Wat is een projectmanagement
dashboard?
Een projectmanagementdashboard is een visuele weergave waarbij je in één oogopslag de voortgang van je projecten ziet. Het projectdashboard bestaat uit diagrammen, grafieken en andere visuele weergaven van projectdata. Je richt een projectendashboard in met data die voor jou en je team belangrijk zijn.
Waarom gebruik je een projectmanagement
dashboard?
Wij weten dat het soms lastig is om overzicht te houden als je met veel verschillende projecten werkt. Een project management dashboard helpt je hierbij. Je ziet dan in real-time de planning van projecten. Ook heb je inzicht in afgeronde projecten, projecten waarmee je gestopt bent en bijvoorbeeld budgettering. De inzichten uit het dashboard helpen je met het signaleren van verbeteringen en knelpunten binnen je projecten. Ook maak je niet langer handmatig rapportages. Dit gebeurt automatisch in het dashboard. Dit bespaart je waardevolle tijd die je voortaan besteedt aan de projecten.
Hoe zorg je voor een goed projectdashboard?
Volg deze vier stappen en maak jouw projectdashboard succesvol.
1. Bepaal je KPI's
Het belangrijkste onderdeel van je projectmanagementdashboard is het bepalen van KPI's, als benchmarks voor het succesvol verloop van projecten. Enkele voorbeelden van KPI's:- Bezoekersaantallen website
- Groei marktaandeel
- Aantal retouren
2. Koppel databronnen aan je KPI's
De data voor elke KPI moet ergens vandaan komen, bijvoorbeeld uit spreadsheets, Google Analytics of projectmanagementsoftware.
3. Bepaal hoe je elke KPI wil weergeven
De volgende stap is het visueel maken van je data. Hierdoor krijg je snel bruikbaar inzicht in je cijfers. Voor het weergeven van bezoekersaantallen van je website kies je bijvoorbeeld een lijngrafiek. Voor de planning van projecten gebruik je een Gantt-grafiek in de projectmanagementsoftware van Exact. Kies voor een visuele weergave die iedereen in jouw team begrijpt.4. Organiseer je data
Nu al je KPI's, databronnen en grafieken verzameld hebt, is je projectdashboard klaar voor gebruik. Nu zie je in één oogopslag de status van je KPI's. Zo stuur je snel bij wanneer nodig.
De voordelen van een projectdashboard
Met een tool als een projectdashboard zie je alle belangrijke informatie rondom je projecten. Dit helpt je bij het maken van keuzes. Wie van je team heeft er bijvoorbeeld nog tijd om een taak op te pakken? Wat heeft prioriteit? Hoe kunnen we ons budget optimaal inzetten? Al deze vragen beantwoord je makkelijk na één blik op je projectdashboard.
De nadelen van een projectmanagement
dashboard in Excel
Het is perfect mogelijk om een projectmanagementdashboard in Excel te maken. Om dit goed te doen, heb je echter vrij veel kennis van Excel nodig. Je moet ingewikkelde formules invoeren en databronnen koppelen. Daarnaast blijft gegevens invullen in Excel ook handmatig werk. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Werk je dus in veel verschillende of grote projecten? Kies dan voor goede projectsoftware. Zo weet je zeker dat jij het maximale uit je projecten haalt!