Turien & Co Assuradeuren: “Afstappen van maatwerk was een goede keuze”

Elk bedrijf heeft financiële software nodig. Maar dat betekent niet dat elk bedrijf dezelfde financiële software nodig heeft. Verschillende sectoren hebben verschillende behoeftes. Zo ook de verzekeringssector. Hier is het essentieel dat de financiële software samenwerkt met polis- en schadesystemen én beschikt over een rekeningcourantfunctionaliteit. Toen Turien & Co Assuradeuren na problemen met hun financiële software in 2018 op zoek ging naar een alternatief, bleek Exact Financials een van de weinige softwarepakketten te zijn die aan deze eisen voldoet.

‘Turien & Co Assuradeuren is samen met o.m. Ansvar Verzekeringsmaatschappij N.V. onderdeel van de Turien Holding groep', vertelt Freek Dijkmeijer, manager Financiën bij Turien & Co. 'Wij zijn een assuradeurenbedrijf en bieden verzekeringspolissen aan via een netwerk van intermediairs. We bieden producten aan met name gericht op particulieren en het MKB deels met Ansvar als verzekeringsmaatschappij en deels in volmacht van andere verzekeraars. Met 280 medewerkers binnen de complete groep zijn we verantwoordelijk voor een portefeuille van 170 miljoen euro.’

Weg met maatwerk

De Ansvar groep werkt al sinds jaren met Exact. Turien & Co maakte deze overstap in 2019. 'De reden hiervoor is dat Turien & Co tot 2017 een grote volmachtigde was in zorgverzekeringen', vertelt Dijkmeijer. ‘Daar liggen veel wettelijke eisen bij de debiteurenadministratie, waardoor we gebonden waren aan een zwaar en duur financieel pakket met veel maatwerk. Toen we ons in 2017 terugtrokken uit deze markt, was dit niet langer nodig en konden we op zoek naar een alternatief.’

‘Onze zoektocht startte met het opstellen van een lijst met zaken waaraan de software moet voldoen', vervolgt Dijkmeijer. ‘Onze belangrijkste eis daarbij: een standaard pakket zonder maatwerk. We wilden van maatwerk af, omdat dit flink wat nadelen heeft. Moet er bijvoorbeeld iets in de software aangepast worden omdat de wetgeving verandert, dan ben je afhankelijk van een consultant van de leverancier. Ook werken updates van de standaard software niet altijd goed samen met het maatwerk, waardoor dit meer tijd kost. Kortom: dit is complex, lastig en duur. Daar wilden we graag vanaf.’

Onmisbare features

Maar er stond meer op de checklist van Dijkmeijer. ‘Met de assurantieadviseurs waarmee wij samenwerken, rekenen wij niet post voor post af. Dit doen we eens per maand door het bijhouden van de rekeningcourant. Naast banken en inkoopcombinaties zijn er maar weinig organisaties die op deze manier werken, waardoor de meeste softwarepakketten deze mogelijkheid niet bieden. Dit was dus een belangrijk aandachtspunt bij het kiezen van geschikte software.’

‘Verder moest het financiële pakket kunnen communiceren met ons polispakket en schadesysteem. En daarmee bedoel ik niet alleen het pompen van informatie uit het polispakket en schadesysteem in de financiële software, maar ook andersom. Betaalt een klant bijvoorbeeld niet, dan moet het financiële pakket een seintje kunnen sturen naar ons polispakket om de dekking op te schorten. Tweerichtingsverkeer, dus.’

Shortlist samenstellen

Met deze checklist op zak vergeleek Dijkmeijer online verschillende pakketten. Hij maakte een shortlist van financiële softwarepakketten die gebruikt wordt door bedrijven die qua omvang overeen kwamen met Turien & Co. ‘Er waren een aantal pakketten die aan onze eisen voldeden, maar Exact kwam wat ons betreft het beste uit de bus. Vooral het feit dat de consultant goed met ons meedacht over de manier waarop we alle systemen konden laten samenwerken, gaf voor ons de doorslag. Dat Exact een Nederlandse leverancier is, was ook een pre. Dit is prettig in de communicatie en gaf ons een betrouwbaar gevoel.’

Goede ondersteuning bij de implementatie

Dijkmeijer kijkt positief terug op de implementatie van Exact Financials. ‘Het inrichten van boekingsgangen om onze systemen met elkaar te laten communiceren was een lastig proces, maar de consultant vanuit Exact heeft ons hier goed in ondersteund. Hij raadde ons ook aan om ImageCapture te gebruiken. Hiermee hebben we een goed autorisatiesysteem op alle kostenfacturen. Het systeem neemt automatisch de gegevens over en doet een boekingsvoorstel. Dit hoeft alleen gecontroleerd te worden en daarna wordt het doorgeboekt naar de grootboekrekening. Dat bespaart ons tijd en het is minder foutgevoelig.’

Turien & Co werkt nu ruim een jaar met Exact Financials. ‘Inmiddels zijn we helemaal gewend aan de software. Het grootste voordeel voor ons is dat we geen last meer hebben van maatwerk. Ook is het prettig dat alle bedrijven binnen de Ansvar groep werken met hetzelfde pakket en hetzelfde rekeningschema. We zijn dus blij dat we deze overstap gemaakt hebben. Ik zou verzekeringsmaatschappijen van vergelijkbare omvang die op zoek zijn naar financiële software dan ook zeker aanraden om Exact mee te nemen in hun shortlist.’