Pdf versus e-factuur: wat is het verschil

Factureren is altijd al een gedoe geweest. Voorheen moest je de factuur eerst opstellen en vervolgens met de post versturen. Gelukkig is daar verandering in gekomen, met dank aan de pdf en e-factuur. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen deze twee? We leggen het je uit!

Wat is een pdf-factuur?

Een pdf-factuur is een elektronisch document in het Portable Document Format (pdf). Het is een digitaal bestand dat de visuele en tekstuele weergave van een factuur bevat, vergelijkbaar met een papieren factuur. Een pdf-factuur kan worden gegenereerd door een facturatiesysteem of kan handmatig worden gemaakt en vervolgens worden verzonden naar de ontvanger via e-mail of een ander elektronisch kanaal. Het bevat meestal een gestructureerd overzicht van de factuurgegevens, zoals het factuurnummer, de factuurdatum, de omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de prijs, eventuele belastingen en het totaalbedrag.

Wat is een e-factuur?

Aan de andere kant is een e-factuur (elektronische factuur) een gestructureerd digitaal document dat automatisch van het ene softwaresysteem naar het andere kan worden verzonden zonder menselijke tussenkomst. Het is opgebouwd volgens een gestandaardiseerd formaat dat het mogelijk maakt om de factuurgegevens elektronisch te verwerken en te integreren in de financiële administratiesystemen van zowel de verzender als de ontvanger. Voorbeelden van gestructureerde digitale documenten zijn UBL (Universal Business Language) of XML (eXtensible Markup Language). Het doel van e-facturatie is om factuurverwerking efficiënter en nauwkeuriger te maken door handmatige taken en fouten te verminderen.

Wat is het verschil tussen een pdf-factuur en een e-factuur?

Het belangrijkste verschil tussen een pdf-factuur en een e-factuur is dat een pdf-factuur een statisch document is dat voornamelijk bedoeld is voor menselijke leesbaarheid, terwijl een e-factuur een gestructureerd en automatisch verwerkbaar elektronisch document is dat is ontworpen voor geautomatiseerde factuurverwerkingssystemen.

Wat is het voordeel van e-facturatie?

Het versturen van e-facturen heeft verschillende voordelen ten opzichte van het versturen van pdf-facturen. Hier zijn de belangrijkste voordelen op een rijtje:

Efficiëntie

E-facturatie maakt het proces van factuurverwerking veel efficiënter. Omdat e-facturen gestructureerde gegevens bevatten die direct kunnen worden ingelezen in financiële systemen, is er minder handmatig werk nodig. Dit betekent dat facturen sneller kunnen worden verwerkt, waardoor betalingen ook sneller kunnen worden geinitieerd.

Kostenbesparing

Het gebruik van e-facturatie kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Het vermindert de kosten die gepaard gaan met het afdrukken, verzenden en archiveren van papieren facturen. Bovendien kan het verminderen van handmatige taken en menselijke fouten leiden tot lagere administratieve kosten en betere naleving van betalingsvoorwaarden.

Nauwkeurigheid

E-facturen verminderen het risico op fouten die kunnen optreden bij het overtypen of interpreteren van gegevens. Omdat de gegevens gestructureerd en elektronisch worden uitgewisseld, is er minder kans op menselijke fouten, zoals verkeerd ingevoerde bedragen of typefouten.

Snellere betalingen

E-facturatie kan leiden tot snellere betalingen. Doordat e-facturen direct in de financiële systemen van de ontvanger worden verwerkt, kan de betaling automatisch worden geïnitieerd zodra de factuur is goedgekeurd. Dit verkort de tijd die nodig is voor de factuurverwerking en vermindert vertragingen bij betalingen.

Verantwoord ondernemen

Het gebruik van e-facturatie helpt het papiergebruik te verminderen en draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het elimineert de behoefte aan het afdrukken en verzenden van papieren facturen, waardoor bomen worden bespaard en de uitstoot van broeikasgassen wordt verminderd.

Neem de stap naar een vereenvoudigde brandstofadministratie met digitale facturen en download het whitepaper vandaag nog. Deze whitepaper bevat:

• Tijd en geld besparen met digitale facturen
• Wat is Peppol en hoe gebruik je dat?
• Vijf voordelen van digitale facturen
• Peppol in de praktijk & verwerking in Exact Online