Van papier naar digitaal: Exact Officient optimaliseert hr bij Xpo Group

Of je nu 1 of 100 mensen in dienst hebt; elke kmo-ondernemer met personeel is dagelijks met hr bezig. Wie de hr-administratie ook uitvoert in jouw organisatie, het is de bedoeling dat je direct een actueel overzicht hebt en grip hebt op je hr-data.

Om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk handwerk hebt en die losse excelletjes eindelijk in de prullenbak kunt gooien, is het cruciaal om op zoek te gaan naar een efficiënte en geïntegreerde oplossing.

Xpo Group, voorheen bekend als Kortrijk Xpo, is een evenementencomplex in Kortrijk dat deze uitdaging heeft aangenomen. Met de implementatie van Exact Officient, is het complex in staat om hun hr-administratie drastisch te verbeteren en te digitaliseren.

Toen Xpo Groep besloot om hun hr-administratie te digitaliseren met Exact Officient, was Carine Simoens, hr-assistent, eerder wat onzeker. Ze vreesde dat het proces veel extra werk zou gaan kosten, gezien ze tot dan toe de administratie op papier en in Excel-sheets hadden gedaan. "We hadden ons systeem, maar het was niet ideaal," herinnert Carine zich. "Gelukkig bleek Exact Officient veel gemakkelijker dan verwacht.

Nu kan je de persoonsgegevens van medewerkers, loonadministratie, verlofsaldi en alle contracten voortaan beheren op één plek. Het medewerkersdossier en alle bijhorende HR-data heb je direct bij de hand.

Met de integratie van SD Worx werden veel taken automatisch verwerkt, waardoor ik veel tijd kon besparen." Voor de implementatie was het hr-proces bij nogal traditioneel. Documenten werden in mappen gesorteerd en als iemand een specifiek document nodig had, moest hij of zij naar de kast lopen, de map pakken en beginnen te bladeren. "Het was een tijdverslindende en inefficiënte manier van werken," zegt Carine. "Nu, met Exact Officient, is alles digitaal en direct toegankelijk."

In de Self Service app heeft jouw medewerker zelf controle over zijn gegevens. Hij kan makkelijk verlof aanvragen en ziet dan ook gelijk wanneer zijn collega’s al vrij hebben. Declaraties of reiskosten indienen? Simpel! Met je telefoon maak je een foto van een bonnetje en je dient je declaratie in. Je kunt zelf bij al je documenten, tekent makkelijk contracten en kunt natuurlijk zelf je gegevens aanpassen. Zelfs opleidingen aanvragen of persoonlijke budgetten inzien, valt onder de mogelijkheden.

De medewerkers van Kortrijk Xpo gebruiken de Self Service app vooral om hun verlof aan te vragen en te kijken welke collega’s er op kantoor zullen zijn die dag. “We hebben redelijk wat medewerkers die regelmatig naar beurzen gaan. Exact Officient maakt het gemakkelijk voor iedereen om te zien wie er aanwezig is.” Maar de medewerkers houden het daar niet bij. “Ik merk ook dat mensen vlot hun persoonlijke informatie aanpassen waar nodig. Er wordt daar verantwoordelijkheid in genomen en houden dat zelf in de gaten.” Zo heeft Carine meer tijd voor haar medewerkers!

Het is belangrijk om niet alleen te kijken naar waar je nu staat en welke problemen je nu wilt oplossen. Maar om ook in de toekomst te kijken: waar wil je heen met je onderneming, wat betekent dit voor je medewerkers en wat heb je dan nodig op gebied van hr? Zo zorg je ervoor dat je NU kiest voor een toekomstbestendige HR-oplossing. Tools zoals Exact Officient helpen om die basis te leggen en toekomstgericht te werken. 

Xpo Group, voorheen bekend als Kortrijk Xpo, werd opgericht in 1967 met als enige missie de exploitatie van de recent gebouwde evenementenhal in de stad Kortrijk. Doordat het moeilijk bleek externe organisaties aan te trekken die bereid waren vakbeurzen en evenementen te organiseren, begon het bedrijf al snel met het organiseren van zijn eigen vakbeurzen. Vijf decennia later organiseert Kortrijk Xpo evenementen in heel Europa en heeft het een portfolio van 40 vakbeurzen opgebouwd, die verschillende sectoren bestrijken zoals architectuur, voeding, maakindustrie en andere niches.