Zo zet Afier Accountants + Adviseurs mensen voor (actuele) cijfers

Afier uit Tynaarlo streeft ernaar klanten op een A-4 duidelijk te maken hoe ze ervoor staan. Daarom zet het accountantskantoor vol in op No hands accounting. Oftewel: automatiseren van boekhoudprocessen; van aanlevering tot aangifte. “Onze mkb-klanten zien het als ideaal alternatief voor zelf boekhouden. Wij kunnen hierdoor ook de rol van parttime controller en externe adviseur uitoefenen.”

Afier zet mensen voor cijfers. Dat kan pas als de cijfers actueel zijn. Zo krijgen ondernemers uitleg over wat de cijfers voor hen betekenen. Door verregaande procesautomatisering richten medewerkers zich vooral op kennisvergroting. Zo kan het accountantskantoor groeien.

No hands lab

Sinds april 2019 is Afier overgegaan op No hands accounting van Exact. Directe aanleiding was een klant die van leveranciers facturen met meer dan honderd regels kreeg. De scan- en herkensoftware kon hier niet goed mee omgaan, waardoor handmatige correctie noodzakelijk was. Gert-Jan Bos van Afier meldde dit aan Exact die hem uitnodigde om deel te nemen aan het No hands lab. “In deze pilot zit een groep landelijke kantoren die in een releaseomgeving de nieuwste tools beschikbaar krijgen”, vertelt Gert-Jan. “Het is erg leerzaam om samen met andere kantoren te sparren en een stem in verdere optimalisatie van de functionaliteit te hebben.”

Door input van Afier is er een oplossing gevonden voor complexe facturen. De regels worden nu gegroepeerd en ingelezen waardoor de verwerking geautomatiseerd en correct verloopt.

Ambitie

Sinds enkele maanden werkt Afier aan het overzetten van de klantadministraties naar No hands klantadministraties. De ambitie is om eind 2020 zo’n 75 klanten over te hebben gezet. “Laatste periode zetten we 2 tot 3 administraties per week over”, zegt Gert-Jan. “Ook potentiële klanten maken we warm voor No hands accounting. Bij iedere offerte leggen we het concept uit, want het is een perfect middel om klanten te informeren over hoe ze ervoor staan. We hebben brochures ontwikkeld waarin we No hands accounting uitleggen aan (potentiële) klanten.”

Goede samenwerking als voorwaarde

Voorwaarde om klanten succesvol met No hands accounting te laten werken, is dat de samenwerking met klanten goed moet zijn. “Het is niet zo dat je No hands accounting aanzet en dat de klant dagelijks beschikt over actuele cijfers. Het is een proces waar zowel wij als de klant de nodige inspanningen moeten leveren.”

Wat zijn die inspanningen voor jullie?

Bos: “Als kantoor heb je een standaard verwerkingsmethodiek nodig. Daarnaast koppel je klantadministraties aan een standaard grootboekschema (RGS) waardoor je eenvoudig kunt benchmarken. In een projectgroep delen we ervaringen met elkaar en passen het proces aan indien nodig. We hebben voor een dag de hulp ingeroepen van een Exact-consultant voor het geven van een training. Wil je geautomatiseerd administraties kunnen verwerken, dan is een investering in de software en het trainen van medewerkers belangrijk. Dit is dan direct een investering in je klanten. Iedere ervaring is daarbij winst voor de toekomst.”

Wat zijn de inspanningen voor klanten?

“Onze No hands accounting-klanten doen zelf de facturatie. Hun bankmutaties worden met een bankkoppeling ingelezen en ook de lonen zijn gekoppeld. Wij adviseren klanten om voor inkomende facturen een emailadres aan te maken. Ze fotograferen pinbonnen en leveren die via Mijn[Afier] app aan. Zo weten we wat er wat er binnenkomt. Ook willen we dat de klant betalingsvoorstellen in Exact klaarzet. Het mooie is dat je vraagposten direct kunt doorgeven aan de klant. Als wij zien dat een klant veel pinbonnen heeft voor bijvoorbeeld tanken, dan adviseren we hem om een MKB Brandstof-pas aan te schaffen. De elektronische facturen van dit bedrijf komen automatisch in de boekhouding via Peppol.”

Praktisch en handzaam

Het is volgens Gert-Jan Bos nog te vroeg om iets te zeggen hoeveel tijdwinst No hands Afier oplevert maar klanten geven wel aan deze samenwerkingsmethode praktisch te vinden. “De werkwijze geeft structuur waardoor de ondernemer meer tijd heeft om te ondernemen en meer inzicht heeft in zijn financiële situatie. No hands accounting is geschikt voor recht toe recht aan administraties verwerken, stelt Bos. “Dat is van toepassing op 75% van de markt. Daarnaast kunnen wij meedenken bij complexere oplossingen voor onze klanten doordat wij zelf BI/IT-adviseurs in dienst hebben. We groeien absoluut toe naar een digitaal kantoor, maar wel heel erg op de mens gericht. Afierisme noemen we dat. Zo hebben we grip op de eigen organisatie terwijl we klanten relevant kunnen adviseren.”