Finance

Van Gogh Museum

De missie van de Stichting Van Gogh Museum is om het werk van de schilder Vincent van Gogh onder een zo groot mogelijke groep mensen uit te dragen. De stichting leeft voor een belangrijk deel van de verkoop van entreekaartjes, avondontvangsten, educatieve activiteiten en de verkoop van publicaties. Er gaat een hoop geld om in de Stichting en het is van groot belang dat dit goed gemanaged wordt: hier komt Exact om de hoek kijken.
Als ik kijk naar hoe wij de eerste jaarrekening maakten en hoe wij dat nu doen, dan is dat een wereld van verschil.

Oude situatie

Door een verkeerde inrichting van Exact Globe was de financiële administratie van de Stichting Van Gogh Museum een puinhoop. Databases waren zo vervuild geraakt dat de situatie niet werkbaar was. Daarbij kwam nog dat facturen die geaccordeerd moesten worden door de verschillende panden van de stichting zwierven, zonder dat de administratie wist waar ze waren. Budgethouders wisten eigenlijk nooit precies hoe hun budgetten ervoor stonden, waardoor controle en sturing moeilijk was.

Oplossing

De financiële administratie onderging een make-over. Exact Globe werd opnieuw ingericht en er werd een hele nieuwe database gestart. Exact Synergy werd geïmplementeerd, waardoor facturen elektronisch konden worden aangeboden aan fiatteurs. En sinds de komst van Sumatra worden budgethouders digitaal geïnformeerd over hun werkelijke kosten, hun budget en het verschil daartussen.

De voordelen

  • Betere procedures
  • Een grote verbetering van de efficiëntie
  • Elektronisch fiatteersysteem waardoor facturen niet meer kwijtraken
  • Financiële gang van zaken helemaal op orde
  • Verantwoordelijken hebben à la minute inzicht in hun budgetten
NL Select your country