Altijd inzicht in de cijfers en meer tijd voor waardevol advies | Administratie- en advieskantoor Finance Plus

Robin Dijkstra en zijn team staan aan het roer van administratie- en advieskantoor Finance Plus in Reeuwijk. Binnen het kantoor is er een speciale rol voor Sylvana den Boef en haar team, die zich bezighouden met automatisering en het optimaliseren van processen. Dankzij deze focus kan Finance Plus doen waar het echt om gaat: de klant bedienen en adviseren.

Finance Plus: met recht een complete ontzorger

Finance Plus is in 2005 opgericht door Robin Dijkstra. Het kantoor helpt ondernemingen en particulieren met hun financiële administratie, financieringsaanvragen, fiscaal- en bedrijfsadvies, het starten van een franchise, coaching, personeels- en salarisadministratie, HR en vraagstukken over automatisering en procesoptimalisatie Met recht een complete ontzorger dus. En met een tweede kantoor in Haarlem is Finance Plus in heel Nederland – en zelfs over de landsgrenzen – actief.

Finance Plus en Exact zijn geen onbekenden van elkaar. Vanaf dag één werkt het kantoor met Exact. Door de jaren heen groeiden zowel Exact als Finance Plus verder. Vooral de introductie van Exact Online was een grote stap voor Finance Plus, vertelt Robin. “We hebben Exact Online direct omarmd en uitgerold en dat heeft er voor gezorgd dat het meteen een succes is geworden.”

Finance Plus kan dankzij de software van Exact efficiënt een administratie inrichten en verwerken. Hierdoor heeft het kantoor meer tijd om met de cijfers aan de slag te gaan. Deze tijdsbesparing wordt nog eens vergroot dankzij de automatiseringsprocessen, waar Sylvana verantwoordelijk voor is.

Een speciale focus op automatisering

Automatisering heeft altijd een belangrijke focus gehad bij Finance Plus. Zo belangrijk zelfs, dat er dus een speciale rol voor is gecreëerd binnen het kantoor. Sylvana Den Boef is Adviseur Procesoptimalisatie en Automatisering. Op de werkvloer wordt ze ook wel de automatiseringsgoeroe genoemd. Kortweg houdt haar rol in dat Sylvana het team verder helpt automatiseren en de veranderprojecten begeleidt.

Sylvana: “Wij zien dat er in de accountancybranche veel veranderingen zijn op het gebied van automatisering en dat er veel mogelijk is. Het is noodzakelijk om te blijven innoveren op automatisering. Zo kunnen we belangrijke zaken snel verwerken. Het resultaat is dat we de klant hierdoor extra goed kunnen bedienen.”

Dankzij automatisering kan er verder tijd vrij gemaakt worden om hun klanten te voorzien van advies. De focus verschuift van bijblijven, naar voorblijven. “We kunnen advies geven over de cijfers van nu, waar klanten direct iets aan hebben. Ze willen weten waar ze aan toe zijn en dat kunnen we ze bieden, omdat we goed inzicht hebben in de financiële administratie van onze klanten,” vertelt Sylvana.

Automatiseren klinkt mooi, maar kan natuurlijk alleen met een paar belangrijke randvoorwaarden: de juiste mensen aan het roer, een gemotiveerd team ter ondersteuning, en misschien wel de belangrijkste: de juiste software. En dat is voor Finance Plus, de accountancy suite van Exact in combinatie met slimme no hands accounting-functies.

No hands accounting voor het handmatige werk

Exact speelt hiermee een grote rol binnen de automatiseringsprocessen van Finance Plus. Het kantoor maakt gebruik van accountancy software met slimme no hands accounting-functies waarbij een robot handmatige boekhoudtaken overneemt.

Sylvana geeft een voorbeeld van hoe Finance Plus met no hands accounting werkt: “Wij gebruiken no hands accounting met een uniek Finance Plus-e-mailadres. Wij vragen aan onze klanten om dit e-mailadres (eenmalig) door te geven aan hun leveranciers. Deze e-mails met facturen komen automatisch binnen in de scanservice van Exact Online. Die gaat daar vervolgens mee aan de slag en dan komt er een boekingsvoorstel bij ons binnen. Die beoordelen we en vervolgens wordt de factuur ingeboekt. En volledige boekingsvoorstellen, waarbij alle velden zijn ingevuld, worden zelfs automatisch ingeboekt. Dit is een fijne functie, waardoor we minder tijd kwijt zijn aan het invoeren van de administratie.”

Ook klanten besparen tijd met deze functie. Finance Plus verwerkt hun facturen en de klant kan ze hierdoor snel en makkelijk betalen via Exact Online.

Doorgroeien dankzij automatisering

Inmiddels werkt Finance Plus al twee jaar met no hands accounting. Er is veel tijd bespaard – besparingen van vijftig procent zijn geen uitzondering. Maar daar blijft het niet bij. Finance Plus wil altijd verder innoveren. Sylvana: “Het kan altijd efficiënter, sneller en beter. En we zien dat Exact Online daar ook voor gaat. Het is fijn om te werken met software die er hetzelfde instaat.”

Verder speelt het automatiseren ook binnen het team een grote rol. Automatisering betekent dat collega’s minder tijd bezig zijn met minder spannende, repetitieve taken. Een logisch gevolg is dat ze hierdoor verder kunnen doorgroeien in hun rol, omdat daar meer tijd voor is.

Een sterkere band met de klant

De slimme manier van werken van Finance Plus en handige tools van Exact zijn niet onopgemerkt gebleven bij hun klanten, vertellen Robin en Sylvana.

“We horen vaak dat klanten het fijn vinden dat de communicatie en administratie via Exact Online verloopt en dat ze alles kunnen volgen via de app. Het feit dat klanten niet zoveel e-mails ontvangen en ze op elk gewenst moment van de dag hun administratie kunnen bekijken, is ook een groot voordeel,” vertelt Sylvana.

Robin vult aan: “Exact Online is laagdrempelig en heeft een duidelijke indeling – dat spreekt onze klanten echt aan. Dankzij de automatiseringsprocessen zien we kansen voor de klant om tijd te besparen. Hierdoor komen we vaker aan tafel bij ze, ontstaan er gesprekken en kunnen we ze ook weer helpen bij andere uitdagingen. Het versterkt de vertrouwensband