGS) in opkomst binnen de accountancybranche. Dat rekenschema maakt het uitwisselen tussen verschillende systemen makkelijker.

Zo zet iedereen die dit grootboekrekeningschema gebruikt een volgende stap op het gebied van benchmarken en forecasten. Daar hoef je geen grote business intelligence systemen voor te gebruiken of een spreadsheettovenaar voor te zijn. Een boekhoudpakket als Exact ondersteunt het referentie grootboekrekeningschema.

Ondanks de efficiencywinst gebruiken de meeste administratie- en accountantskantoren nog steeds hun eigen codes voor grootboekrekeningen. Aangezien dat het resultaat is van jaren van samenwerken met klanten is dat niet opmerkelijk. Jij hebt toch ook een favoriete manier van werken die je niet zomaar aanpast?

Welke grootboekrekening en welke grootboekrekeningcodes moet ik gebruiken?

Ga je zelf boekhouden, dan denk je natuurlijk aan de toekomst. Ook bij het inrichten van het grootboekrekeningschema. Grootboekrekeningen kun je allerlei codes geven maar dat kan op termijn tegen je gaan werken.

Als je wilt overstappen naar een ander boekhoudpakket bijvoorbeeld, of als je wilt gaan samenwerken met een accountant of boekhouder. Die moet dan wijs proberen te worden uit jouw (eventuele creatieve gebruik van) grootboekrekeningcodes.

Het kan ook zijn dat jouw boekhoudsoftware zelf al een indeling aan grootboekrekeningcodes heeft staan waar je niets aan hoeft te veranderen.

Download het overzicht grootboekrekeningen en classificaties

Om je een idee te geven hoe een grootboekrekeningschema in elkaar steekt, heb je hier een handig overzicht: grootboekrekeningen en classificaties. Dit document geven we aan nieuwe gebruikers die hun administratie willen importeren in ons boekhoudpakket.

Het geeft tegelijkertijd een goed beeld van welke grootboekrekeningcodes we gebruiken. Exact ondersteunt boekhouders, accountants en ondernemers al sinds 1984 en loopt voorop als het gaat om nieuwe ontwikkelingen en best practices. Dus profiteer van een paar decennia aan best-practices en neem eens een kijkje.

Grootboekrekeningen afkijken van Exact

Met een gratis en vrijblijvend proefabonnement op Exact kun je overigens ook rondneuzen in ons standaard rekenschema. Grootboekrekeningnummers voor zowel de balans als de resultatenrekening neem je daar gewoon van over.

Kortom, ga je zelf boekhouden? Zorg dan dat je of een toekomstbestendig rekenschema als het RGS gebruikt of kijk het af van Exact.

Of skip het nummeren van grootboekrekeningen helemaal

Je kunt al het gedoe rondom de nummering van grootboekrekeningen gewoon overslaan en met Exact gaan werken. Dan hoef je je over dit soort zaken geen zorgen meer te maken en bepaal je makkelijk hoe je wilt werken.

Eerst alles zelf doen? Geen probleem. Later een accountant erbij betrekken? Kwestie van even uitnodigen. Overstappen naar een ander kantoor? Toegang van de oude intrekken en je nieuwe accountant uitnodigen. Wat jou het beste uitkomt.