HR uit de mailbox: The Rent Company toont hoe het kan

Zes jaar geleden begon Niel Van Meeuwen – met ondersteuning van het Nederlandse moederbedrijf – aan het Belgische verhaal van The Rent Company, een organisatie die laptops levert aan scholen, leerkrachten en leerlingen met een alles-in-één serviceformule. Vandaag telt de Belgische vestiging vijftig medewerkers, een arsenaal van honderdduizend laptops en een duidelijke missie: digitaal onderwijs toegankelijk maken voor iedereen.

Maar naarmate het bedrijf groeide, groeide ook de complexiteit van de administratie. “Als je start, is HR vooral juridisch en operationeel: arbeidscontracten, Dimona-registratie, loonverwerking”, vertelt Niel. “Zodra je tientallen medewerkers hebt, wordt dat niet langer houdbaar zonder automatisering.”

Tot voor kort verliep het personeelsbeheer grotendeels manueel. HR-taken zaten versnipperd in mailboxen, Excelbestanden en SharePoint-mapjes. Verlofaanvragen en onkostenvergoedingen werden via e-mail doorgestuurd, contracten stonden verspreid in verschillende mappen en de loonverwerking vergde telkens veel opvolging. “We verloren te veel tijd met administratieve microtaken”, blikt Niel terug. “Dat stond haaks op wat we wilden bereiken: meer tijd vrijmaken voor onze mensen en onze missie.”

Om dat te veranderen, ging The Rent Company op zoek naar een oplossing die het volledige HR-proces kon stroomlijnen, van onboarding tot loonberekening. Die vond het bedrijf in de combinatie van Exact Officient en Securex.

Vandaag vormt Exact Officient het kloppende hart van de HR-administratie bij The Rent Company. Alle personeelsgegevens, verlofaanvragen, contracten en onkostennota’s zitten gecentraliseerd in één systeem. “Zo hebben we onze HR-administratie sterk vereenvoudigd”, vertelt Niel. “Alles zit nu op één plek – van personeelsgegevens tot verlofaanvragen – waardoor we meer tijd kunnen besteden aan onze mensen én onze missie.”

De overstap van light naar de full versie betekende een volgende stap in maturiteit. Naast verlofbeheer worden nu ook arbeidscontracten automatisch gegenereerd, functioneringsgesprekken opgevolgd en onkostenvergoedingen digitaal verwerkt. Medewerkers hebben bovendien hun eigen selfserviceportaal, waarin ze gegevens kunnen aanpassen of documenten kunnen raadplegen.

“Onze medewerkers krijgen meer regie over hun eigen HR-gegevens”, legt Niel uit. “Ze zien hun loonbrief, geven zelf onkosten in en kunnen vakantiedagen aanvragen via de app. Dat verhoogt de betrokkenheid én de tevredenheid.”

De loonverwerking en sociale verplichtingen verlopen via Securex, dat fungeert als sociaal secretariaat en payrollpartner. De koppeling tussen beide systemen zorgt ervoor dat personeelsdata automatisch worden gesynchroniseerd. “Securex doet de volledige loonadministratie”, bevestigt Niel. “Wij houden zelf bij wie start, ziek is of vakantie neemt. Die info stroomt automatisch door, waarna Securex de loonfiches, maaltijdcheques en vakantiegeld verwerkt. Dat gebeurt sneller en zonder fouten.”

The Rent Company werkt met een vaste contactpersoon bij Securex, wat zorgt voor vertrouwen en continuïteit. Niel: “We hebben een SPOC die ons bedrijf door en door kent. Ze reageert snel en schakelt meteen de juiste juridische teams in. Als een medewerker bijvoorbeeld ouderschapsverlof aanvraagt, is dat enkele uren later correct verwerkt in het systeem. Die aanpak biedt ons gemoedsrust.”

Dankzij de automatisering kan The Rent Company haar HR-beleid nu strategischer invullen. “We hebben personeelsbeheer letterlijk uit de mailbox van onze medewerkers gehaald”, zegt Niel met een glimlach. “De taken zijn duidelijk verdeeld en kunnen ook door leidinggevenden opgevolgd worden. Zo hoeft niet alles via mij meer te passeren. Bovendien kunnen we dankzij de digitalisering volledig papierloos werken, overal en op elk moment.”

Die efficiëntie is meer dan een operationele winst: ze maakt ruimte vrij om met mensen bezig te zijn. Niel licht toe: “Technologie is voor ons een groeiversneller. Ze laat ons toe om onze medewerkers beter te ondersteunen en om HR te gebruiken als strategische hefboom. Dat is essentieel in een kmo die snel groeit en elk jaar honderden tijdelijke studenten aanwerft tijdens piekperiodes.”

De ervaring van The Rent Company toont dat automatisering niet alleen iets is voor grote bedrijven. Met de juiste tools en partners kan ook een groeiende kmo haar HR-processen professionaliseren. Niel vat het samen in één advies: “Begin klein, maar denk vooruit. Kies oplossingen die met je organisatie kunnen meegroeien. En vooral: betrek je medewerkers. Zij zijn de sleutel tot succes.”

Met de combinatie van Exact Officient en Securex heeft The Rent Company een HR-omgeving gebouwd die efficiënt, transparant en toekomstgericht is. “We hebben onze backoffice digitaal gemaakt, zodat we onze frontoffice – de scholen, leerlingen en hun ouders – beter kunnen bedienen”, besluit Niel. “Dat is uiteindelijk waar het allemaal om draait.”