Samen sterk in digitale HR: hoe ABC Verhelst Accountancy en The Payroll Office loonadministratie stroomlijnen met Exact Officient

Digitalisering in de accountancysector stopt niet bij cijfers. Ook hr-processen krijgen een digitale upgrade. Het West-Vlaamse accountantskantoor ABC Verhelst Accountancy zet samen met sociaal bureau The Payroll Office volop in op Exact Officient, een gebruiksvriendelijk softwarepakket dat personeelsbeheer efficiënter en transparanter maakt. Charlotte Claeys (IT- en hr-verantwoordelijke bij ABC Verhelst Accountancy) en Mathias Marchand (co-founder van The Payroll Office) vertellen over hun samenwerking en de kracht van digitale tools.

Begin 2025 vond ABC Verhelst Accountancy in The Payroll Office een partner die haar visie op modern personeelsbeheer deelt. “We waren al even op zoek naar een manier om onze hr-administratie vlotter te laten verlopen”, vertelt Charlotte Claeys. “Met Exact Officient vonden we een platform dat ons toelaat om personeelsgegevens, loonadministratie en verlofbeheer centraal en digitaal te beheren. The Payroll Office begeleidde ons bij de opstart en zorgt ervoor dat alles naadloos samenwerkt.”

Mathias Marchand vult aan: “Voor ons is het belangrijk om meer te zijn dan enkel een sociaal bureau. We helpen klanten om hun volledige hr-proces te digitaliseren. Exact Officient sluit daar perfect bij aan. Bovendien kunnen we dankzij de koppeling met Prisma-software wijzigingen snel verwerken en opvolgen.”

Voor de medewerkers van ABC Verhelst Accountancy betekende de overstap een enorme vooruitgang. Charlotte legt uit: “Vroeger liepen zaken als verlofaanvragen, adreswijzigingen of ziektebriefjes voornamelijk via e-mail. Dat kostte veel tijd en was foutgevoelig. Nu regelt elke medewerker zijn of haar personeelszaken eenvoudig via de Exact Officient-app op de smartphone. Een verlofdag aanvragen of een nieuw rekeningnummer doorgeven? Dat kan met een paar klikken. We merken dat onze collega’s deze autonomie enorm waarderen.”

De voordelen zijn volgens Mathias duidelijk: “Exact Officient zorgt ervoor dat alles gecentraliseerd en transparant verloopt. Bovendien gaat het verder dan loonadministratie alleen. Ook evaluatiegeprekken, arbeidscontracten en onboardingprocessen kunnen via het platform worden opgevolgd.”

Dat Exact Officient toegankelijk is voor iedereen, was een belangrijke voorwaarde voor ABC Verhelst Accountancy. “We wilden geen complex systeem waarvoor je telkens opleiding moet volgen. Exact Officient spreekt voor zich”, aldus Charlotte. “Nieuwe medewerkers krijgen een uitnodiging om de app te installeren en kunnen meteen aan de slag. Voor onze personeelsafdeling blijven de gegevens overzichtelijk en up-to-date. Het is een enorme tijdswinst.”

Mathias bevestigt: “Exact Officient biedt wel online tutorials aan voor wie dat wenst, maar meestal wijzen de functionaliteiten zichzelf uit. Het platform is duidelijk opgebouwd en logisch in gebruik.”

Toch blijven ze kritisch meedenken over mogelijke verbeteringen. Charlotte: “Eén suggestie die we bijvoorbeeld hebben, is om bij een wijziging van het uurrooster ook het vorige en nieuwe rooster overzichtelijk te kunnen raadplegen. Zo behoud je als personeelsverantwoordelijke het volledige overzicht.”

De samenwerking tussen ABC Verhelst Accountancy en The Payroll Office groeide uit meer dan een gedeelde tool. “Onze samenwerking is gebaseerd op vertrouwen en open communicatie”, aldus Mathias. “We kijken niet enkel naar het loonbeheer, maar naar het volledige hr-plaatje. Samen zoeken we naar oplossingen die ons beide vooruithelpen.”

Charlotte knikt instemmend: “Voor ons is The Payroll Office een verlengstuk van ons eigen team. Dankzij hen verloopt de loonverwerking vlot, maar we kunnen hen ook inschakelen als klankbord voor bredere sociaaljuridische en hr-gerelateerde vragen. Die combinatie maakt de samenwerking bijzonder waardevol.”

Wat zouden Charlotte en Mathias andere accountantskantoren aanraden? Charlotte: “Wacht niet te lang met digitaliseren. Hr-processen zijn vaak het sluitstuk van digitaliseringstrajecten, maar eigenlijk win je er veel tijd en gemoedsrust mee. Begin met een kleine stap, zoals verlofbeheer digitaliseren, en bouw geleidelijk verder uit.”

Mathias besluit: “Kies vooral voor software die integreert met je bestaande systemen én voor een partner die met je meedenkt. De technologie is belangrijk, maar minstens even belangrijk is het menselijke aspect van de samenwerking.”

Wil je ontdekken hoe Exact Officient jouw HR-processen kan ondersteunen? 

ABC Verhelst is een allround boekhoud- en accountancykantoor dat KMO’s ondersteunt met deskundig advies, fiscale begeleiding en een persoonlijke aanpak. Ze werken vanuit vestigingen in Ieper, Dadizele en Antwerpen.

The Payroll Office is een gespecialiseerd payroll- en advieskantoor dat zich richt op zelfstandigen en KMO’s. Ze bieden persoonlijk loonbeheer, transparante tarieven en advies op maat, met een vaste contactpersoon voor elke klant.