Altijd grip: van offerte tot factuur

Vragen van klanten over lopende orders, feedback en activiteiten beantwoord je snel en professioneel dankzij Exact Online Project Management. De CRM-module geeft jou, maar ook collega’s van betrokken afdelingen, snel inzicht in wat je maar wilt weten over je klant. Dat werkt heel efficiënt. En biedt bovendien inzicht in de toekomstige wensen en eisen van klanten.

Dankzij de handige, visuele tijdlijn in Exact Online Project Management, zie je terug wanneer een offerte online geopend of geaccepteerd wordt, wanneer deze is omgezet naar een opdracht en wanneer deze gefactureerd is. Ook kun je eenvoudig notities aanmaken, activiteiten inplannen en e-mails sturen bij relaties, offertes, verkoop- en aankoopopdrachten, taken, verkoop- en aankoopfacturen en contracten. Alles bij de hand. En in de hand.

Met Exact Online Project Management heb je de beschikking over een veelheid van templates om professionele offertes te maken, die helemaal in jouw huisstijl zijn. En zeker zo belangrijk: offertes die naadloos aansluiten bij de verwachtingen van je klant. Vergroot de kans op een succesvol offertetraject met gepersonaliseerde offertes.

Hoe staat het ervoor met je leads en prospects? Het antwoord op deze belangrijke en dagelijks gestelde vraag krijg je van Exact Online Project Management. In één helder overzicht maakt Exact Online Project Management de sales pipeline inzichtelijk. Zo weet je precies wat je te doen staat, is het eenvoudiger om forecasts te maken en verbeter je het sales-proces.

Via het klantportaal in Exact Online Project Management kun je klanten de mogelijkheid bieden om offertes te bekijken en met één druk op de knop online te accepteren. Zodra je klant akkoord geeft op de door jou uitgebrachte offerte, ontvang jij direct een notificatie. Zo kun je direct aan de slag!

Met Exact Online Project Management bepaal je binnen een handomdraai de prioriteit van iedere taak. Zo zorg je ten allen tijde dat deadlines gehaald worden en dat je de focus legt op de juiste acties. In Exact Online Project Management splits je projecten eenvoudig op in verschillende fases. Per fase bepaal je niet alleen de bijbehorende acties, maar ook wie deze acties moet oppakken en wanneer ze afgerond moeten zijn. Zo ontstaat er automatisch een duidelijk overzicht voor het hele team; wie moet wat doen en wanneer moet het afgerond zijn.

Een project of opdracht bestaat vaak uit meerdere taken. In de planningsmodule van Exact Online Project Management is het mogelijk om snel en eenvoudig taken aan te maken voor alle medewerkers in jouw team. Dankzij de handige kleurcodering wordt het bovendien in een oogopslag duidelijk wat de status is van iedere taak. Het inplannen van taken gaat makkelijker dan ooit en biedt vele mogelijkheden om de juiste mensen op het juiste moment aan de juiste taak te laten werken.

Kijk jij naar de juiste cijfers? Met de handige urenweergave zie je direct of alle uren gelogd zijn. In deze weergave wordt de beschikbaarheid van medewerkers visueel afgezet tegen de geregistreerde uren. Zo zie je snel wie een achterstand heeft met urenregistratie. Gelukkig kun je er dankzij de automatische notificaties op rekenen dat jouw team altijd bij is met urenregistratie. Hierdoor ontvang je altijd een melding als de geregistreerde uren afwijken met jouw standaard beschikbaarheid.

Iedereen heeft een eigen manier van werken. Daarom kies je in Exact Online Project Management de werkwijze die het beste bij jou past. Medewerkers kunnen uren op dag- of weekniveau registreren. Dat kan in de urenregistratie module, maar ook via de klantenkaart. Daarnaast voeg je in iedere weergave eenvoudig een omschrijving toe. Ook wanneer je terugblikt op geschreven uren heb je keuze uit verschillende niveaus, gedetailleerd of juist overkoepelend.

Facturen afkomstig van een offerte, opdracht of handmatig aangemaakt, verlies je nooit meer onbedoeld uit het oog. Exact Online Project Management houdt je altijd op de hoogte van de status van de factuur via een zelf in te stellen facturatiepad. Alles wordt automatisch bijgehouden en met een druk op de knop verstuur je alle facturen, herinneringen en aanmaningen. Voor nog meer gemak kun je gebruik maken van basis-facturen om een template van veel gemaakte facturen te creëren. Daarna alleen nog even de klantnaam invullen, en klaar!

In Exact Online Project Management kun je eenvoudig contracten aanmaken. Bij het instellen van een periode en looptijd worden de facturen vervolgens automatisch klaargezet voor verzending. Ook complexe opdrachten worden op de juiste manier gefactureerd. Een combinatie van opdrachten met een vaste prijs, begroting of op regiebasis wordt moeiteloos door Exact Online Project Management verwerkt. In het opdrachtenoverzicht kun je op elk moment de huidige waarde van de opdracht zien. Zo weet je precies waar je aan toe bent en vergeet je nooit meer een factuur aan te maken.

Niet iedere factuur is hetzelfde. Een uitzondering op bijvoorbeeld een tarief of adres komt bij veel organisaties regelmatig voor. Uiteraard wil je klantgericht te werk gaan en niet beperkt worden door de mogelijkheden van jouw systeem. Gelukkig kun je dergelijke uitzonderingen eenvoudig invoeren in Exact Online Project Management. De uitzonderingen worden vervolgens automatisch doorgevoerd bij het opmaken van een factuur. Dit bespaart je aanzienlijk veel tijd.

Bij rapporteren is het van belang om te leren van historische data en trends. Hoe waren vorige maand mijn resultaten? Hoe staat dit in verhouding tot dezelfde periode in het jaar ervoor en welke acties kan ik uitzetten om te handelen op trends? Alleen door te leren van het verleden kun je anticiperen op de toekomst, en dat is precies waar Exact Online Project Management mee helpt. Met de forecast rapportages weet je precies waar je aan toe bent.

Heb ik mijn targets gehaald? Hoe staan de prestaties in verhouding tot een andere periodes? Wie is te laat met betalen? Waar in het land zitten mijn klanten? Hoeveel uren zijn er geschreven ten opzichte van de planning? Dit soort vragen zijn bij veel organisaties enorm belangrijk. Exact Online Project Management geeft antwoorden. Zo vergelijk je zelf de te definiëren periodes met elkaar op het gebied van klant-omzet, accountmanager-omzet, of aankoop en spiegel je dit af tegen vooraf ingestelde targets. Met handige features zoals de kaartfunctie, urenrapportages, ranglijsten en forecasts vind je altijd een antwoord op jouw vraagstukken.

Met de krachtige omzetrapportage zie je precies waar de meeste omzet vandaan komt. Je kunt zelfs groeperen op grootboekrekening, kostenplaats, klant of product. De sales monitor toont alle verstuurde offertes, opdrachten en facturen in de tijdsperiode die jij kiest. Hierdoor ontstaat niet alleen transparantie in de omzet maar zie je ook direct hoeveel verstuurde offertes doorgaan en waar jouw prospects afhaken. Ideaal voor het nemen van strategische beslissingen.