Wat is een Work Breakdown Structure (WBS)?
Een Work Breakdown Structure (WBS) is niets anders dan een schematische opsplitsing van je project in ‘deelprojecten’. Je geeft aan hoeveel tijd je per activiteit begroot, hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan besteedt en alle andere factoren die van invloed zijn op je project. Op die manier krijg je inzicht in de voortgang, kosten en risico’s, waardoor je tussentijds kunt bijsturen wanneer dit nodig is. In dit artikel lees je wat een Work Breakdown Structure-template is en ontdek je een handig voorbeeld.
Work Breakdown Structure in project management
Een Work Breakdown Structure (WBS) wordt vaak gebruikt in projectmanagement. Voor projectmanagers is het een belangrijk instrument voor het plannen, beheren en controleren van projecten. Het helpt hen bij het vaststellen van de scope van het project, het toewijzen van verantwoordelijkheden en het beheren van resources. Door een gedetailleerde WBS op te stellen, krijg je als projectmanager beter inzicht in de complexiteit van je project en de nodige stappen om dit project succesvol af te ronden.
Work Breakdown Structure: template
Het gebruik van een template biedt je extra houvast bij het maken van verschillende Work Breakdown Structures. Een Work Breakdown Structure-template is een standaard format voor het maken van een Work Breakdown Structure. Deze template bevat vaak onderdelen voor de projectdoelen, hoofdtaken, subtaken en eventuele mijlpalen. Door één vast format aan te houden, is dit makkelijk te begrijpen voor iedereen die ermee werkt. Dit is belangrijk als je aan meerdere projecten tegelijk werkt.
Belang van Work Breakdown Structure: extra uitleg
Veel projecten leveren niet het gewenste resultaat op. Mogelijke redenen hiervoor zijn kosten die overschreden worden of het ontbreken van een duidelijk doel. Met een Work Breakdown Structure voorkom je dit. Wanneer je een project niet opsplitst in kleinere delen, kun je het overzicht verliezen. Het gevolg? Een tevreden opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdrachtgever krijgt immers niet wat hij voor ogen had. En de opdrachtnemer ziet zijn marge verdampen of maakt zelfs verlies op het project. Door vertragingen in het project kan hij bovendien zijn andere projecten niet goed uitvoeren.
Een Work Breakdown Structure maken
Voor kleine projecten kun je een Work Breakdown Structure op papier of zelfs een bierviltje maken. Waar het om gaat is: formuleer je project duidelijk, baken de scope af en deel het project op in kleine delen. Pak je het wat professioneler aan, dan ga je voor Excel. Zo deel je het project makkelijk met anderen. Maar ook in Excel moet je rekening houden met beperkingen. Zo biedt Excel geen workflow. Daardoor is het lastig om de voortgang van een project te bewaken. Bij de kleinste wijziging moet je dit handmatig doorvoeren in andere spreadsheets die met het project te maken hebben. Daarnaast kost het weinig moeite om Excel-formules uit te schakelen, waardoor verwarring ontstaat.
Hoe pas je de WBS toe bij grotere projecten?
Heb je meerdere projecten tegelijk lopen met een redelijke omvang? Dan is het handig om te investeren in software. Hiermee maak je snel en makkelijk een WBS volgens een vast format. Ook houd je eenvoudig de Work Breakdown Structure bij in de software. Het handige is dat je offertes meteen omzet in een WBS. Dat scheelt heel wat werk en tijd. Door de koppeling met online boekhoudsoftware krijg je bovendien automatisch boekingsvoorstellen. Kortom: WBS-software helpt je niet alleen bij het stroomlijnen van je projecten, maar helpt je ook met administratief werk voor projecten.
