Bezettingsgraad: wat is het en hoe bereken je het?

De bezettingsgraad geeft aan hoe efficiënt je je machines en personeel benut ten opzichte van je maximale capaciteit. Door je bezettingsgraad te monitoren houd je beter zicht op inefficiëntie, optimaliseer je gerichter en versterk je je concurrentiepositie. We leggen je uit hoe je de bezettingsgraad optimaliseert.

De bezettingsgraad (ook wel 'utilization rate' genoemd) geeft aan hoeveel procent van de capaciteiten in je bedrijf je gebruikt voor productie. Een hoger percentage betekent een efficiëntere productie. Onderhoud, stilstand en andere factoren zijn belangrijke factoren die je bezettingsgraad beïnvloeden.

Je berekent de bezettingsgraad met de formule: (benutte tijd ÷ beschikbare tijd) × 100%. Is je machine bijvoorbeeld 40 uur beschikbaar, maar gebruik je haar in de praktijk effectief 30 uur? Dan is de bezettingsgraad dus (30 ÷ 40) × 100% = 75%. Je hebt dan 25% onbenutte capaciteit.

Productiebedrijven die hun bezettingsgraad monitoren, halen daar op termijn vaak een concurrentievoordeel uit.

Dat komt door een aantal belangrijke voordelen:

• Je hebt een beter overzicht op inefficiënte productieprocessen.
• Je spreidt je productiekosten over een groter aantal productie-eenheden dankzij efficiëntere processen. Dat zorgt voor een lagere kostprijs.
• Dankzij een efficiëntere planning en minder stilstand lever je sneller.

De bezettingsgraad is een belangrijke KPI in je productiebedrijf. Zo helpt het je om de productie-efficiëntie en kostenbeheersing te monitoren en op basis daarvan beslissingen te nemen. Verschillende factoren beïnvloeden je bezettingsgraad. Het gaat ook over meer dan alleen machines.

Er zijn verschillende factoren die invloed hebben op de bezettingsgraad van je productiebedrijf, zoals:

• gepland onderhoud.
• onverwachte stilstand door storingen.
• capaciteitsplanning.

Vaak ontstaat een lage bezettingsgraad door slechte capaciteitsplanningen. Je gebruikt dan niet al je middelen. Is je capaciteitsplanning echter té strak? Dan loop je risico op overbelasting. Daarom is evenwicht belangrijk. En dat begint bij structureel monitoren.

De bezettingsgraad draait niet alleen om machines of productieprocessen. Je meet ook hoe doeltreffend je medewerkers zijn op vlak van productie (de verhouding tussen productieve uren en beschikbare uren).

Het is goed om daarbij verder te kijken dan alleen cijfers:

• Een zo hoog mogelijke bezettingsgraad lijkt verleidelijk, maar zorgt vaak voor meer ziekteverzuim en fouten. Een gezond werkklimaat is minstens even belangrijk.
• Een dip in de bezettingsgraad van je personeel ontstaat niet altijd door inefficiëntie. Denk maar aan een periode met gepland onderhoud.
• Overbelasting is soms ook te voorkomen met een flexibele personeelsplanning, bijvoorbeeld tijdens piekperiodes.

De ‘optimale bezettingsgraad’ bestaat niet, omdat dit te sterk verschilt van sector tot sector. Toch kan je in grote lijnen een bezettingsgraad lager dan 60% zien als inefficiënt en zorgt een bezettingsgraad van 90% of hoger meestal voor overbelasting of onvoldoende ruimte voor onderhoud. De maakindustrie hanteert daarom vaak een bezettingsgraad tussen de 80% en 90%, en de dienstverlenende sector een bezettingsgraad van rond de 70%.

Je wil het liefst maximaal produceren, zonder je machines en personeel te overbelasten. Daarom is een gezond evenwicht in je bezettingsgraad belangrijk. En dat is in de praktijk alleen mogelijk door steeds de vinger aan de pols te houden.

Manueel je bezettingsgraad monitoren is in de praktijk vaak geen optie. Het kost te veel tijd om de gegevens zelf te verwerken. Bovendien vergroot je de kans op verkeerde conclusies. Veel productiebedrijven werken daarom met realtime dashboards.

Realtime gegevens geven je niet alleen zicht op langetermijntrends in je productie, maar brengen je ook sneller op de hoogte van acute zaken. Je verkleint dus de kans op (kostbare) vertragingen of storingen.

Met software zet je al die gegevens over je bezettingsgraad in real time om in analyses. Met een dashboard kijk je daardoor altijd naar de laatste ontwikkelingen en stuur je direct bij met je planning of capaciteiten. Zo zit er nog nauwelijks vertraging tussen je afwijkingen en een interventie.