Accountancy

Van der Voet Finance digitaliseert met Exact Online

Eén uniforme werkwijze voor klanten en medewerkers dankzij een volledig geautomatiseerde administratiestraat

Van der Voet Finance is een laagdrempelig administratie- en advieskantoor met vestigingen in Amsterdam, Haastrecht en Rotterdam. Met een klantenbestand van ruim 700 ondernemers – van zelfstandigen tot mkb-bedrijven met meer dan 100 medewerkers – bedient het kantoor een brede doelgroep in de Randstad. Directeur Gijs van der Voet omschrijft de dienstverlening als toegankelijk én van hoge kwaliteit. “Wij willen de vertrouwde adviseur en sparringpartner van de ondernemer zijn. Samen werken aan de doelen van de klant, terwijl de administratie slim wordt verwerkt.”

Efficiënter werken en meer tijd voor advies

Voorheen werkte Van der Voet Finance met meerdere softwarepakketten. “Dat gaf veel versnippering,” aldus Gijs. “Medewerkers moesten schakelen tussen systemen, data overzetten, exporteren, importeren. Niet efficiënt en zeker niet toekomstbestendig.” De wens ontstond om alles onder te brengen in één centrale omgeving die niet alleen efficiënter is voor medewerkers, maar ook de samenwerking met klanten eenvoudiger maakt.

Bij de zoektocht naar een nieuwe oplossing stond één ding voorop: het ondersteunen van de rol als sparringpartner van de klant. “We willen onze tijd niet besteden aan knip- en plakwerk, maar aan adviseren. Daarom zochten we een oplossing die automatisering en klantgerichtheid combineert.”

Die oplossing vonden ze in de accountancyproducten van Exact. Het kantoor gebruikt bijna de volledige accountancy suite: Exact Online Boekhouden, Exact Online Jaarrekening en Exact Online Fiscaal.

De keuze voor Exact kwam niet uit de lucht vallen. Van der Voet zocht naar software die de nieuwste technologische ontwikkelingen volgt en inzet. “We zagen dat Exact zich blijft ontwikkelen, AI implementeert en automatisering op de voet volgt. Dat is voor ons heel belangrijk.”

De implementatie van Exact leidde tot een volledige digitalisering van het werkproces. “Het grootste voordeel is dat we nu één uniforme werkwijze hebben en een volledig geautomatiseerde administratiestraat.”

Rust, overzicht en efficiëntie dankzij Exact Online Boekhouden

De invoering van Exact zorgde voor een ware transformatie binnen het kantoor. “We hebben nu één uniforme werkwijze met een volledig geautomatiseerde administratiestraat. Dat zorgt voor rust, overzicht en efficiëntie.”

Voorheen werkten we met meerdere pakketten. Nu hebben we één duidelijk verhaal en één systeem waar alles in zit.”

Gijs van der Voet, Van der Voet Finance

Een belangrijk onderdeel van de suite is de Smart Closing-functionaliteit. Dankzij automatische controles, btw-checks en slimme koppelingen worden fouten vroegtijdig opgespoord en processen gestroomlijnd. “Vanuit Exact Online Boekhouden kun je rechtstreeks je kolommenbalans gebruiken voor de jaarrekening en de fiscale aangifte. Dat scheelt veel tijd.”

Ook de Configuratiemonitor en de RGS-koppelingen dragen bij aan standaardisatie. “Elke administratie wordt nu op dezelfde manier verwerkt. Daardoor kunnen medewerkers sneller schakelen tussen dossiers.”

Dankzij de automatische controles, btw-checks en slimme koppelingen van de Smart Closing-functionaliteit worden fouten vroegtijdig opgespoord en processen gestroomlijnd.”

Gijs van der Voet, Van der Voet Finance

Cloud Award 2024: een bekroning op het werk

In 2024 won Van der Voet Finance de Cloud Award, een prestigieuze prijs voor kantoren die digitalisering en efficiëntie succesvol hebben doorgevoerd. “Het winnen van de Cloud Award betekent vooral erkenning voor het feit dat je grote stappen maakt op het gebied van automatisering van administratieve processen en efficiëntie.” De prijs zorgde niet alleen voor trots onder medewerkers, maar leverde ook erkenning op van klanten en collega-kantoren.

Persoonlijk contact met klanten dankzij een efficiënte samenwerking

Dat een geautomatiseerde werkwijze goed samengaat met persoonlijk contact, blijkt uit de samenwerking met klant Jaap Noorlag, eigenaar van restaurant Ter:Govw in Gouda. “De vorige eigenaar deed alles nog op papier. Toen wij klant werden bij Van der Voet, moest alles digitaal. Dat was even wennen, maar nu werkt het super efficiënt.”

Doordat Jaap zijn administratie grotendeels zelf invoert in Exact Online, houdt hij tijd over voor zijn passie: wijn inkopen en het samenstellen van het menu. “Vroeger kreeg ik hele mails vol opmerkingen. Nu zijn we met drie of vier zinnen wel klaar. Dat scheelt tijd, en we houden meer ruimte over voor wat we echt leuk vinden.”