Ondernemen

Factureren uitgelegd inclusief wettelijke factuureisen

factuur maken

Factureren doe je als je een factuur gaat versturen. Sommige ondernemers factureren nog met Excel of Word, terwijl anderen het gemak van een facturatieprogramma hebben ontdekt. Aan welke eisen je factuur moet voldoen lees je hier.

Wat is een factuur?

Een factuur is volgens de Van Dale een 'lijst van geleverde goederen of diensten met prijsvermelding', terwijl Wiktionary het omschrijft als 'een document met een beschrijving van goederen die een bedrijf (aan een ander bedrijf) geleverd heeft'. Muiswerk noemt het een 'papier waarop staat wat je hebt ontvangen en wat je moet betalen'.

Dit gangbare woord wordt door 99% van de Nederlanders en Vlamingen herkend volgens het Centrum voor Leesonderzoek. Het komt volgens het Chronologisch Woordenboek voor het eerst voor in 1600 als leenwoord uit het Frans.

Factureren in het Engels

Afhankelijk van je branche kan het zijn dat je een Engelse variant van een factuur moet maken. Factuur in het Engels is invoice (en factureren dus invoicing) als het gaat om een doorsnee zakelijke factuur. 

Bill of charge worden ook gebruikt maar vaak in een verschillende context zoals bijvoorbeeld voor consumenten waarbij iets in rekening wordt gebracht. Dit kan ook per branche verschillen.

Waarom een factuur maken en deze factureren?

Dat is logisch. Het doel van een factuur is om de ontvanger (binnen een vooraf overeengekomen aantal dagen) te laten betalen voor een product of service die jij levert.

Wel of niet btw op de factuur?

De meeste ondernemers moeten een btw-administratie bijhouden en dus btw op de factuur zetten. De Belastingdienst bepaalt of je een ondernemer voor btw bent aan de hand van je aanvraag van je onderneming bij de KvK.

Aan het soort product of service dat je levert kun je bepalen welk percentage (21%, 9% of 0%) daarover gerekend moet worden.*

Hoe de factuur versturen?

Een factuur moet je in ieder geval NOOIT als Word of Excel-document versturen. Dan kan de ontvanger het aanpassen. Het staat ook niet professioneel. Maak er in ieder geval een PDF van.

In moderne facturatiepakketten kun je facturen per post versturen, als PDF per e-mail en als e-factuur waarbij het van facturatie- of boekhoudpakket naar facturatie- of boekhoudpakket wordt gestuurd.

Daar bovenop kun je online toegang geven tot de factuur. Dat laatste heeft het bijkomende voordeel dat de ontvanger de factuur online kan bekijken als het intern niet op goed is verwerkt.

Factuur voorbeeld bekijken

Bekijk hieronder een factuurvoorbeeld. Zaken als huisstijl komen pas echt goed tot hun recht in een facturatie- of boekhoudpakket. Met Word of Excel of andere soortgelijke software wordt het al snel een gepuzzel om de lay-out goed te krijgen. Je kunt jezelf veel frustratie besparen door ze te vermijden en een facturatie- of boekhoudpakket te gebruiken.

factuur voorbeeld

Welke gegevens moeten op mijn factuur staan?

Facturen hebben eisen die door de Belastingdienst zijn opgesteld. Daar kom je niet onderuit omdat facturen anders niet rechtsgeldig zijn. Voor het gemak hebben we al die wettelijke factuureisen even samengevat*.

Dat wil niet zeggen dat je altijd een factuur moet versturen. De Belastingdienst heeft alle uitzonderingen op een rij gezet. Daarnaast zijn er een aantal uitzonderingsregels rondom factureren die de Belastingdienst heeft opgesteld. Ook die hebben we hier staan*. 

Tot slot zijn er een aantal zaken die gewoon verstandig zijn om zo duidelijk mogelijk te vermelden. Het doel van een factuur is nu eenmaal om binnen de afgesproken tijd het geld op je rekening te ontvangen. Behandel het daarom niet als een moetje, als iets dat achteraf nog 'even' verstuurd moet worden. Het is iedere keer weer een zeer belangrijk contactmoment met je klant. Maak het je klant daarom zo makkelijk mogelijk om snel je facturen te kunnen betalen. Vergis je niet, hier kun je als ondernemer een enorm verschil maken.

Basis factuureisen vanuit de Belastingdienst

  1. De bedrijfsgegevens van zowel jou als je klant:
    • Bedrijfsnamen
      • Let op #1: een handelsnaam kan ook, als die maar op hetzelfde adres bij de KvK is geregistreerd.
      • Let op #2: bij grotere bedrijven is het normaal om de nv, bv of andere fiscale eenheid waar je aan levert op de factuur te zetten. Zulke bedrijven zullen sowieso een vaste facturatieprocedure hebben. Daarom raden we het aan om dit na te vragen bij je klant.
    • Bedrijfsadressen
      • Let op #1: gebruik het hele adres, alleen een postbusnummer is niet genoeg.
      • Let op #2: adressen op bedrijfswebsites willen nog wel eens out-of-date zijn. Controleer het juiste adres altijd bij de KvK of je klant vóórdat je de factuur verstuurt. Zo voorkom je dat je factuur niet correct verwerkt kan worden en jij tevergeefs op je inkomsten wacht.

  2. Je overige bedrijfsgegevens:
    • Je KvK-nummer
    • Je btw-nummer (als je die hebt)
      • Let op: bij grotere bedrijven is het normaal om het btw-nummer van de nv, bv of andere fiscale eenheid waarin je werkt op de factuur te zetten
    • Tip: zorg dat je deze gegevens altijd snel terug kunt vinden, je hebt ze veel nodig als ondernemer. Maak bijvoorbeeld een contact aan van je eigen bedrijf en zet deze nummers erbij.

  3. De factuurdatum:
    De factuurdatum wordt door de Belastingdienst gebruikt voor de btw-aangifte. Staat je cashflow op een laag peil tegen het einde van het kwartaal? Weet je niet zeker of je de aangifte kunt betalen? Dan kun je ervoor kiezen om rekeningen met grote bedragen pas in het nieuwe kwartaal te versturen.

  4. Een uniek factuurnummer:
    Let op: iedere factuur moet een uniek nummer hebben dat de vorige opvolgt. Het voordeel van een facturatiepakket is dat je dit maar 1x hoeft in te stellen. Daarna nummert het systeem automatisch je facturen.

  5. Wat je hebt geleverd aan producten of services en welke hoeveelheid.

  6. De prijzen, zowel inclusief als exclusief btw. Het btw-bedrag en btw-tarief moeten er ook op staan. Al deze bedragen en tarieven moeten apart op de factuur staan. 

Uitzonderingsregels voor facturen vanuit de Belastingdienst

Bekijk de lijst van uitzonderingsgevallen bij facturatie en klik door naar de site van de Belastingdienst als het voor jou van toepassing is*.

Er gelden andere regels als je:

  • tussenhandelaar bij een ABC-transactie bent
  • een acceptgiro verstuurt
  • afnemer een factuur opmaakt
  • automatische afschrijvingen gebruikt
  • brandstof levert voor landvoertuigen
  • een detailhandelaar bent
  • een groothandel hebt
  • tijdschriften uitgeeft
  • onder de reisbureauregeling valt
  • levert op basis van een doorlopende overeenkomst
  • fiscale vertegenwoordiger btw betaalt
  • korting geeft op een tijdige betaling
  • werkt met een kredietbeperkingstoeslag
  • margegoederen levert
  • meerdere afzonderlijke producten of services levert aan dezelfde klant
  • nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen levert aan klanten
  • klant producten bij je inruilt
  • werkt met vereenvoudigde facturen
    • Je factureert voor een bedrag tot maximaal €100 inclusief btw.
    • Je factuur is een wijziging van een originele factuur.
  • de verleggingsregeling gebruikt
  • een onroerende zaak verkoopt en eerder ontvangen huurbedragen wilt verrekenen
  • een verzamelfactuur verstuurt
  • een voorschotnota verstuurt
  • vrijgestelde goederen of diensten levert
  • zaken doet met andere EU-landen

Verstandige zaken om te noemen

  1. De vervaldatum van de factuur

    Dit mag dan niet verplicht zijn maar we raden sterk aan om het wel op de factuur te zetten. Zo weet (iedereen bij) de klant wat de betaaltermijn is. Facturatie is vaak een gevoelig onderwerp om met klanten te bespreken. Zorg dus dat je van te voren goede afspraken maakt, dit vastlegt in een overeenkomst én vervolgens alles correct nakomt van jouw kant.

  2. Hoe de klant moet betalen

    Maak het je klanten zo makkelijk mogelijk om je snel te betalen. Dat betekent duidelijk neerzetten of het naar een bankrekeningnummer moet (en welk nummer!) of via een Payment Service Provider (PSP) naar keuze. Zet er ook bij of klanten via bijvoorbeeld iDEAL kunnen betalen. Vergeet ook het BIC-nummer van je bank niet als je klanten in het buitenland hebt, hoewel je in die gevallen beter af bent met een partij als PayPal of Transferwise.

  3. Projectmanagers, PO-nummers of andere handige info

    Afhankelijk van de klant en branche zal het verschillen wat je noemt. Zo kunnen klanten verplichten PO-nummers te noemen zodat ze het intern goed af kunnen handelen. Anderen zullen graag willen weten aan welk project en met welke contactpersonen je werkt. Als het maar helder is voor de klant hoe de factuur tot stand is gekomen.

  4. Contactinfo voor vragen

    Zorg dat ze je snel kunnen bereiken bij vragen en geef ze een paar contactopties. Je kunt er een WhatsApp nummer bijzetten maar als een klant liever mailt dan heb je daar nog niets aan. Welke opties kun je prima zelf bepalen - als het er maar een paar zijn die je veel gebruikt.

  5. Denk aan de lay-out

    Zorg dat je factuur makkelijk te begrijpen is voor de ontvanger. Gebruik daarom een lay-out met een sterk contrast. Zwart lettertype op een witte achtergrond is gebruikelijk. Zo is het makkelijker voor financiële pakketten die inkomende facturen automatisch scannen en alvast ingevuld klaarzetten. Maar het is vooral ook omdat nog steeds veel bedrijven facturen printen voor hun administratie. (Wat niet meer nodig is) 

    Wijk je van zwart op wit af? Vraag dan even van tevoren na bij je klant of dit een probleem is. Ze zullen voor jou geen uitzonderingen maken in hun processen en niet vrolijk zijn als jouw ene factuur met zwarte achtergrond en witte lettertypes de halve inktcartridge verbruikt 

    Hak lange bankrekeningnummers, factuurnummers en telefoonnummers op in reeksen van 3 of 4 tekens. Dit zijn de belangrijkste gegevens van de factuur, zet ze daarom in een relatief groot lettertype. Dat zorgt voor minder kans op fouten bij eventuele handmatige invoer en zorgt ervoor dat jouw factuurbedrag niet per ongeluk naar een verkeerde organisatie overgemaakt wordt! 

    Bel ze eventueel na als je ze per e-mail verzonden hebt. Het kan zijn dat facturen in de spam terechtkomen.


* Klik in deze gevallen even door naar de site van de Belastingdienst. Het kan zijn dat er zaken zijn aangepast zonder dat we de kans hebben gehad om ze up te daten. 

Benieuwd naar onze oplossingen voor facturatie?

Wil je van factureren een invuloefening maken waarbij je automatisch voldoet aan alle (wettelijke) eisen? Kijk dan eens naar onze oplossingen voor facturatie.
NL Select your country