Een gratis projectmanagement tool gebruiken: goed idee of niet?
Een gratis projectmanagement tool gebruiken, lijkt op het eerste gezicht een goed idee. Want ‘gratis’ dat betekent dat je kost kan besparen, toch? In de praktijk is zo’n gratis projectmanagement software of planningstool niet altijd de beste oplossing voor je bedrijf. De functionaliteiten zijn vaak te beperkt. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor professionele, betaalde software. Benieuwd naar de voordelen van professionele tools?
Een gratis projectmanagement tool gebruiken
Je wil natuurlijk dat al je projecten zo vlot mogelijk verlopen. Om dat voor elkaar te krijgen ben je op zoek naar een planningstool of een projectmanagement software. Liefst gratis, als het kan. Het is een logische redenering om eerst op zoek te gaan naar een gratis projectmanagement software of een planningstool. Er is tegenwoordig heel veel keuze, waardoor je altijd wel enkele tools vindt die goed lijken te passen bij jouw noden. Ze hebben belangrijke functies, zoals online samenwerken en planningen opmaken. Perfect, denk je dan. Maar toch zijn er een aantal nadelen verbonden aan gratis tools voor projectmanagement.
De nadelen van gratis planningstools
Gratis planningstools bieden vaak voldoende functionaliteiten, maar er zit een addertje: die functionaliteiten zijn beperkt in vergelijking met professionele, betaalde software. De kans is groot dat je al snel bepaalde functies gaat missen die belangrijk zijn voor je project. Bij een gratis projectmanagement tool is urenregistratie bijvoorbeeld niet gekoppeld aan je boekhouding. Hierdoor heb je minder zicht en dus ook minder grip op je kosten.
Bovendien krijg je bij een gratis oplossing weinig of geen ondersteuning van de klantendienst. Een technisch probleem? Hulp nodig een functionaliteit? Je moet het helaas vaak zelf zien op te lossen.
Tot slot is de beveiliging van een gratis planningstool minder goed dan die van een betaalde tool. Het wordt weleens vergeten bij dit soort oplossingen, maar toch is het belangrijk om rekening mee te houden. Je wil niet dat jouw bedrijfsgegevens of die van jouw klanten in verkeerde handen vallen.
De risico’s van projectmanagement software die gratis is
Gratis projectmanagement software groeit niet mee met je bedrijf. Hoe uitgebreider je projecten, hoe meer losse bestanden er ontstaan. Zo zijn in een gratis projectmanagement tool je urenregistratie, boekhouding en planning niet aan elkaar gekoppeld. Hierdoor heb je geen overzicht en maak je makkelijker fouten. De fouten zoeken kost tijd en geld. Projecten kunnen hierdoor ineens duurder uitvallen dan je vooraf had berekend. Ondanks dat software voor projectmanagement gratis is, levert het dus niet altijd de gewenste voordelen.
De voordelen van professionele software zoals Exact Online Projecten
Kies je voor een betaalde planningstool, dan kies je voor gemak, ondersteuning en tijdwinst. Met een oplossing als Exact Online Projecten sta je nooit voor verrassingen en heb je altijd een overzicht van je projecten. Omdat de verschillende onderdelen van de software met elkaar gekoppeld zijn, heb je direct inzicht in de kosten. Daarnaast staat onze klantenservice voor je klaar als je vragen of problemen hebt. Je verliest geen kostbare tijd en kan je focussen op wat voor jou belangrijk is: het succesvol afronden van je projecten.Geïntegreerde boekhouding
De online projectmanagement tool van Exact maakt het mogelijk om de boekhouding met andere systemen te koppelen. Je krijgt daardoor meteen meer zicht op je saldo’s, inkoop en verkoop. Wij verzamelen de data, jij krijgt de inzichten.
Eenvoudige urenregistratie
Via een app op hun smartphone, tablet of laptop doen je medewerkers hun urenregistratie. Zo heb je realtime inzicht in de vorderingen van je projecten. Slimme rapportages geven je inzicht. Je kan op elk moment bijsturen als het moet en je projecten binnen de deadline afronden.
Grip op je kosten
Omdat je urenregistratie, boekhouding en projectadministratie gekoppeld zijn, heb je zicht op je kosten en marges. Dat levert niet alleen inzicht op, maar ook tijdsbesparing.
Probeer gratis de project management software van Exact
Digitaliseer je projecten en tijdregistratie, en koppel ze moeiteloos aan je boekhouding. Werk slim en snel aan je projecten, met betere inzichten, gezonde marges en tevreden klanten als resultaat. Probeer onze planningssoftware 30 dagen gratis en kom snel te weten wat Exact voor jou kan betekenen.