Projinit België maakt HR efficiënt en toekomstgericht

In een competitieve ICT-sector staat Projinit België – met hoofdkantoor in Dendermonde – bekend om haar mensgerichte aanpak, sterke expertise en blijvende focus op kwaliteit. Maar achter de schermen betekende snelle groei ook een toenemende complexiteit in HR-processen. De voorbije jaren zorgden administratieve HR-processen, versnipperde informatie en beperkte transparantie vaak voor tijdverlies.

Voor Kim Van De Voorde, People & Culture Manager bij Projinit, was het duidelijk: om medewerkers optimaal te ondersteunen en ruimte te creëren voor strategische HR, was digitalisering noodzakelijk. In dit verhaal vertelt ze hoe Projinit haar HR-transformatie waarmaakte met Exact Officient, ondersteund door payrollpartner Securex.

Sinds haar oprichting in 1997 is Projinit België uitgegroeid tot een gevestigde waarde in ICT-consultancy. Met een vijftigtal interne medewerkers en ongeveer honderd freelancers levert het bedrijf aan klanten in heel België:

• Advies
• Infrastructuurbeheer
• Gespecialiseerde IT-profielen

De recente overnames van Kindee en Talencia en de samenwerking binnen de BMC Tech Tribe-holding versterken die groeiambitie.

Midden in die evolutie blijft de missie van Projinit onveranderd: medewerkers laten uitblinken door hen kansen te bieden om te leren, te certificeren en hun carrière actief uit te bouwen. “Een bedrijf zonder personeel is enkel metaal en baksteen. Het zijn de mensen die het bedrijf echt doen leven”, aldus Kim. Als People & Culture Manager beheert zij de volledige employee journey – van onboarding tot exit – terwijl een Office Manager naast accounting ook de payroll verzorgt. Een klein team dus, in een context die steeds complexer wordt.

Vóór de digitalisering waren HR-processen versnipperd en sterk afhankelijk van manuele opvolging. Verlofdagen, ziekte, timesheets, contracten, attesten: alles liep via e-mail, losse documenten of handmatige codering in de loonsoftware van het sociaal secretariaat. “Die aanpak was tijdrovend, foutgevoelig en simpelweg niet transparant”, blikt Kim terug.

Wat waren volgens haar de belangrijkste knelpunten? “Binnen onze organisatie was er nood aan retentie en duidelijke communicatie. Ook het gebrek aan uniformiteit in documenten speelde ons parten. Veel dubbel werk leidde tot beperkte strategische tijd, terwijl opleidingen, assets en evaluaties moeilijk op te volgen waren.”

En last but not least: deze manuele aanpak pastte niet bij de cultuur van een moderne IT-organisatie, waar medewerkers verwachten dat administratieve processen digitaal, toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn.

Kim volgde al enige tijd de evolutie van Exact Officient. Samen met haar collega’s raakte ze almaar meer overtuigd van de voordelen van onafhankelijkheid, gebruiksgemak en volledige centralisatie. “Onze mensen zijn digitale profielen. Ze willen een tool die overzichtelijk en visueel is, liefst met een app. Exact Officient geeft hen controle over hun eigen dossier – en dat verhoogt de retentie.”

De resultaten zijn volgens haar duidelijk en breed merkbaar: “Onze medewerkers registreren zelf verlof, ziekte en onkosten. Contracten, bijlagen en attesten worden digitaal aangemaakt, ondertekend en gearchiveerd. We hebben evaluaties, vragenlijsten en verslagen in één uniform proces ondergebracht en netjes gecentraliseerd. En via duidelijke dashboards krijgen we real-time inzicht in belangrijke HR-data.”

De impact? Maar liefst 98% tijdswinst op administratieve processen en een foutreductie van 75 tot 95%. “Onze HR-afdeling kan zich eindelijk toeleggen op strategische projecten en persoonlijke opvolging van medewerkers”, zegt Kim tevreden.

Voor Projinit was de keuze voor Securex als sociaal secretariaat sterk verbonden met de koppeling met Exact Officient. Die samenwerking levert volgens Kim drie cruciale voordelen op: “Eén vaste dossierbeheerder die ons bedrijf door en door kent, een snelle, reactieve ondersteuning met hoge sociaaljuridische expertise én optimale integratie tussen Securex en Exact Officient. Dankzij die koppeling verlopen onze loonverwerking, onkostenbeheer, opleidingen en contracten bijna volledig geautomatiseerd.”

Voor bedrijven die twijfelen over HR-optimalisatie, heeft Kim een duidelijke boodschap: “Niet twijfelen, gewoon doén! De efficiëntie en tijdsbesparing zijn immens. Digitalisering zorgt voor rust, uniformiteit en vertrouwen – bij HR én bij medewerkers.”

Ze besluit met een belangrijke les: “Digitalisering vraagt bij de start tijd en structuur, maar eenmaal opgezet, rendeert het op elke front. En samenwerking met partners die actief meedenken is essentieel.”