Planningsprogramma

Veel projectorganisaties worstelen met de planning. Je kunt al snel de mist ingaan bij de planning van je collega’s. Vakanties, ziekte of projecten die uitlopen gooien vaak roet in het eten wanneer je het perfecte projectteam probeert in te plannen. Als je precies weet wat jouw capaciteit voor een project is, is het een koud kunstje om in te schatten wanneer je welke nieuwe opdrachten kunt aannemen. Je wilt vermijden dat je te veel hooi op je vork neemt. Hoe doe je het goed? Door te automatiseren en te integreren met behulp van een planningsprogramma. De registratie van afwezigheden van alle collega’s is dan gekoppeld aan de planning.

Mislukte projecten begonnen vaak met de gedachte 'dat nemen we er even bij'. Het gevolg: opdrachtgever en opdrachtnemer zijn ontevreden. De opdrachtgever omdat hij niet krijgt wat hij voor ogen had. De opdrachtnemer omdat hij zijn marge ziet verdampen of zelfs verlies maakt op het project. Doordat de planning uitloopt, kan hij bovendien zijn andere projecten niet goed uitvoeren. Maak dus duidelijk wat wel en wat niet onder het project valt, wie waarvoor verantwoordelijk is en communiceer helder over de tarieven. Met software voor projectmanagement leg je de verantwoordelijkheden eenvoudig vast.

Voor elke handeling is er wel een tool beschikbaar die je vaak snel in gebruik kunt nemen. Maar hoe goed die ook zijn, je wilt wel een actueel inzicht om te zien hoe het echt gaat met je projecten. Zijn jouw medewerkers allemaal aan het werk? Registreren ze correct op het juiste project? Rolt er een correcte factuur uit het systeem, voorzien van de juiste specificaties? Welke projecten lopen op schema en waar zit mogelijk een kans op vertraging? De antwoorden op dat soort vragen krijg je enkel als je werkt met een planningsprogramma dat voorzien is van geïntegreerd projectbeheer en financiële administratie.