Zo maak en optimaliseer je een productieplanning

Met een productieplanning stuur je vanuit één centrale plek je volledige productie en personeel aan. Je behoudt de grip op je capaciteiten, levertijden en onverwachte gebeurtenissen. En je vergroot de efficiëntie en winst. We leggen je uit hoe je een productieplan maakt en hoe software daarbij helpt.

Met een productieplanning organiseer je al je productieactiviteiten en houd je daarbij rekening met middelen, orders en efficiëntie. Dat kan je doen op lange termijn (jaar), middellange termijn (enkele weken) en korte termijn (dagen).

Je houdt daarbij rekening met je capaciteit, voorraad, middelen, levertijden en productieplanning. Ook baseer je je op een realistisch beeld van de verwachte vraag. Zo heeft een productieplan als doel om je productiviteit te vergroten, kosten te verlagen en te zorgen voor klanttevredenheid.

Met een productieplanning stuur je vanuit één centrale plek je volledige productie en personeel aan. Dat levert je onmiddellijk drie grote voordelen op:

• Je voorkomt over- of ondervoorraad door een betere afstemming van vraag en aanbod en ontdekt sneller knelpunten en optimalisaties.
• Je levert sneller en consistenter dankzij efficiënte processen.
• Je zet middelen en medewerkers efficiënter in en volgt uitgaven, budgetten en afwijkingen op. Je vergroot op die manier je winstmarge.

Produceer je zonder een duidelijke productieplanning? Dan verlies je sneller het overzicht over de taken en verantwoordelijkheden. Vaak krijgen productiebedrijven zonder een productieplan vroeg of laat te maken met een van de volgende problemen:

• Met een productieplan heb je een beter overzicht over de benodigde machines en materialen. Werk je zonder duidelijk plan? Dan vergroot je dus de kans op overproductie of ongebruikte materialen. Dat leidt vaak tot verspilling.
• Het gebrek aan een duidelijk productieplan vergroot ook de kans op wisselende levergegevens. Op die manier lopen leveringen vertragingen op, wat kan leiden tot ontevredenheid bij klanten.
• Tot slot neemt het risico op voorraadtekorten of -overschotten toe. Dat beïnvloedt je cashflow en de mogelijkheid om snel in te spelen op een veranderende klantvraag.

Productieplanningen zijn complex om te maken. Toch keren er vaak een aantal stappen terug om tot een goede productiestrategie te komen. We benoemen de vijf belangrijkste.

De productievereisten bepalen

Hoe complex is je proces momenteel? Zijn er bijvoorbeeld veel of weinig bewerkingen? En waar zijn die bewerkingen allemaal afhankelijk van? Stel vervolgens een passend tijdschema op voor het productievolume.

Je middelen inventariseren

Welke machines en personeelscapaciteit heb je ter beschikking? En onderzoek hoeveel grondstoffen je nodig hebt om te voldoen aan de verwachte vraag.

Het productieproces vormgeven

Hoe verloopt de productie van begin tot eind? Breng de volgorde van alle bewerkingen in kaart en onderzoek hoe de fabrieksindeling geoptimaliseerd kan worden met het oog op die productie.

Een productieschema opstellen

Bepaal hoe lang elk productieproces voor jou maximaal mag duren en plan het machinegebruik en de inzet van je medewerkers volgens die tijdslijnen. Geef eventueel prioriteit aan bepaalde processen.

Monitoren en optimaliseren

Houd regelmatig de voortgang van je productieprocessen bij en verbeter gaandeweg tot het proces geoptimaliseerd is.

Je kunt ervoor kiezen om zelf een productieplanning te creëren in een programma zoals Excel. Dat is voordelig en kan een prima oplossing zijn bij kleine aantallen. Je productie verandert echter voortdurend door een wisselende vraag of door uitval. Spreadsheets zijn niet aangepast aan die continue verandering.

Je krijgt pas echt controle over je productieplan als je de vraag naar je product in real time kunt inschatten, leert van het verleden, standaard kwaliteitscontroles organiseert en met KPI’s je kosten en opbrengsten in de juiste balans brengt. Met andere woorden: als je al je gegevens koppelt en in real time gebruikt. Software maakt die productiestrategie mogelijk.

Je stelt met productiesoftware eenvoudig KPI’s op om je processen te monitoren en te optimaliseren. Zo zie je direct wat er geleverd moet worden, welke voorraden er beschikbaar zijn en wanneer materialen binnenkomen. Je stuurt op tijd bij en houdt kosten onder controle.

Met software voorspel je op basis van historische gegevens, marktonderzoek en seizoensgebonden trends hoeveel producten je in de toekomst mogelijk verkoopt. Realtime informatie tijdens de productie geeft daarbij een beter inzicht in je productieplanning. Zo plan je nauwkeuriger en voorkom je zowel over- als onderproductie.

Van de productie en planning, tot aan de levering en facturatie: met ERP-software voor productiebedrijven voeg je al je productieprocessen samen in één systeem. Zo blijft jouw fabriek altijd draaien en werk je optimaal samen met je collega’s en accountant.